Arbeitszeugnis schreiben: Aufbau, Muster und Formulierungen

Ein Arbeitszeugnis schreiben Sie in einer festen Reihenfolge: Überschrift, Einleitung mit Name, Zeitraum und Position, kurze Unternehmensbeschreibung, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung, Schlussformel, Ort, Datum und Unterschrift. Vorher legen Sie für Leistung, Verhalten und Schlussformel eine Notenstufe fest, und jeder Bewertungssatz verwendet die Formeln dieser Stufe. Geschrieben wird in der dritten Person und in der Vergangenheit. Dieser Ratgeber zeigt den Aufbau Baustein für Baustein, dieselben Sätze in vier Notenstufen, ein Beispiel von Stichpunkten zum fertigen Text und fünf vollständige Muster.

Die Seite richtet sich an Arbeitgeber, die ein Zeugnis ausstellen, und an Beschäftigte, die es selbst schreiben sollen. Ein Grundgerüst mit stimmigen Formeln erstellt in wenigen Minuten das kostenlose Werkzeug Arbeitszeugnis Vorlage. Soll der ganze Text aus Ihren Angaben entstehen, können Sie Ihr Arbeitszeugnis erstellen lassen. Haben Sie bereits ein Zeugnis erhalten, können Sie Ihr Arbeitszeugnis prüfen lassen oder alle Wege im Ratgeber Arbeitszeugnis kostenlos prüfen lassen vergleichen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis folgt einer festen Reihenfolge: Überschrift, Einleitung, Unternehmen, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung, Schlussformel, Ort, Datum und Unterschrift.

• Die Note steckt in festen Formeln: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ steht für sehr gut, „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ für gut, „zu unserer vollen Zufriedenheit“ für befriedigend.

• Leistung, Verhalten und Schlussformel sollten dieselbe Notenstufe tragen. Ein einzelnes fehlendes „stets“ senkt den Eindruck um eine Stufe.

• Die Tätigkeitsbeschreibung ist der individuelle Teil: konkrete Aufgaben, Befugnisse und belegbare Erfolge, die wichtigsten zuerst.

• Das Zeugnis steht in der dritten Person und in der Vergangenheit, ein Zwischenzeugnis im Präsens.

• Seit dem 01.01.2025 darf das Zeugnis mit Einwilligung des Arbeitnehmers elektronisch erteilt werden, dann mit qualifizierter elektronischer Signatur.

Aufbau eines Arbeitszeugnisses: die Bestandteile im Überblick

Der Aufbau eines Arbeitszeugnisses ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber in der Praxis so einheitlich, dass jede Abweichung auffällt. Die Tabelle zeigt, was in welcher Reihenfolge hineingehört und was davon beim einfachen Zeugnis entfällt.

1. Einleitung mit persönlichen Daten

Die Einleitung nennt den vollständigen Namen, gegebenenfalls den akademischen Grad, den Beginn und das Ende des Arbeitsverhältnisses sowie die Position. Das Geburtsdatum wird in der Praxis meist genannt, gehört aber nur mit Einverständnis der beurteilten Person hinein. Gab es mehrere Positionen, nennen Sie jede mit ihrem Zeitraum, denn ein Aufstieg ist für Leser eine wichtige Information.

Ein Beispiel: „Herr Max Mustermann war vom 01.01.2021 bis zum 31.12.2025 in unserem Unternehmen tätig, zunächst als Sachbearbeiter im Einkauf und ab dem 01.04.2023 als Teamleiter Einkauf.“

2. Unternehmensbeschreibung

Ein bis zwei Sätze zum Unternehmen helfen Lesern, die das Unternehmen nicht kennen, die Position einzuordnen: Branche, Größe und Produkte. Beispiel: „Die Muster GmbH entwickelt mit rund 250 Beschäftigten Softwarelösungen für Banken und Versicherungen.“ Werbliche Superlative über das Unternehmen gehören nicht hinein.

