Arbeitszeugnis Verwaltung: Leitfaden für den öffentlichen Dienst
Alles über Arbeitszeugnisse und Dienstzeugnisse für Beamte, TVöD-Beschäftigte und Verwaltungsfachangestellte.
Wer im öffentlichen Dienst arbeitet, steht beim Thema Arbeitszeugnis vor ganz besonderen Herausforderungen. Ob als Verwaltungsfachangestellte in einer Kommune, als Sachbearbeiterin in einer Bundesbehörde oder als verbeamtete Fachkraft im Landesministerium – die Regeln, Formulierungen und rechtlichen Grundlagen unterscheiden sich zum Teil erheblich von der Privatwirtschaft. Wer sein Arbeitszeugnis prüfen lassen möchte, sollte diese Besonderheiten kennen, um versteckte Bewertungen richtig einordnen zu können.
In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über das Arbeitszeugnis in der Verwaltung wissen müssen: von den Unterschieden zwischen Arbeitszeugnis und Dienstzeugnis über die Besonderheiten für Beamte und TVöD-Beschäftigte bis hin zu den typischen Formulierungen, die im öffentlichen Dienst verwendet werden. Wir erklären Ihnen, worauf Sie achten müssen und wie Sie Ihr Zeugnis optimieren können.
Das Wichtigste auf einen Blick
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Im öffentlichen Dienst gibt es zwei grundsätzlich verschiedene Zeugnisarten: das Arbeitszeugnis für Tarifbeschäftigte und das Dienstzeugnis für Beamte – mit unterschiedlichen Rechtsgrundlagen und Gestaltungsregeln.
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Die dienstliche Beurteilung ist kein Ersatz für ein Arbeitszeugnis, sondern ein internes Instrument zur Leistungsbewertung und Beförderungsentscheidung im öffentlichen Dienst.
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Verwaltungsspezifische Tätigkeiten wie Bescheiderteilung, Haushaltsführung und Gremienarbeit müssen im Arbeitszeugnis fachgerecht und vollständig abgebildet werden.
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Die TVöD-Eingruppierung muss nicht im Zeugnis stehen, kann aber auf Wunsch des Arbeitnehmers aufgenommen werden und ist bei Bewerbungen innerhalb des öffentlichen Dienstes besonders hilfreich.
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Arbeitszeugnis und Dienstzeugnis: Die grundlegenden Unterschiede
Im öffentlichen Dienst existieren zwei grundlegend verschiedene Zeugnistypen nebeneinander, deren Unterscheidung für das Verständnis der eigenen Rechte und Pflichten entscheidend ist. Während das Arbeitszeugnis für alle Tarifbeschäftigten nach TVöD oder TV-L ausgestellt wird und den gleichen arbeitsrechtlichen Regeln folgt wie in der Privatwirtschaft, unterliegt das Dienstzeugnis für Beamte den jeweiligen Beamtengesetzen des Bundes und der Länder.
Dieser Unterschied hat weitreichende Konsequenzen: Ein Arbeitszeugnis muss wohlwollend formuliert sein und darf den beruflichen Werdegang nicht ungerechtfertigt erschweren – so die ständige Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG). Das Dienstzeugnis hingegen orientiert sich stärker an den objektiven Leistungsbewertungen aus den dienstlichen Beurteilungen und kann in seiner Tonalität sachlicher ausfallen.
Das Arbeitszeugnis für Tarifbeschäftigte (TVöD/TV-L)
Tarifbeschäftigte im öffentlichen Dienst haben denselben Anspruch auf ein Arbeitszeugnis wie Arbeitnehmer in der Privatwirtschaft. Die Rechtsgrundlage bilden § 630 BGB und § 109 GewO. Zusätzlich regelt § 35 Abs. 1 TVöD den Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausdrücklich tarifvertraglich. Der Arbeitgeber – also die jeweilige Behörde, Kommune oder Einrichtung – ist verpflichtet, ein Zeugnis auszustellen, das sowohl der Wahrheitspflicht als auch dem Wohlwollensgrundsatz entspricht.
In der Praxis bedeutet dies, dass das Zeugnis die typische Struktur eines privatwirtschaftlichen Arbeitszeugnisses aufweist: Einleitung mit persönlichen Daten, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbewertung, Verhaltensbewertung und Schlussformel. Die Besonderheit liegt jedoch in den Inhalten: Verwaltungsspezifische Aufgaben, die Zusammenarbeit mit politischen Gremien und die Anwendung von Verwaltungsrecht müssen adäquat beschrieben werden.
Das Dienstzeugnis für Beamte
Für Beamte gelten andere Regelungen. Der Anspruch auf ein Dienstzeugnis ergibt sich aus den jeweiligen Beamtengesetzen: § 85 BBG für Bundesbeamte und die entsprechenden Vorschriften der Landesbeamtengesetze (z. B. § 92 LBG NRW, Art. 72 BayBG). Das Dienstzeugnis wird beim Ausscheiden aus dem Beamtenverhältnis ausgestellt und enthält Angaben über die Art und Dauer der bekleideten Ämter sowie – auf Antrag – eine Bewertung der Leistung und Befähigung.
