Empfehlungsschreiben erstellen lassen

Empfehlungsschreiben: was es von einem Zeugnis unterscheidet und was überzeugt

Ein Empfehlungsschreiben ist ein persönlicher Brief, in dem jemand, der Ihre Arbeit gut kennt, Sie für eine bestimmte Stelle, ein Studium oder ein Stipendium empfiehlt. Anders als ein Arbeitszeugnis ist es freiwillig, folgt keiner festen Notensprache und richtet sich an einen konkreten Leser. Genau darin liegt seine Stärke: Ein gutes Empfehlungsschreiben erzählt, was Sie geleistet haben, und erklärt, warum Sie zu genau diesem Ziel passen. Ein schwaches reiht Lobesformeln aneinander, die auf jeden Menschen zutreffen könnten.

Im Alltag wird es auch Referenzschreiben genannt. Beide Begriffe meinen in der Regel dasselbe, in englischsprachigen Ländern spricht man vom „Letter of Recommendation“ oder kurz von einer „Reference“.

Empfehlungsschreiben und Arbeitszeugnis im Vergleich

Ein Empfehlungsschreiben ersetzt also kein Arbeitszeugnis, es ergänzt es. Wer sich nach dem Studium bewirbt, eine Werkstudententätigkeit hinter sich hat oder für ein Stipendium Gutachten braucht, legt oft beides vor. Was ein qualifiziertes Zeugnis enthalten muss, lesen Sie in unserem Ratgeber zum qualifizierten Arbeitszeugnis.

Aufbau eines überzeugenden Empfehlungsschreibens

1. Briefkopf mit Name, Funktion und Organisation der empfehlenden Person, bei einem bestimmten Empfänger dessen Anschrift.

2. Betreff: „Empfehlungsschreiben für Frau Lena Hartmann“, bei einem bestimmten Ziel mit dessen Namen.

3. Einleitung: wer schreibt, in welcher Beziehung und wie lange beide zusammengearbeitet haben, und die Empfehlung gleich im ersten Absatz.

4. Zwei bis vier Stärken, jede mit einem konkreten Beispiel und seiner Wirkung, die für das Ziel wichtigste zuerst.

5. Eignung: warum gerade diese Stelle, dieses Studium oder dieses Stipendium passt, abgeleitet aus den Beispielen.

6. Schluss mit einer klaren Empfehlung in einem Satz und dem Angebot, für Rückfragen zur Verfügung zu stehen.

7. Eigenhändige Unterschrift mit Name, Funktion und Organisation.

Beispiele statt Floskeln

Der häufigste Fehler in Empfehlungsschreiben sind allgemeine Eigenschaften ohne Beleg. Leser in Personalabteilungen und Auswahlkommissionen erkennen sie sofort, weil sie in fast jedem Schreiben stehen. Vergleichen Sie:

Auch die Zeugnissprache gehört nicht in ein Empfehlungsschreiben. „Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ wirkt hier fremd, und im Ausland versteht ohnehin niemand die Codes. Ein Muster aus dem Netz hilft beim Aufbau, liefert aber genau die Floskeln, die ein Schreiben austauschbar machen.

Je nach Zweck andere Schwerpunkte

• Bewerbung auf eine Stelle: Leistungen, die sich auf die Anforderungen der Stelle übertragen lassen, Zuverlässigkeit und Zusammenarbeit im Team, möglichst mit Zahlen.

• Studium: Fachliches Verständnis, Selbstständigkeit, Arbeiten an eigenen Fragestellungen und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen einzuarbeiten.

• Stipendium: Neben der Leistung zählen bei vielen Förderern Engagement, Persönlichkeit und die Frage, was die Person mit der Förderung erreichen will. Lesen Sie die Auswahlkriterien und lassen Sie die Beispiele darauf abstimmen.

• Auf Englisch: Englische Schreiben folgen eigenen Briefgepflogenheiten, etwa „Dear Sir or Madam“ mit „Yours faithfully“ oder bei bekanntem Namen „Yours sincerely“. Sie sind oft deutlicher im Lob als deutsche Briefe, bleiben aber nur mit Beispielen glaubwürdig.

So bitten Sie um ein Empfehlungsschreiben

Die beste Empfehlung schreibt eine Person, die Sie gut kennt und gern empfiehlt. Machen Sie es ihr so leicht wie möglich:

• Fragen Sie früh und persönlich, ob sie Sie guten Gewissens empfehlen kann. Ein zögerliches Ja führt selten zu einem überzeugenden Brief.

• Planen Sie Zeit ein. Wer viel zu tun hat, braucht einige Wochen, zumal Hochschulen und Stiftungen feste Einreichungsfristen haben.

• Geben Sie Unterlagen mit: Ihren Lebenslauf, die Ausschreibung oder die Auswahlkriterien, die Frist und den Weg der Einreichung.

