Nebenkostenabrechnung prüfen lassen: Fristen und Positionen
Fotografieren Sie Ihre Nebenkostenabrechnung: Abrechnungsfrist, Pflichtangaben, Umlageschlüssel und jede Kostenposition in wenigen Minuten eingeordnet, mit Ihrer Frist für Einwendungen.
So läuft es ab
Erfassen Schritt 1
Laden Sie einfach Ihre Dokumente hoch oder geben Sie Ihre Daten ein. Ohne Registrierung und ohne Benutzerkonto – Sie starten sofort.
Auswerten Schritt 2
In wenigen Minuten prüft ProofDocs Ihre Unterlagen Punkt für Punkt nach festen Kriterien und erstellt eine ausführliche Analyse mit allen wichtigen Punkten, die Sie kennen sollten.
Umsetzen Schritt 3
Nutzen Sie Ihre Ergebnisse, um gut informiert die nächsten Schritte zu planen. Ihr Bericht ist sofort abrufbar und zeigt die Kernergebnisse auf einen Blick.
So funktioniert’s: Abrechnung hochladen → kostenlose Vorschau mit Ihren Fristen und der Zahl auffälliger Punkte → vollständige Prüfung jeder Position mit Formulierungen für 12,99 € inkl. MwSt. Beispielbericht ansehen
Nebenkostenabrechnung prüfen lassen: Position für Position
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Häufig gestellte Fragen
Wie lange habe ich Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen?
Einwendungen müssen dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung vorliegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Prüfung berechnet das genaue Datum, wenn Sie den Tag angeben, an dem die Abrechnung kam.
Bis wann muss der Vermieter abrechnen?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Kommt die Abrechnung später, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen.
Welche Nebenkosten darf der Vermieter nicht umlegen?
In der Regel nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung, Rücklagen, Bankgebühren und Kosten für leer stehende Wohnungen. Umlegen darf der Vermieter nur Kosten aus der Betriebskostenverordnung, die im Mietvertrag vereinbart sind.
Darf ich die Belege einsehen?
Ja. Sie können Einsicht in die Rechnungen und Verträge verlangen, auf denen die Abrechnung beruht. Die Prüfung zeigt, bei welchen Positionen sich das lohnt.
Was kostet die Prüfung?
Einmalig 12,99 € inkl. MwSt. Ihre Fristen und die Zahl der auffälligen Punkte sehen Sie vorher kostenlos. Den Widerspruch an den Vermieter erhalten Sie danach zum Vorteilspreis von 4,99 €.
Ist die Prüfung eine Rechtsberatung?
Nein. ProofDocs ist eine Software, die Ihre Abrechnung nach festen Prüfpunkten auswertet und Fristen berechnet. Für eine Vertretung gegenüber dem Vermieter wenden Sie sich an einen Mieterverein oder eine Kanzlei.
Was die Nebenkostenprüfung prüft
Eine Nebenkostenabrechnung ist nur so gut wie ihre schwächste Position. Die Prüfung geht sie deshalb Punkt für Punkt durch: zuerst die Fristen und Pflichtangaben, dann jede Kostenart. Fristen und Ihre Kosten je Quadratmeter rechnet ProofDocs selbst aus.
Fristen
Ob die Abrechnung rechtzeitig kam und bis wann Ihre Einwendungen beim Vermieter sein müssen.
Pflichtangaben
Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Ihr Anteil und der Abzug der Vorauszahlungen.
Jede Kostenposition
Umlagefähig nach der Betriebskostenverordnung, vertraglich vereinbart, auffällig gegenüber dem Vorjahr.
Umlageschlüssel
Wohnfläche, Personen oder Verbrauch, und ob er passt.
Belegeinsicht
Bei welchen Positionen sich ein Blick in die Rechnungen lohnt, mit einem Satz für Ihre Anfrage.
Kostenlos: die Kurzauswertung
Nach dem Absenden sehen Sie ohne Zahlung, wie viele Punkte kritisch oder prüfenswert sind, welche Punkte geprüft wurden und, bei kritischen Punkten, worum es geht. Erst wenn Sie alle Erläuterungen, Formulierungen und nächsten Schritte sehen möchten, zahlen Sie einmalig 12,99 €.