Eine wichtige Besonderheit: Beamte, die in die Privatwirtschaft wechseln, können vom Dienstherrn zusätzlich ein Zeugnis verlangen, das in Form und Inhalt einem privatwirtschaftlichen Arbeitszeugnis entspricht. Dies ist besonders relevant, da potenzielle Arbeitgeber in der Privatwirtschaft mit der Terminologie eines Dienstzeugnisses häufig wenig anfangen können.
Vergleichstabelle: Arbeitszeugnis vs. Dienstzeugnis
| Merkmal | Arbeitszeugnis (Tarifbeschäftigte) | Dienstzeugnis (Beamte) |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 630 BGB, § 109 GewO, § 35 Abs. 1 TVöD | § 85 BBG bzw. Landesbeamtengesetze |
| Anspruchsinhaber | Alle Tarifbeschäftigten | Beamte beim Ausscheiden |
| Wohlwollensgrundsatz | Ja, uneingeschränkt | Eingeschränkt, sachliche Darstellung |
| Leistungsbewertung | Zeugnissprache mit Notenstufen | Orientiert an dienstlicher Beurteilung |
| Verhaltensbewertung | Vorgesetzte, Kollegen, externe Kontakte | Dienstliches Verhalten, Befähigung |
| Schlussformel | Üblich (Dank, Bedauern, Zukunftswünsche) | Weniger standardisiert |
| Zuständig für Ausstellung | Personalamt / Personalabteilung | Dienstherr / oberste Dienstbehörde |
| Klageweg | Arbeitsgericht | Verwaltungsgericht |
Dienstliche Beurteilung vs. Arbeitszeugnis: Zwei Systeme im öffentlichen Dienst
Ein häufiges Missverständnis besteht darin, die dienstliche Beurteilung mit dem Arbeitszeugnis gleichzusetzen. Tatsächlich handelt es sich um zwei völlig verschiedene Instrumente mit unterschiedlichen Zwecken, Adressaten und rechtlichen Grundlagen.
Die dienstliche Beurteilung
Die dienstliche Beurteilung ist ein internes Steuerungsinstrument des Dienstherrn. Sie dient der Leistungsbewertung, der Beförderungsentscheidung und der Personalentwicklung. Im Unterschied zum Arbeitszeugnis folgt sie festgelegten Beurteilungsrichtlinien, die von den Bundes- und Landesbehörden erlassen werden. Typischerweise enthält sie eine Bewertung in Form eines Gesamturteils mit Notenstufen (z. B. „übertrifft die Anforderungen erheblich" oder „entspricht den Anforderungen in vollem Umfang") sowie eine detaillierte Beurteilung einzelner Leistungs- und Befähigungsmerkmale.
Die Beurteilungszeiträume variieren je nach Verwaltungsebene: Im Bund werden Beamte in der Regel alle drei Jahre beurteilt, in manchen Bundesländern alle vier bis fünf Jahre. Für Tarifbeschäftigte gibt es in vielen Verwaltungen ebenfalls regelmäßige Beurteilungen, die jedoch nicht mit dem Arbeitszeugnis verwechselt werden dürfen.
Die Unterschiede im Detail
Während die dienstliche Beurteilung ausschließlich für den internen Gebrauch bestimmt ist und dem Beamten oder Beschäftigten zwar eröffnet, aber nicht ausgehändigt wird, ist das Arbeitszeugnis ein externes Dokument, das dem Arbeitnehmer gehört und für Bewerbungen bei anderen Arbeitgebern gedacht ist. Die Beurteilung kann durchaus kritischere Formulierungen enthalten, da sie nicht dem arbeitsrechtlichen Wohlwollensgrundsatz unterliegt. Das Arbeitszeugnis hingegen muss stets wohlwollend formuliert sein und darf die weitere berufliche Laufbahn nicht ungerechtfertigt erschweren.
In der Praxis greifen Personalämter bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen jedoch häufig auf die Inhalte der dienstlichen Beurteilungen zurück. Die dort festgehaltenen Leistungsbewertungen werden in die Zeugnissprache übersetzt und an die Anforderungen eines ordnungsgemäßen Arbeitszeugnisses angepasst.
Das Arbeitszeugnis für Verwaltungsfachangestellte
Verwaltungsfachangestellte bilden das Rückgrat der öffentlichen Verwaltung. Ob in der Kommunalverwaltung, der Landesverwaltung, der Bundesverwaltung oder bei Körperschaften des öffentlichen Rechts – ihre Arbeitszeugnisse müssen die vielfältigen und anspruchsvollen Aufgaben dieses Berufsbildes korrekt abbilden. Eine unzureichende Tätigkeitsbeschreibung kann den Wert des Zeugnisses erheblich mindern.