3. Tätigkeitsbeschreibung

Die Tätigkeitsbeschreibung zeigt künftigen Arbeitgebern, was die Person tatsächlich gemacht hat, und ist deshalb oft wichtiger als jede Bewertungsformel. Nennen Sie die Aufgaben nach ihrer Bedeutung geordnet, die anspruchsvollste zuerst, und beschreiben Sie Verantwortung statt Tätigkeit. Befugnisse wie Handlungsvollmacht, Budget- oder Personalverantwortung gehören ausdrücklich hinein. Wie Sie Aufgaben treffend beschreiben, erklärt der Ratgeber zur Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis.

• Verantwortung für den Einkauf von Elektronikbauteilen mit einem Jahresvolumen von 2,4 Mio. €

• Fachliche und disziplinarische Führung eines Teams von acht Beschäftigten

• Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems im Bereich Bestellabwicklung

• Berichterstattung an die Geschäftsführung über Lieferantenkennzahlen

4. Leistungsbeurteilung

Die Leistungsbeurteilung bewertet in fester Folge Fachwissen und Weiterbildung, Arbeitsbereitschaft, Arbeitsweise, Belastbarkeit und Arbeitserfolg. Sie endet mit der Zufriedenheitsformel, dem wichtigsten Satz des ganzen Zeugnisses. Bei Führungskräften folgt ein eigener Absatz zur Führungsleistung: wie die Person ihr Team geführt, motiviert und entwickelt hat. Fehlt er, fällt das Lesern sofort auf.

Führungsleistung formulieren

Hatte die Person Personalverantwortung, ergänzen Sie die Muster nach dem Absatz zum Arbeitserfolg um einen Absatz zur Führung. Er nennt die Zahl der geführten Beschäftigten in der Tätigkeitsbeschreibung und beurteilt hier, wie die Person geführt hat. Drei Stufen als Beispiel:

• Note 1: „Sie führte ihr Team von acht Beschäftigten stets sehr zielorientiert und motivierend, förderte die fachliche Entwicklung jedes Einzelnen und erreichte so jederzeit hervorragende Teamergebnisse. Sie wurde von ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sehr geschätzt.“

• Note 2: „Sie führte ihr Team stets zielorientiert und motivierend, delegierte Aufgaben sinnvoll und erreichte gute Teamergebnisse. Sie wurde von ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geschätzt.“

• Note 3: „Sie führte ihr Team zielorientiert und erreichte die gesetzten Ziele.“

Achten Sie darauf, dass Leistung des Teams und Anerkennung durch das Team beide vorkommen. Fehlt der Satz zur Wertschätzung durch die Geführten, lesen Personaler das als Hinweis auf Spannungen.

5. Verhaltensbeurteilung

Das Verhalten wird gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen und gegebenenfalls Kunden beurteilt, und zwar in genau dieser Reihenfolge. Werden die Vorgesetzten zuletzt oder gar nicht genannt, lesen Personaler das als Hinweis auf Probleme mit der Führung.

6. Schlussformel

Die Schlussformel besteht bei guten Zeugnissen aus Bedauern über das Ausscheiden, Dank für die Zusammenarbeit und Wünschen für die Zukunft. Einen Rechtsanspruch auf Dank und gute Wünsche gibt es nicht (BAG, 11.12.2012 – 9 AZR 227/11). Wer mit einer Schlussformel nicht einverstanden ist, kann nur ein Zeugnis ganz ohne Schlussformel verlangen. Den Grund des Ausscheidens nennen Sie nur auf Wunsch der Person, etwa „auf eigenen Wunsch“. Wie der Schluss lautet, solange das Arbeitsverhältnis weiterläuft, zeigt der Ratgeber zur Schlussformel im Zwischenzeugnis.