• Erinnern Sie an Beispiele: Eine kurze Liste mit Projekten, Ergebnissen und Zahlen aus der gemeinsamen Zeit erspart der empfehlenden Person das Suchen.

• Bieten Sie einen Entwurf an. Viele Vorgesetzte und Professorinnen schätzen einen Text, den sie nur noch anpassen und unterschreiben müssen.

• Bedanken Sie sich und sagen Sie Bescheid, wie die Bewerbung ausgegangen ist.

Was der Entwurf von ProofDocs enthält

Sie geben an, wer wen empfiehlt, in welcher Beziehung und seit wann, wofür die Empfehlung gebraucht wird und welche Stärken mit welchen Beispielen hineingehören. Daraus entsteht in wenigen Minuten ein vollständiger Brief auf Deutsch oder Englisch, geschrieben aus Sicht der empfehlenden Person. Der Entwurf verwendet nur Tatsachen aus Ihren Angaben, erfindet keine Projekte, Zahlen oder Auszeichnungen und markiert, was noch zu ergänzen ist, etwa Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Er entsteht mit einem KI-Sprachmodell nach Vorgaben von ProofDocs. Die Vorschau ist kostenlos, der vollständige Entwurf kostet einmalig 9,99 €, zum Kopieren, Drucken oder als Word-Datei.

Form, Länge und Versand

Ein Empfehlungsschreiben umfasst in der Regel eine Seite, selten mehr als zwei. Es steht auf dem Briefbogen der Organisation, für die die empfehlende Person spricht, trägt Ort und Datum und ist eigenhändig unterschrieben. Für Online-Bewerbungen wird es unterschrieben eingescannt und als PDF hochgeladen. Viele Hochschulen und Stiftungen lassen die empfehlende Person das Schreiben selbst über ein Portal hochladen oder ein Formular ausfüllen. Der Entwurf dient dann als Grundlage für die Antworten. Bewerben Sie sich auf mehrere Ziele, lohnt sich je Ziel eine eigene Fassung: Ein Schreiben, das ausdrücklich auf die Stelle oder das Programm eingeht, wirkt deutlich stärker als eine allgemeine Empfehlung an „alle, die es betrifft“. Bewahren Sie von jeder Fassung eine Kopie auf, damit Sie bei einer späteren Bewerbung darauf zurückgreifen können.

Beispiel: Empfehlung für ein Promotionsstipendium

Jonas Albrecht hat seinen Master in Maschinenbau abgeschlossen und bewirbt sich um ein Promotionsstipendium. Während des Studiums war er zwei Jahre Werkstudent in der Entwicklungsabteilung eines Herstellers von Pumpen. Seine damalige Teamleiterin, Dr. Sabine Vogt, ist bereit, ihn zu empfehlen, hat aber wenig Zeit. Herr Albrecht trägt ein: Beziehung „direkte Vorgesetzte von April 2024 bis September 2026“, Zweck Stipendium, Ziel „Promotionsstipendium Strömungstechnik“, Stärken mit Beispielen: ein von ihm entwickeltes Messprogramm, das die Auswertung von Prüfstandsdaten von drei Tagen auf einen halben Tag verkürzt hat, ein Fachvortrag vor dem Entwicklungsteam und die Einarbeitung eines neuen Werkstudenten.

Der Entwurf stellt das Messprogramm an den Anfang, weil es seine Forschungsnähe am besten zeigt, rechnet die Zeitersparnis korrekt um und leitet daraus seine Eignung für eine Promotion ab. Frau Dr. Vogt ändert zwei Formulierungen, ergänzt ihre Kontaktdaten und unterschreibt auf dem Briefbogen ihres Unternehmens. Weil die Stiftung verlangt, dass Gutachten direkt eingereicht werden, schickt sie das Schreiben selbst ab. Für die Promotion selbst braucht Herr Albrecht zusätzlich das Gutachten eines Hochschullehrers.

Rechtliches und Grenzen

Für Empfehlungsschreiben gibt es keine gesetzliche Regelung und keinen Anspruch darauf. Anders als beim Zeugnis nach § 109 GewO entscheidet die empfehlende Person frei, ob und was sie schreibt. Mit ihrer Unterschrift macht sie sich den Inhalt zu eigen. Deshalb sollte sie den Entwurf sorgfältig prüfen und nur bestätigen, was sie selbst erlebt hat. Bittet ein Arbeitgeber oder eine Hochschule um Rückfragen, muss sie zu jedem Satz stehen können.

ProofDocs erteilt keine Rechtsberatung. Eine Anwältin oder ein Anwalt ist bei einem Empfehlungsschreiben selten nötig. Brauchen Sie dagegen ein Schreiben für ein Visum, eine Berufsanerkennung oder ein Einwanderungsverfahren, klären Sie die genauen Anforderungen mit der zuständigen Stelle und gegebenenfalls mit einer auf Aufenthaltsrecht spezialisierten Kanzlei, denn dort gelten oft feste Vorgaben zu Form und Inhalt.

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