Typische Tätigkeitsfelder und ihre Darstellung im Zeugnis
Das Zeugnis einer Verwaltungsfachangestellten sollte die konkreten Aufgabenbereiche detailliert und fachlich korrekt beschreiben. Die Tätigkeitsbeschreibung orientiert sich dabei idealerweise am Geschäftsverteilungsplan und an der Stellenbeschreibung. Typische Aufgabenfelder, die im Zeugnis Erwähnung finden sollten, umfassen:
Bescheiderteilung und Verwaltungsakte: Erstellung von Bescheiden, Widerspruchsbescheiden und allgemeinen Verwaltungsakten unter Anwendung der einschlägigen Rechtsvorschriften.
Bürgerberatung und Kundenservice: Persönliche, telefonische und schriftliche Beratung von Bürgerinnen und Bürgern in Verwaltungsangelegenheiten.
Haushalts- und Finanzwesen: Mittelbewirtschaftung, Haushaltsplanung, Rechnungsprüfung und kassenrechtliche Abwicklung.
Personalverwaltung: Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsverwaltung und arbeitsrechtliche Fragestellungen.
Gremienarbeit: Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen kommunalpolitischer Gremien (Ratssitzungen, Ausschüsse).
Aktenführung und Dokumentenmanagement: Pflege von Akten und Datenbanken, elektronische Vorgangsbearbeitung (eAkte).
Ein gutes Zeugnis für Verwaltungsfachangestellte unterscheidet sich von einem allgemeinen Büro-Zeugnis durch die präzise Benennung verwaltungsrechtlicher Aufgaben. Formulierungen wie „Erstellung von Verwaltungsakten unter Anwendung der einschlägigen Rechtsvorschriften" signalisieren dem nächsten Arbeitgeber im öffentlichen Dienst, dass die Person qualifiziert mit hoheitlichen Aufgaben betraut war.
Fachrichtungen und ihre Besonderheiten
Der Ausbildungsberuf Verwaltungsfachangestellte/r umfasst verschiedene Fachrichtungen, die sich im Zeugnis widerspiegeln sollten. Die fünf Fachrichtungen sind:
Bundesverwaltung: Schwerpunkt auf Bundesgesetzen, behördenübergreifender Zusammenarbeit und zentralen Verwaltungsaufgaben. Im Zeugnis sollten der Umgang mit bundesspezifischen Rechtsvorschriften und die Koordination mit nachgeordneten Behörden abgebildet werden.
Landesverwaltung: Fokus auf Landesgesetze, Fördermittelverwaltung und Aufsichtsfunktionen. Das Zeugnis sollte die Zusammenarbeit mit Ministerien, nachgeordneten Behörden und Kommunen hervorheben.
Kommunalverwaltung: Die häufigste Fachrichtung mit Schwerpunkt auf Bürgernähe, kommunalem Haushaltsrecht und Gremienarbeit. Zeugnisse sollten die Vielfalt kommunaler Aufgaben und den direkten Bürgerkontakt betonen.
Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern: Verwaltung von Mitgliedsbetrieben, Prüfungswesen und Beratung. Im Zeugnis sind die Besonderheiten der Kammerarbeit und die Mitgliederverwaltung relevant.
Kirchenverwaltung der evangelischen Kirche: Verwaltung kirchlicher Einrichtungen, Kirchensteuerangelegenheiten und Personalverwaltung für kirchliche Beschäftigte. Hier gelten eigene kirchliche Arbeitsrechtsregelungen, die im Zeugnis berücksichtigt werden sollten.
Arbeitszeugnis in der kommunalen Verwaltung
Die kommunale Verwaltung – also Städte, Gemeinden, Landkreise und kommunale Eigenbetriebe – ist der größte Arbeitgeber im öffentlichen Dienst. Rund 1,5 Millionen Menschen arbeiten in Deutschland auf kommunaler Ebene. Entsprechend häufig werden hier Arbeitszeugnisse ausgestellt, und es gibt spezifische Besonderheiten, die Beschäftigte kennen sollten.
Zuständigkeiten und Abläufe
In der kommunalen Verwaltung wird das Arbeitszeugnis in der Regel vom Personalamt oder der Personalabteilung erstellt. Der Entwurf basiert dabei häufig auf Vorlagen, die entweder von kommunalen Spitzenverbänden (Deutscher Städtetag, Deutscher Landkreistag, Deutscher Städte- und Gemeindebund) empfohlen oder intern entwickelt wurden. Der direkte Vorgesetzte wird in der Regel um eine Zuarbeit gebeten, die die fachliche Leistung und das Verhalten im Arbeitsalltag beschreibt.