Den Beendigungsgrund formulieren

Ob und wie das Ende begründet wird, entscheidet die beurteilte Person mit. Ohne ihren Wunsch steht nur das Enddatum im Zeugnis. Diese Formulierungen sind üblich:

Arbeitszeugnis formulieren: derselbe Satz in vier Notenstufen

Die Zeugnissprache arbeitet mit Verstärkern. „Stets“, „jederzeit“, „äußerst“ und „vollste“ heben einen Satz an, ihr Fehlen senkt ihn. Die Tabelle zeigt die Sätze der Muster weiter unten nebeneinander, so dass Sie für jede Notenstufe den passenden Baustein finden.

Die Zuordnung ist Praxis, kein Gesetz, und einzelne Ratgeber setzen die Grenzen leicht anders. Entscheidend ist der Gesamteindruck: Wer die Bausteine einer Spalte durchhält, schreibt ein in sich stimmiges Zeugnis. Mehr Formulierungen für jeden Bereich sammelt der Ratgeber Arbeitszeugnis Formulierungen, die Bedeutung der wichtigsten Formel erklärt der Artikel zu „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“.

Formulierungen unterhalb von „ausreichend“

Unterhalb der Note 4 beginnen Einschränkungen wie „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“ und die Sprache des Bemühens: „Sie war stets bemüht, die ihr übertragenen Aufgaben zu erledigen“ bedeutet, dass sie es nicht geschafft hat. Was hinter dieser Formel steckt, erklärt der Artikel zu „stets bemüht“ im Arbeitszeugnis. Für eine schlechtere Note als „befriedigend“ muss der Arbeitgeber im Streit Tatsachen vortragen und beweisen (BAG, 18.11.2014 – 9 AZR 584/13).

Von Stichpunkten zum Zeugnistext: ein Beispiel

Die meiste Zeit kostet nicht die Bewertungsformel, sondern die Übersetzung von Notizen in Zeugnissätze. Das folgende Beispiel zeigt, wie aus den Stichpunkten einer Teamleiterin über einen Sachbearbeiter im Einkauf ein Zeugnistext der Note 2 wird.

Zwei Regeln stecken in dem Beispiel. Erstens werden Zahlen nur genannt, wenn das Unternehmen sie öffentlich vertreten kann, sonst genügt „deutlich“. Zweitens trägt jeder Satz dieselbe Stufe: „stets“ bei der Arbeitsweise, „stets einwandfrei“ beim Verhalten, kein „äußerst“ und kein „vorbildlich“, die schon zur Note 1 gehören.

Arbeitszeugnis schreiben in sechs Schritten

1. Angaben sammeln: Personaldaten, Zeitraum, alle Positionen, Aufgaben, Befugnisse und belegbare Erfolge. Jahresgespräche, Zielvereinbarungen und Projektberichte liefern die Grundlage.

2. Notenstufe festlegen: für Leistung, Verhalten und Schlussformel je eine Stufe. Ohne bewusste Abweichung tragen alle Teile dieselbe.

3. Aufbau übernehmen: das passende Muster unten kopieren oder ein Grundgerüst mit dem Werkzeug Arbeitszeugnis Vorlage erstellen und die Reihenfolge der Bestandteile beibehalten.

4. Formulierungen einsetzen: die Aufgaben konkret beschreiben und in jedem Bewertungssatz den Baustein der gewählten Spalte verwenden.

5. Entwurf prüfen: mit der Checkliste unten, am besten mit etwas Abstand oder durch eine zweite Person.

6. Ausfertigen: auf dem Briefbogen drucken, auf das Ende des Arbeitsverhältnisses datieren und eigenhändig unterschreiben lassen.

Form des Arbeitszeugnisses: was rechtlich gilt

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ergibt sich aus § 109 GewO. Bei Ende des Arbeitsverhältnisses haben Beschäftigte Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis über Art und Dauer der Tätigkeit, auf Verlangen auch über Leistung und Verhalten. Das Zeugnis muss klar und verständlich sein und darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere Aussage treffen sollen, als der Wortlaut erkennen lässt. Versteckte Geheimcodes sind damit ausdrücklich verboten. Für Auszubildende gilt § 16 BBiG, für freie Dienstverhältnisse § 630 BGB.

