Überstundenrechner: Überstunden berechnen

Überstunden berechnen: So rechnet der Überstundenrechner

Wer Überstunden berechnen möchte, braucht zuerst seinen Stundenlohn. Bei einem festen Monatsgehalt steht der aber nirgends im Vertrag. Der Rechner ermittelt ihn aus dem Bruttomonatsgehalt und den vereinbarten Wochenstunden: Stundenlohn = Monatsgehalt ÷ (Wochenstunden × 13 ÷ 3). Diesen Stundenlohn multipliziert er mit der Zahl Ihrer Überstunden. Ist in Ihrem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ein Zuschlag vorgesehen, rechnet er ihn auf diese Grundvergütung auf. Alle Beträge sind brutto.

Warum der Faktor 13 ÷ 3

Ein Jahr hat 52 Wochen, also 13 Wochen je Quartal oder 13 ÷ 3 ≈ 4,33 Wochen je Monat. Wer pauschal mit vier Wochen rechnet, unterschätzt die monatlichen Arbeitsstunden und kommt auf einen zu hohen Stundenlohn. Bei 40 Wochenstunden ergeben sich mit dem genauen Faktor 173,33 Stunden im Monat, bei 38,5 Stunden sind es 166,83. Diesen Faktor verwenden auch die meisten Lohnabrechnungen und Tarifverträge.

Zuschlag nur mit Rechtsgrundlage

Einen gesetzlichen Überstundenzuschlag gibt es in Deutschland nicht. Ein Zuschlag von 25 % oder 50 % steht Ihnen nur zu, wenn ihn ein Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder Ihr Arbeitsvertrag vorsieht. Lassen Sie das Feld leer, wenn das nicht der Fall ist. Davon zu unterscheiden sind Zuschläge für Nachtarbeit, die das Gesetz in § 6 Abs. 5 ArbZG verlangt, wahlweise als Geld oder als bezahlte freie Tage. Steuerlich gilt: Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit können in Grenzen steuerfrei sein (§ 3b EStG), reine Überstundenzuschläge sind voll steuerpflichtig.

Beispiel: 12 Überstunden bei 3.800 € brutto

Eine Sachbearbeiterin verdient 3.800 € brutto bei 40 Wochenstunden. Im Quartalsabschluss hat sie auf Anordnung ihres Teamleiters 12 Überstunden geleistet. Ihr Tarifvertrag sieht einen Zuschlag von 25 % vor. Sie gibt 3800, 40, 12 und 25 ein:

Ohne tariflichen Zuschlag stünden ihr 263,08 € brutto zu. Vereinbart sie stattdessen Freizeitausgleich, entsprechen die 12 Stunden bei acht Stunden am Tag eineinhalb freien Arbeitstagen. Ob Sie Geld oder Freizeit verlangen können, hängt vom Vertrag ab: Einen gesetzlichen Anspruch auf Freizeitausgleich gibt es nicht, ohne Regelung wird bezahlt. Den Stundenlohn für andere Fälle berechnet der Stundenlohnrechner.

Wann Überstunden bezahlt werden müssen

Eine Vergütungspflicht folgt aus § 612 BGB: Arbeit gilt als stillschweigend vergütet, wenn sie den Umständen nach nur gegen Bezahlung zu erwarten ist. Das ist bei gewöhnlichen Arbeitnehmern der Regelfall. Bezahlen muss der Arbeitgeber aber nur Überstunden, die er angeordnet, gebilligt oder zumindest geduldet hat oder die zur Erledigung der übertragenen Arbeit notwendig waren. Wer einfach länger bleibt, ohne dass das verlangt war, hat keinen Anspruch.

Wer was beweisen muss

Im Streit müssen Sie darlegen, an welchen Tagen Sie von wann bis wann gearbeitet haben und dass der Arbeitgeber die Überstunden veranlasst oder gebilligt hat. Daran ändert auch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nichts (BAG, Urteil vom 04.05.2022 – 5 AZR 359/21). Arbeitgeber sind zwar verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen (BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21), eine fehlende Erfassung kehrt die Beweislast aber nicht um. Notieren Sie deshalb jeden Tag Beginn, Ende und Pausen und halten Sie fest, wer die Mehrarbeit angeordnet hat, etwa per E-Mail.