Ein Praxisproblem in der kommunalen Verwaltung: Durch häufige Personalwechsel in Führungspositionen und die Rotation von Beschäftigten zwischen verschiedenen Ämtern kann es vorkommen, dass der Zeugnisverfasser die Leistung des Zeugnisempfängers nur unzureichend kennt. In solchen Fällen ist es besonders wichtig, auf eine vollständige und korrekte Darstellung zu achten und gegebenenfalls einen eigenen Entwurf vorzulegen.
Besonderheiten bei politisch geprägten Positionen
In der kommunalen Verwaltung gibt es Positionen, die eine enge Zusammenarbeit mit politischen Mandatsträgern erfordern – etwa als persönliche Referentin des Bürgermeisters, als Fachbereichsleitung oder als Geschäftsführung eines kommunalen Eigenbetriebs. In diesen Fällen sollte das Arbeitszeugnis die Fähigkeit zur politischen Kommunikation und zur Zusammenarbeit mit gewählten Vertretern besonders hervorheben. Formulierungen wie „Die Zusammenarbeit mit den politischen Gremien gestaltete Frau/Herr [Name] stets konstruktiv und zielorientiert" signalisieren politische Sensibilität und Verhandlungsgeschick.
Gleichzeitig darf das Zeugnis keine Hinweise auf die politische Ausrichtung oder Parteizugehörigkeit des Beschäftigten enthalten. Auch Konflikte mit politischen Entscheidungsträgern dürfen nicht – auch nicht verschlüsselt – im Zeugnis erwähnt werden. Ein guter Zeugnisleser erkennt jedoch an fehlenden Formulierungen zur Gremienarbeit, dass es möglicherweise Schwierigkeiten in diesem Bereich gab. Lesen Sie dazu auch unseren Artikel über versteckte Codes im Arbeitszeugnis.
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Arbeitszeugnis in der Bundes- und Landesverwaltung
Die Bundesverwaltung und die Landesverwaltungen unterscheiden sich in mehreren Punkten von der kommunalen Ebene. Hier sind die Verwaltungsstrukturen hierarchischer, die Aufgaben spezialisierter und die Zeugniserstellung stärker formalisiert.
Bundesbehörden und ihre Zeugniskultur
In Bundesbehörden – etwa Bundesministerien, dem Bundesverwaltungsamt, der Bundesagentur für Arbeit oder der Deutschen Rentenversicherung Bund – werden Arbeitszeugnisse häufig nach einheitlichen Mustern und Textbausteinen erstellt. Diese Standardisierung hat Vor- und Nachteile: Einerseits sorgt sie für eine gewisse Qualität und Vergleichbarkeit der Zeugnisse. Andererseits kann sie dazu führen, dass individuelle Leistungen und Besonderheiten nicht ausreichend gewürdigt werden.
Beschäftigte in Bundesbehörden sollten besonders darauf achten, dass ihre spezifischen Fachkenntnisse und die Komplexität ihrer Aufgaben im Zeugnis angemessen dargestellt werden. Wer beispielsweise an Gesetzgebungsverfahren mitgewirkt, EU-Richtlinien umgesetzt oder internationale Konferenzen vorbereitet hat, sollte sicherstellen, dass diese besonderen Tätigkeiten nicht in allgemeinen Formulierungen untergehen.
Landesbehörden und regionale Unterschiede
Die Zeugniskultur in den Landesverwaltungen variiert von Bundesland zu Bundesland. In einigen Ländern gibt es detaillierte Handreichungen und Mustervorlagen für die Zeugniserstellung, in anderen besteht mehr Freiraum. Bayern etwa hat mit dem Bayerischen Beamtengesetz (BayBG) und den zugehörigen Verwaltungsvorschriften relativ detaillierte Vorgaben, während andere Länder stärker auf die allgemeine Zeugnisrechtsprechung verweisen.
Besonders relevant für Beschäftigte in Landesbehörden ist die Frage der Versetzung und Abordnung. Wer zwischen verschiedenen Behörden innerhalb eines Landes wechselt, erhält nicht automatisch ein Zeugnis. Ein Zwischenzeugnis kann hier sinnvoll sein, um die Leistungen bei der bisherigen Dienststelle zu dokumentieren, bevor ein Wechsel erfolgt.
TVöD-Eingruppierung und Arbeitszeugnis
Die Frage, ob und wie die Eingruppierung nach TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst) im Arbeitszeugnis erscheinen sollte, beschäftigt viele Beschäftigte im öffentlichen Dienst. Die Antwort ist differenziert und hängt von der individuellen Situation ab.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Grundsätzlich besteht keine Pflicht, die Entgeltgruppe im Arbeitszeugnis anzugeben. Der Arbeitgeber darf die Eingruppierung nicht einseitig in das Zeugnis aufnehmen, wenn der Beschäftigte dies nicht wünscht. Umgekehrt kann der Beschäftigte aber verlangen, dass seine Entgeltgruppe erwähnt wird, wenn dies für seine weitere berufliche Entwicklung nützlich ist.