Seit dem 01.01.2025 erlaubt § 109 Abs. 3 GewO die elektronische Form, wenn der Arbeitnehmer einwilligt. Elektronische Form bedeutet nach § 126a BGB ein Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur. Ein eingescanntes PDF per E-Mail erfüllt weder die Schriftform noch die elektronische Form.

• Papier: Briefbogen des Unternehmens, sauber, ohne Flecken, Streichungen oder handschriftliche Ergänzungen. Gefaltet werden darf es, solange es kopierfähig bleibt (BAG, 21.09.1999 – 9 AZR 893/98).

• Schrift und Länge: Eine Vorgabe zur Schriftgröße gibt es nicht. Üblich sind die Hausschrift des Unternehmens in normaler Lesegröße und eine bis zwei Seiten für ein qualifiziertes Zeugnis.

• Fließtext: Leistung und Verhalten werden in ganzen Sätzen beurteilt. Ein Notenschema in Tabellenform erfüllt den Zeugnisanspruch in der Regel nicht (BAG, 27.04.2021 – 9 AZR 262/20).

• Datum: Üblich ist das Datum des rechtlichen Endes des Arbeitsverhältnisses. Ein später berichtigtes Zeugnis trägt das Datum des ursprünglichen Zeugnisses.

• Unterschrift: eigenhändig von einer Person, die erkennbar ranghöher ist als die beurteilte Person, mit maschinenschriftlichem Namen und Funktion.

Was nicht in ein Arbeitszeugnis gehört

Ein Zeugnis muss wahr sein, aber nicht alles Wahre gehört hinein. Es soll das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren, deshalb bleiben folgende Angaben in der Regel draußen:

• Krankheiten und Fehlzeiten durch Krankheit

• Tätigkeit im Betriebsrat oder Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, es sei denn, die Person wünscht die Erwähnung

• Schwangerschaft, Schwerbehinderung, Religion oder Herkunft

• Einmalige Vorfälle, Abmahnungen oder ein Verdacht, die für das Gesamtbild nicht kennzeichnend sind

• Gehalt, Kündigungsgrund gegen den Wunsch der Person und Einzelheiten eines Streits

• Elternzeit, sofern sie im Verhältnis zur gesamten Beschäftigung nicht erheblich war

Checkliste: Arbeitszeugnis vor der Unterschrift prüfen

1. Name, Daten und Positionsbezeichnungen stimmen mit dem Arbeitsvertrag überein.

2. Die Überschrift passt: „Arbeitszeugnis“ bei Ende, „Zwischenzeugnis“ bei laufendem Arbeitsverhältnis.

3. Alle wesentlichen Aufgaben stehen drin, die wichtigste zuerst, mit Befugnissen.

4. Jeder Bewertungssatz stammt aus derselben Notenspalte.

5. Die Zufriedenheitsformel ist vorhanden und vollständig.

6. Das Verhalten nennt Vorgesetzte zuerst, dann Kollegen, dann Kunden.

7. Bei Führungsverantwortung gibt es einen eigenen Satz zur Führungsleistung.

8. Die Schlussformel passt zur Note und nennt den Beendigungsgrund nur auf Wunsch.

9. Durchgehend dritte Person und eine Zeitform, keine Ich-Form.

10. Keine einschränkenden Wörter wie „im Wesentlichen“ oder „bemüht“, wenn die Note besser sein soll.

11. Keine Rechtschreibfehler, keine Streichungen, Briefbogen und eigenhändige Unterschrift.

12. Datum: das Ende des Arbeitsverhältnisses.

Arbeitszeugnis selbst schreiben als Arbeitnehmer

„Schreiben Sie doch einen Entwurf.“ Diesen Satz hören viele Beschäftigte, vor allem in kleineren Betrieben ohne Personalabteilung. Das ist zulässig und eine Chance, denn niemand kennt Ihre Aufgaben besser als Sie. Aussteller bleibt aber der Arbeitgeber: Er ist an Ihren Text nicht gebunden und darf ihn ändern, solange das Ergebnis wahr und wohlwollend bleibt.