Nebenkostenabrechnung prüfen lassen: Fristen, Pflichtangaben und Positionen
Einmal im Jahr kommt die Nebenkostenabrechnung, und oft steht am Ende eine Nachzahlung. Ob sie stimmt, lässt sich mit etwas Übung prüfen: Kam die Abrechnung rechtzeitig? Enthält sie alle Angaben, die sie enthalten muss? Und dürfen alle Positionen überhaupt auf Sie umgelegt werden? Nach Erfahrung der Mietervereine ist ein großer Teil der Abrechnungen in mindestens einem Punkt angreifbar.
Die Nebenkostenprüfung geht Ihre Abrechnung genau in dieser Reihenfolge durch: zuerst die Fristen, dann die Pflichtangaben und der Umlageschlüssel, danach jede Kostenposition einzeln. Die Fristen rechnet ProofDocs selbst aus.
Die zwei Fristen, die zählen
| Frist | Regel | Folge |
|---|---|---|
| Abrechnungsfrist des Vermieters | Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei Ihnen sein. | Kommt sie später, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben steht Ihnen trotzdem zu. |
| Ihre Einwendungsfrist | Einwendungen müssen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung beim Vermieter sein. | Danach können Sie Fehler in der Regel nicht mehr geltend machen, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. |
Die häufigsten Fehler in Nebenkostenabrechnungen
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Kosten, die keine Betriebskosten sind: Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung, Rücklagen, Bankgebühren und Porto dürfen in der Regel nicht umgelegt werden.
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Versteckte Reparaturen: In Hausmeister- und Gartenkosten stecken oft Reparatur- und Verwaltungsanteile, die herauszurechnen sind.
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Fehlende Pflichtangaben: Ohne Gesamtkosten, erläuterten Umlageschlüssel, Berechnung Ihres Anteils und Abzug der Vorauszahlungen ist eine Abrechnung in der Regel formell angreifbar.
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Falscher Umlageschlüssel: Ohne Vereinbarung wird nach Wohnfläche verteilt. Eine falsche Fläche verschiebt jede Position.
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Kosten, die der Mietvertrag nicht nennt: Umgelegt werden darf nur, was im Mietvertrag vereinbart ist.
Wie die Nebenkostenprüfung arbeitet
Sie fotografieren Ihre Abrechnung oder laden sie als PDF hoch, mehrere Seiten sind möglich. Den Tag, an dem sie kam, und das Ende des Abrechnungszeitraums geben Sie freiwillig an. Daraus berechnet ProofDocs, ob die Abrechnung rechtzeitig war und bis wann Sie widersprechen können. Mit Wohnfläche und Kostenanteil kommen Ihre Kosten je Quadratmeter dazu. Die Prüfung geht danach jede Position nach festen Kriterien durch und nennt die Positionen, bei denen sich ein Blick in die Belege lohnt.
Ihre Fristen und die Zahl der auffälligen Punkte sehen Sie kostenlos. Die vollständige Prüfung kostet einmalig 12,99 €, ohne Konto und ohne Abo. Danach können Sie Ihren Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung zum Vorteilspreis erstellen. Für die Abrechnung des Messdienstes gibt es die Heizkostenprüfung.
Beispiel: Verwaltungskosten in der Abrechnung
Sabine Hoffmann erhält am 14.09.2026 die Abrechnung für 2025 mit einer Nachzahlung von 412,80 €. Die Prüfung zeigt, dass die Abrechnung rechtzeitig kam und ihre Einwendungsfrist am 30.09.2027 endet. Unter „Sonstige Kosten“ stehen 186,00 € Verwaltungskosten, die in der Regel keine Betriebskosten sind, und die Hausmeisterkosten sind gegenüber dem Vorjahr um 60 % gestiegen. Die Prüfung empfiehlt, für beide Positionen Einsicht in die Belege zu verlangen, und gibt ihr einen Satz dafür.
Die rechtlichen Grundlagen
Fristen und Einwendungen regelt § 556 BGB, den Umlageschlüssel § 556a BGB, die umlagefähigen Kosten § 2 BetrKV und das Recht auf Belegeinsicht § 259 BGB.
Was die Prüfung nicht ersetzt
ProofDocs ist eine Software, die Ihre Abrechnung nach festen Kriterien erklärt und Fristen berechnet, und keine Rechtsberatung. Ob eine Position im Einzelfall umgelegt werden darf, kann vom Mietvertrag und von Belegen abhängen, die nicht vorliegen. Für eine Vertretung gegenüber dem Vermieter wenden Sie sich an einen Mieterverein oder eine Kanzlei für Mietrecht.