In der Praxis ist die Angabe der Entgeltgruppe besonders dann sinnvoll, wenn der nächste Arbeitgeber ebenfalls dem öffentlichen Dienst angehört. Die Eingruppierung gibt Aufschluss über die Wertigkeit der Tätigkeit und kann den Einstieg in eine vergleichbare oder höhere Entgeltgruppe erleichtern. Wer hingegen in die Privatwirtschaft wechseln möchte, für den ist die Angabe weniger relevant, da private Arbeitgeber mit dem TVöD-System oft nicht vertraut sind.
Formulierungsbeispiele mit und ohne Eingruppierung
Mit Eingruppierung: „Frau Mustermann war vom 01.01.2018 bis zum 31.12.2024 als Sachbearbeiterin im Bereich Sozialleistungen (Entgeltgruppe 9b TVöD) in unserem Sozialamt tätig." Diese Variante gibt dem nächsten öffentlichen Arbeitgeber eine klare Orientierung über die Wertigkeit der bisherigen Tätigkeit.
Ohne Eingruppierung: „Frau Mustermann war vom 01.01.2018 bis zum 31.12.2024 als Sachbearbeiterin im Bereich Sozialleistungen in unserem Sozialamt tätig." In dieser Variante fehlt die Eingruppierung, was für eine Bewerbung in der Privatwirtschaft unproblematisch ist, bei einer Bewerbung im öffentlichen Dienst aber Rückfragen auslösen kann.
Formulierungsbesonderheiten im öffentlichen Dienst
Arbeitszeugnisse im öffentlichen Dienst verwenden grundsätzlich die gleiche Zeugnissprache wie privatwirtschaftliche Zeugnisse. Dennoch gibt es spezifische Formulierungen und Schwerpunkte, die für den öffentlichen Dienst typisch sind und die man kennen sollte, um sein Zeugnis richtig einzuordnen.
Verwaltungsspezifische Leistungsformulierungen
Im öffentlichen Dienst werden bestimmte Kompetenzen und Verhaltensweisen besonders hervorgehoben, die in der Privatwirtschaft weniger Bedeutung haben:
Rechtsanwendung: „Sie wandte die einschlägigen Rechtsvorschriften stets sicher und fehlerfrei an" (Note 1). Eine abgeschwächte Variante wäre: „Sie wandte die Rechtsvorschriften korrekt an" (Note 3).
Bürgerorientierung: „Sein Umgang mit den Bürgerinnen und Bürgern war stets vorbildlich, freundlich und lösungsorientiert" (Note 1). Kritischer: „Er war den Bürgerinnen und Bürgern gegenüber höflich" (Note 3-4).
Verschwiegenheit: „Sie ging mit vertraulichen Informationen und sensiblen Daten stets äußerst verantwortungsbewusst und diskret um" (Note 1). Diese Formulierung ist im öffentlichen Dienst deutlich wichtiger als in der Privatwirtschaft.
Loyalität zum Dienstherrn: „Er identifizierte sich in hohem Maße mit den Aufgaben und Zielen unserer Behörde." Diese Formulierung drückt eine besondere Verbundenheit mit dem öffentlichen Auftrag aus.
Fortbildungsbereitschaft: „Sie nahm regelmäßig und mit großem Engagement an fachlichen Fortbildungen teil und setzte die gewonnenen Erkenntnisse erfolgreich in der Praxis um." Im öffentlichen Dienst wird lebenslanges Lernen besonders betont.
Verhaltensbeurteilung mit Behördenspezifik
Die Verhaltensbewertung im öffentlichen Dienst folgt einer erweiterten Reihenfolge, die über die privatwirtschaftliche Standardformel hinausgeht. Während in der Privatwirtschaft typischerweise „Vorgesetzte, Kollegen und Kunden" genannt werden, umfasst die Reihenfolge im öffentlichen Dienst häufig:
Vorgesetzte und Dienstvorgesetzte
Kolleginnen und Kollegen
Politische Mandatsträger (bei kommunaler oder parlamentarischer Zuarbeit)
Externe Stellen und Behörden (bei behördenübergreifender Zusammenarbeit)
Bürgerinnen und Bürger (statt „Kunden")
Fehlt in dieser Aufzählung eine Personengruppe, kann dies als versteckter Hinweis gewertet werden, dass es in diesem Bereich Probleme gab. Wird beispielsweise die Zusammenarbeit mit „Kolleginnen und Kollegen" nicht erwähnt, könnte dies auf zwischenmenschliche Schwierigkeiten im Team hindeuten.