Die häufigsten Fehler in eigenen Entwürfen

• Zu viel Bescheidenheit: Wer aus Scheu vor Eigenlob eine Stufe zu schwach schreibt, bekommt genau diese Fassung unterschrieben.

• Übertreibung: Superlative in jedem Satz ohne einen belegbaren Erfolg wirken unglaubwürdig, und der Arbeitgeber streicht dann oft mehr als nötig.

• Falsche Perspektive: Ein Zeugnis steht in der dritten Person und im sachlichen Stil des Unternehmens, nie in der Ich-Form.

• Gemischte Zeitformen: Präsens und Vergangenheit im selben Zeugnis verraten den Entwurf.

• Unbelegbare Note: Im Streit muss der Arbeitnehmer eine bessere Note als „befriedigend“ belegen. Wählen Sie eine Stufe, die Sie mit Beispielen stützen können.

So legen Sie den Entwurf vor

Schicken Sie den Entwurf als bearbeitbare Datei und schreiben Sie dazu kurz und sachlich, zum Beispiel: „Wie besprochen sende ich Ihnen einen Vorschlag für mein Arbeitszeugnis. Gern können Sie ihn als Grundlage verwenden und anpassen. Für Rückfragen stehe ich Ihnen zur Verfügung.“ Prüfen Sie das unterschriebene Zeugnis danach Satz für Satz gegen Ihren Entwurf, denn kleine Änderungen wie ein gestrichenes „stets“ verschieben die Note.

Muster, Generator oder Erstellung aus eigenen Angaben?

Eine Vorlage ist kostenlos und gibt Ihnen volle Kontrolle, verlangt aber, dass Sie jeden Satz selbst an die Person anpassen. Das Werkzeug Arbeitszeugnis Vorlage nimmt Ihnen dabei die Formeln ab, die Tätigkeitsbeschreibung bleibt Ihre Arbeit. Ein Baukasten setzt fertige Sätze per Klick zusammen, klingt dafür oft schematisch. Welche Arten von Generatoren es gibt und worin sie sich unterscheiden, vergleicht der Ratgeber zum Arbeitszeugnis-Generator. Die Arbeitszeugniserstellung von ProofDocs.de formuliert den Text in wenigen Minuten aus Ihren Angaben zu Aufgaben und Erfolgen, mit der Notenstufe, die Sie für Leistung, Verhalten und Schlussformel wählen. Prüfen und unterschreiben muss den Entwurf in jedem Fall der Arbeitgeber.

Zwischenzeugnis, Ausbildungs- und Praktikumszeugnis: was sich an der Vorlage ändert

Für Führungskräfte gilt das Muster mit einem zusätzlichen Absatz zur Führungsleistung. Wie dieser je Note lautet, zeigt der Ratgeber zum Arbeitszeugnis für Führungskräfte.

Zusammenfassung

Ein gutes Arbeitszeugnis entsteht aus drei Zutaten: dem festen Aufbau, einer konkreten Tätigkeitsbeschreibung und Formulierungen, die in allen Teilen dieselbe Notenstufe tragen. Der Aufbau liefert die Reihenfolge, die Tabelle mit den vier Notenstufen die Bausteine, die fünf Muster das fertige Bild und die Checkliste die Kontrolle vor der Unterschrift.

Haben Sie das fertige Zeugnis in der Hand, lohnt ein zweiter Blick, ob jede Formulierung die beabsichtigte Note trägt. Soll der Text dagegen aus Ihren eigenen Angaben entstehen, übernimmt die Arbeitszeugniserstellung von ProofDocs.de das Formulieren für einmalig 14,99 €.

Häufig gestellte Fragen