Nebenkostenabrechnung Vorlage: Abrechnung mit Berechnung

Was eine Nebenkostenabrechnung enthalten muss

Eine Nebenkostenabrechnung ist formell in Ordnung, wenn sie vier Dinge enthält: die Zusammenstellung der Gesamtkosten jeder Position, die Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils der Wohnung und den Abzug der Vorauszahlungen. Fehlt einer dieser Teile, kann die Abrechnung unwirksam sein, und eine Nachzahlung wird nicht fällig. Die Vorlage erzeugt alle vier Teile aus Ihren Angaben und rechnet jeden Anteil auf den Cent genau aus.

Sie eignet sich für beide Seiten: Vermieter erstellen damit die Abrechnung für ihre Mieter, Mieter bauen eine erhaltene Abrechnung nach und sehen, ob die Anteile stimmen.

Verteilerschlüssel: Wohnfläche, Personen, Einheiten, Verbrauch

Ohne andere Vereinbarung im Mietvertrag werden die Betriebskosten nach der Wohnfläche verteilt. Kosten, die nach erfasstem Verbrauch entstehen, werden nach dem Verbrauch verteilt (§ 556a Abs. 1 BGB). Der Mietvertrag kann für einzelne Positionen andere Schlüssel vorsehen, etwa Personen für Wasser und Müll oder Wohneinheiten für Kabel und Aufzug. Heizung und Warmwasser rechnet ein Messdienst nach der Heizkostenverordnung nach Verbrauch ab. Tragen Sie dafür den Anteil der Wohnung aus dessen Abrechnung ein.

Beispiel: Wohnung mit 68 m² in einem Haus mit 412 m²

Jeder Anteil ist Gesamtkosten mal Anteil der Wohnung geteilt durch das ganze Haus, auf den Cent gerundet. Bei der Grundsteuer sind das 1.240,00 € mal 68 geteilt durch 412, also 204,66 €.

Fristen: Abrechnung und Einwendungen

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen; danach ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen, ein Guthaben bleibt zu erstatten (§ 556 Abs. 3 BGB). Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen. Mieter können die Belege einsehen und Einwendungen bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang erheben.

Was nicht in die Abrechnung gehört

Umgelegt werden dürfen nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung, die der Mietvertrag vorsieht (§ 2 BetrKV). Verwaltungskosten, Reparaturen, Instandhaltung und Kontogebühren sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Grundgebühren für den Kabelanschluss sind seit dem 01.07.2024 nicht mehr umlagefähig, Betriebsstrom und Prüfung einer hauseigenen Antennenanlage schon, sonstige Betriebskosten nur, wenn der Mietvertrag sie einzeln nennt. Die Vorlage weist auf diese Punkte hin, wenn Ihre Angaben sie berühren.

Die Vorlage rechnet und formuliert mit Ihren Zahlen. Eine Abrechnung mit erklärten Schlüsseln, einem Blick auf auffällige Positionen und als Word-Datei erstellt die Nebenkostenabrechnung-Erstellung von ProofDocs. Wer eine erhaltene Abrechnung prüfen lassen möchte, findet dafür die Nebenkostenprüfung.