Beurteilungsrichtlinien vs. freie Zeugnisgestaltung
Im öffentlichen Dienst stehen sich zwei Systeme der Leistungsbewertung gegenüber: die gebundene dienstliche Beurteilung nach festen Richtlinien und die freie Zeugnisgestaltung nach den Grundsätzen des Arbeitsrechts. Das Verständnis beider Systeme ist entscheidend, um das eigene Arbeitszeugnis richtig einzuordnen.
Das Beurteilungssystem im öffentlichen Dienst
Die dienstlichen Beurteilungen folgen den Beurteilungsrichtlinien der jeweiligen Dienstherren. Diese Richtlinien legen fest, welche Leistungs- und Befähigungsmerkmale bewertet werden, welche Notenskala verwendet wird und wie das Gesamturteil zu bilden ist. Im Bund etwa werden nach den Beurteilungsrichtlinien des BMI neun Leistungsmerkmale und fünf Befähigungsmerkmale auf einer Skala bewertet. Die Gesamtnote reicht dabei von „D" (übertrifft die Anforderungen in besonderem Maße) bis „E1" (entspricht nicht den Anforderungen).
Diese standardisierten Beurteilungen haben einen hohen Bindungsgrad und sind maßgeblich für Beförderungsentscheidungen, Leistungsprämien und die weitere Laufbahngestaltung. Für das Arbeitszeugnis haben sie jedoch nur indirekte Bedeutung: Die Personalstelle nutzt die Beurteilung als Grundlage, muss die Bewertungen aber in die Zeugnissprache „übersetzen".
Die Übersetzung von Beurteilungsnoten in Zeugnisformulierungen
Die Umsetzung der Beurteilungsergebnisse in Zeugnisformulierungen ist eine Kunst für sich. Ein Beamter oder Tarifbeschäftigter, der in der dienstlichen Beurteilung die Bestnote erhalten hat, sollte im Arbeitszeugnis die Formulierung „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" wiederfinden. In der Praxis kommt es jedoch immer wieder zu Diskrepanzen: Beschäftigte, die durchgängig gute bis sehr gute Beurteilungen erhalten haben, finden sich im Arbeitszeugnis mit einer nur „befriedigenden" Formulierung wieder.
Solche Diskrepanzen können verschiedene Ursachen haben: mangelnde Kenntnis der Zeugnissprache beim Verfasser, Verwendung veralteter Textbausteine oder – im schlimmsten Fall – bewusste Abwertung. Wenn Sie einen solchen Widerspruch in Ihrem Zeugnis feststellen, sollten Sie auf Korrektur bestehen und dabei auf Ihre dienstlichen Beurteilungen als Beleg für Ihre tatsächliche Leistung verweisen.
Der Sonderfall: Freie Zeugnisgestaltung ohne Beurteilung
Nicht alle Beschäftigten im öffentlichen Dienst werden regelmäßig beurteilt. Insbesondere bei befristet Beschäftigten, Aushilfskräften oder Beschäftigten in kleineren Kommunen fehlt oft eine aktuelle dienstliche Beurteilung als Grundlage für das Zeugnis. In diesen Fällen wird das Arbeitszeugnis vollständig frei gestaltet, was sowohl Chancen als auch Risiken birgt: Einerseits besteht die Möglichkeit einer individuelleren und positiveren Darstellung, andererseits fehlt die Qualitätssicherung durch ein standardisiertes Beurteilungsverfahren.
Besonderheiten für Beamte beim Arbeitszeugnis
Obwohl Beamte primär ein Dienstzeugnis erhalten, gibt es zahlreiche Konstellationen, in denen sie ein Arbeitszeugnis oder ein zeugnisähnliches Dokument benötigen. Die rechtlichen und praktischen Besonderheiten sind vielfältig.
Wechsel in die Privatwirtschaft
Immer mehr Beamte entscheiden sich für einen Wechsel in die Privatwirtschaft. In diesen Fällen reicht ein Dienstzeugnis in der klassischen Form oft nicht aus, da Personalverantwortliche in Unternehmen die beamtenrechtliche Terminologie nicht kennen. Beamte haben daher das Recht, ein zusätzliches Zeugnis in der Form eines Arbeitszeugnisses zu verlangen, das die Sprache und Struktur eines privatwirtschaftlichen Zeugnisses verwendet.
Dieses Recht ergibt sich aus einer analogen Anwendung des § 630 BGB und wird von der Rechtsprechung anerkannt. Der Dienstherr muss die im Dienstzeugnis enthaltenen Bewertungen in die übliche Zeugnissprache übertragen und die Tätigkeiten so beschreiben, dass sie auch für privatwirtschaftliche Arbeitgeber verständlich sind.