Pauschal abgegolten?

Viele Verträge enthalten den Satz, Überstunden seien mit dem Gehalt abgegolten. Eine solche Klausel ohne Obergrenze ist unwirksam, weil der Arbeitnehmer nicht erkennen kann, wie viel Arbeit er für sein Geld schuldet (BAG, Urteil vom 22.02.2012 – 5 AZR 765/10, § 307 Abs. 1 BGB). Wirksam sein kann dagegen eine Klausel mit einer konkreten Zahl, etwa „bis zu zehn Überstunden im Monat sind mit dem Gehalt abgegolten“. Bei sehr hohen Gehältern oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung fehlt nach der Rechtsprechung oft schon die Erwartung einer gesonderten Vergütung. Mehr dazu im Beitrag zu mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden und zu Überstunden im Arbeitsvertrag.

Die Grenze des Mindestlohns

Auch eine wirksame Abgeltungsklausel darf den Mindestlohn von 13,90 € je Stunde im Jahr 2026 nicht unterschreiten (§ 1 MiLoG). Rechnen Sie dazu alle tatsächlich geleisteten Stunden zusammen: Wer 2.500 € brutto für 40 Wochenstunden erhält, kommt auf 14,42 € je Stunde. Leistet er jeden Monat 20 unbezahlte Überstunden, verteilt sich das Gehalt auf 193,33 Stunden, und der Stundenlohn sinkt auf 12,93 €. Die Differenz zum Mindestlohn muss der Arbeitgeber in jedem Fall nachzahlen.

Grenzen der Arbeitszeit und Fristen

Überstunden sind nicht unbegrenzt erlaubt. Das Arbeitszeitgesetz lässt höchstens zehn Stunden am Tag zu, und im Durchschnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen dürfen es nicht mehr als acht Stunden je Werktag sein (§ 3 ArbZG). Wie Sie Ihre tägliche Arbeitszeit mit Pausen nachrechnen, zeigt der Arbeitszeitrechner.

Für die Bezahlung zählt vor allem die Zeit. Ansprüche auf Überstundenvergütung verjähren in drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind (§ 195 BGB). Viel früher greifen oft Ausschlussfristen im Arbeits- oder Tarifvertrag: Häufig müssen Ansprüche innerhalb von drei Monaten schriftlich oder in Textform geltend gemacht werden, sonst verfallen sie. Der Teil, der dem Mindestlohn entspricht, ist davon ausgenommen (§ 3 MiLoG). Wie Sie solche Klauseln erkennen, erklärt der Beitrag zur Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag, wann Überstunden konkret verfallen, der Ratgeber Überstunden verfallen.

Häufige Fehler bei der Berechnung

• Mit vier Wochen je Monat rechnen: Der Stundenlohn fällt dann zu hoch aus, die Forderung lässt sich leicht angreifen.

• Einen Zuschlag verlangen, den es nicht gibt: Ohne Tarif, Betriebsvereinbarung oder Vertragsklausel steht Ihnen nur der normale Stundenlohn zu.

• Nettobeträge fordern: Überstunden werden brutto vergütet und ganz normal versteuert und verbeitragt.

• Keine Aufzeichnungen führen: Ohne Liste mit Datum, Beginn und Ende lässt sich ein Anspruch kaum durchsetzen.

• Zu lange warten: Eine Ausschlussfrist von drei Monaten ist schnell verstrichen. Machen Sie die Stunden zeitnah geltend.

Von der Rechnung zur Forderung

Mit dem Ergebnis des Rechners wissen Sie, welchen Betrag Sie verlangen können. Damit er auch gezahlt wird, sollten Sie ihn schriftlich geltend machen: Das Anspruchsschreiben von ProofDocs beziffert jede Überstunde einzeln, nennt Ihre Nachweise und setzt eine Zahlungsfrist, erstellt in wenigen Minuten. Ob die Überstunden auf Ihrer Abrechnung richtig erscheinen, zeigt die Gehaltsabrechnungsanalyse, und ob Ihr Vertrag eine wirksame Abgeltungs- oder Ausschlussklausel enthält, prüft die Arbeitsvertragsanalyse. Wie die Auszahlung praktisch abläuft, beschreibt der Ratgeber Überstunden auszahlen lassen.