Beamte auf Widerruf und auf Probe
Besondere Regelungen gelten für Beamte auf Widerruf (Referendare, Anwärter) und Beamte auf Probe. Wird das Beamtenverhältnis nicht in ein Beamtenverhältnis auf Lebenszeit überführt, steht den Betroffenen ein Dienstzeugnis zu. Gerade für junge Beamte auf Widerruf, die nach dem Referendariat in die Privatwirtschaft wechseln, ist ein gut formuliertes Zeugnis besonders wichtig, da es häufig das erste und einzige berufliche Zeugnis ist.
Beurlaubung und Freistellung
Beamte, die sich für eine Beurlaubung ohne Dienstbezüge entscheiden – etwa um eine Tätigkeit in der Privatwirtschaft auszuüben – befinden sich in einer besonderen Situation: Sie sind weiterhin Beamte, üben aber keine dienstliche Tätigkeit aus. Kehren sie anschließend in den Dienst zurück, können sie für die Zeit der Beurlaubung kein Dienstzeugnis erhalten, da keine dienstlichen Leistungen erbracht wurden. Hier empfiehlt es sich, vor der Rückkehr ein Arbeitszeugnis des privatwirtschaftlichen Arbeitgebers einzuholen.
Häufige Probleme und Lösungsstrategien
Die Praxis zeigt, dass es bei Arbeitszeugnissen im öffentlichen Dienst immer wieder zu typischen Problemen kommt. Die folgenden Situationen und Lösungsansätze helfen Ihnen, Ihre Rechte durchzusetzen.
Problem 1: Übermäßig lange Wartezeiten
In der öffentlichen Verwaltung dauert die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses erfahrungsgemäß deutlich länger als in der Privatwirtschaft. Wartezeiten von mehreren Wochen bis Monaten sind keine Seltenheit. Gründe sind die Abstimmung zwischen Fachvorgesetzten und Personalamt, interne Mitzeichnungsverfahren und eine oft hohe Arbeitsbelastung der Personalabteilungen. Beschäftigte sollten das Zeugnis frühzeitig – idealerweise bereits mit der Kündigung oder dem Versetzungsgesuch – anfordern und eine angemessene Frist setzen.
Problem 2: Standardisierte Textbausteine ohne individuellen Bezug
Viele Verwaltungen arbeiten mit Textbausteinsystemen, die zwar formell korrekte, aber inhaltlich austauschbare Zeugnisse produzieren. Ein Zeugnis, das ebenso gut für jeden anderen Sachbearbeiter im selben Amt gelten könnte, wird dem individuellen Leistungsprofil nicht gerecht. Betroffene sollten konkret auf Ergänzungen bestehen: besondere Projekte, erworbene Zusatzqualifikationen, übernommene Sonderaufgaben und individuelle Stärken müssen im Zeugnis erkennbar sein.
Problem 3: Widerspruch zwischen Beurteilung und Zeugnis
Wie bereits beschrieben, können die Noten der dienstlichen Beurteilung und die Formulierungen im Arbeitszeugnis voneinander abweichen. In diesem Fall empfiehlt es sich, schriftlich auf die Diskrepanz hinzuweisen und eine Anpassung des Zeugnisses an die Beurteilungsergebnisse zu verlangen. Die dienstliche Beurteilung dient hier als starkes Argument, da sie ein offizielles Leistungsdokument der Behörde selbst ist.
Problem 4: Fehlende Schlussformel
Im öffentlichen Dienst wird die Schlussformel (Dank, Bedauern, Zukunftswünsche) manchmal weggelassen oder sehr knapp gehalten. Dies kann bei einer Bewerbung negativ auffallen, auch wenn das BAG entschieden hat, dass kein Rechtsanspruch auf eine Schlussformel besteht. In der Praxis ist eine fehlende Schlussformel jedoch ein deutliches Signal – sie sollte daher freundlich, aber bestimmt eingefordert werden.
Praktische Tipps für ein besseres Verwaltungszeugnis
Mit den folgenden konkreten Handlungsempfehlungen können Beschäftigte im öffentlichen Dienst aktiv auf ein gutes Arbeitszeugnis hinwirken:
Eigenen Entwurf vorlegen: In vielen Verwaltungen ist es üblich und erwünscht, dass Beschäftigte einen eigenen Zeugnisentwurf einreichen. Nutzen Sie diese Möglichkeit und orientieren Sie sich dabei an Ihrem Aufgabenprofil und Ihren Beurteilungsergebnissen.
Stellenbeschreibung als Grundlage verwenden: Die offizielle Stellenbeschreibung und der Geschäftsverteilungsplan liefern die ideale Vorlage für die Tätigkeitsbeschreibung im Zeugnis.
Beurteilungen sammeln: Bewahren Sie alle dienstlichen Beurteilungen sorgfältig auf. Sie dienen als Referenz und Argumentationsgrundlage, falls das Zeugnis nicht Ihren Leistungen entspricht.
Zwischenzeugnisse anfordern: Bei jedem Vorgesetztenwechsel, bei Versetzungen oder Umsetzungen innerhalb der Verwaltung sollten Sie ein Zwischenzeugnis beantragen.
Personalrat einschalten: Der Personalrat kann Sie bei Zeugnisstreitigkeiten beraten und unterstützen. Er hat zwar kein Mitbestimmungsrecht bei der Zeugnisinhaltsgestaltung, kann aber vermittelnd wirken.
Zeugnis professionell prüfen lassen: Gerade die verwaltungsspezifischen Formulierungen enthalten häufig versteckte Bewertungen, die Laien nicht erkennen. Eine professionelle Analyse hilft, kritische Passagen zu identifizieren.
Ein Arbeitszeugnis im öffentlichen Dienst ist kein gewöhnliches Zeugnis. Die Verschränkung von Beamtenrecht und Arbeitsrecht, das Zusammenspiel von dienstlicher Beurteilung und Zeugnissprache sowie die verwaltungsspezifischen Formulierungen machen diese Zeugnisse zu einem komplexen Dokument, das sorgfältig geprüft werden sollte. Wer die Besonderheiten kennt und seine Rechte wahrnimmt, kann aktiv dafür sorgen, dass das eigene Zeugnis die erbrachten Leistungen fair und vollständig abbildet.
Zusammenfassung
Im öffentlichen Dienst müssen Sie die Verzahnung von dienstlicher Beurteilung, TVöD/TV-L-Bezugsrahmen und Zeugnissprache (§ 109 GewO) im Blick behalten – Formulierungen wirken sich auf den Wechsel in andere Verwaltungen und auf Beförderungen direkt aus.
Lassen Sie Ihr Verwaltungszeugnis vor der Bewerbung in eine höhere Entgeltgruppe oder andere Behörde prüfen – versteckte Codes erkennen Laien selten.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem Arbeitszeugnis und einem Dienstzeugnis im öffentlichen Dienst?
Ein Arbeitszeugnis erhalten Tarifbeschäftigte (TVöD/TV-L) nach den Regeln des allgemeinen Arbeitsrechts (§ 630 BGB, § 109 GewO). Ein Dienstzeugnis wird für Beamte nach den jeweiligen Beamtengesetzen ausgestellt und orientiert sich stärker an der dienstlichen Beurteilung. Beide Dokumenttypen unterscheiden sich in Rechtsgrundlage, Aufbau, Tonalität und Klageweg.
Haben Beamte einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
Beamte haben primär Anspruch auf ein Dienstzeugnis. Bei einem Wechsel in die Privatwirtschaft können sie jedoch zusätzlich ein Zeugnis in der Form eines privatwirtschaftlichen Arbeitszeugnisses verlangen, damit der potenzielle neue Arbeitgeber die Leistung und Qualifikation einordnen kann.
Welche Besonderheiten hat das Arbeitszeugnis für Verwaltungsfachangestellte?
Das Zeugnis sollte verwaltungsspezifische Aufgaben wie Bescheiderteilung, Bürgerberatung, Haushaltsführung und Rechtsanwendung präzise abbilden. Die Tätigkeitsbeschreibung orientiert sich idealerweise an der Entgeltgruppe und dem Geschäftsverteilungsplan. Verwaltungsfachangestellte sollten auf branchenspezifische Formulierungen achten, die ihre Qualifikation gegenüber anderen öffentlichen Arbeitgebern unterstreichen.
Muss die TVöD-Eingruppierung im Arbeitszeugnis stehen?
Nein, es besteht keine Pflicht zur Aufnahme der Entgeltgruppe. Beschäftigte können aber die Angabe verlangen, wenn sie bei Bewerbungen innerhalb des öffentlichen Dienstes hilfreich ist. Bei einem Wechsel in die Privatwirtschaft ist die Angabe weniger relevant, da private Arbeitgeber das TVöD-System häufig nicht kennen.
Wie unterscheidet sich die dienstliche Beurteilung vom Arbeitszeugnis?
Die dienstliche Beurteilung ist ein internes Dokument für Beförderungs- und Personalentscheidungen, das nach standardisierten Richtlinien erstellt wird und nicht dem Wohlwollensgrundsatz unterliegt. Das Arbeitszeugnis ist ein externes Dokument für Bewerbungen, das wohlwollend formuliert sein muss. Personalämter nutzen die Beurteilung häufig als Grundlage für die Zeugniserstellung.
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Welche Formulierungen sind im Arbeitszeugnis der öffentlichen Verwaltung besonders wichtig?
Besonders relevant sind Formulierungen zu Rechtsanwendung, Bürgerorientierung, Verschwiegenheit, Loyalität gegenüber dem Dienstherrn, Zusammenarbeit mit politischen Gremien und Fortbildungsbereitschaft. Diese verwaltungsspezifischen Formulierungen unterscheiden sich deutlich von privatwirtschaftlichen Zeugnissen und enthalten häufig versteckte Bewertungen.