Arbeitszeugnis Formulierungen: über 150 Sätze nach Noten

Arbeitszeugnis Formulierungen folgen einer festen Notenskala: Jeder bewertende Satz im Zeugnis entspricht einer Schulnote von 1 (sehr gut) bis 5 (mangelhaft), auch wenn die Note selbst nirgends steht. Den Ausschlag geben kleine Wörter: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ ist Note 1, „zu unserer vollen Zufriedenheit“ nur Note 3. Dieser Ratgeber sammelt über 150 Formulierungen in Tabellen, geordnet nach den Beurteilungsbereichen des Zeugnisses und nach Note.

Jede Tabelle zeigt die übliche Fassung und gleichwertige Varianten. Dazu kommen vollständige Mustersätze, ein Zeugnisabsatz, den wir Satz für Satz benoten, und ein Selbstcheck. Einen einzelnen Satz ordnen Sie am schnellsten mit dem kostenlosen Werkzeug Arbeitszeugnis entschlüsseln ein. Wenn Sie Ihr ganzes Zeugnis bewerten lassen möchten, können Sie Ihr Arbeitszeugnis prüfen lassen. Welche Wege es kostenlos gibt, zeigt der Ratgeber Arbeitszeugnis kostenlos prüfen lassen, wie Sie aus Einzelnoten den Gesamteindruck ableiten, der Artikel zur Arbeitszeugnis Bewertung.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Leistung wird über die Zufriedenheitsformel benotet: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ ist Note 1, „zu unserer vollen Zufriedenheit“ ohne „stets“ nur Note 3, „bemüht“ steht für mangelhaft.

• Jeder Bereich hat seine eigene Skala: Arbeitsbereitschaft, Befähigung, Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg, Führung, Sozialverhalten und Schlussformel. Ein gutes Zeugnis drückt in allen Bereichen dieselbe Note aus.

• Im Sozialverhalten gilt „stets vorbildlich“ als Note 1, „vorbildlich“ und „stets einwandfrei“ als Note 2 und „einwandfrei“ als Note 3. Die Reihenfolge Vorgesetzte, Kollegen, Kunden ist Teil der Bewertung.

• Eine vollständige Schlussformel besteht aus Dank, Bedauern und Zukunftswünschen. Fehlt ein Teil, sinkt der Eindruck, obwohl es keinen Anspruch auf die Formel gibt (BAG 11.12.2012 – 9 AZR 227/11).

• Für eine bessere Note als „befriedigend“ müssen Sie Ihre Leistung belegen, für eine schlechtere muss der Arbeitgeber seine Bewertung begründen (BAG 18.11.2014 – 9 AZR 584/13).

Arbeitszeugnis entschlüsseln: Tabelle der Zufriedenheitsformel

Die Zufriedenheitsformel fasst die Leistung in einem Satz zusammen und ist deshalb der erste Satz, den ein Personaler sucht. Diese Kurztabelle ordnet sie den Schulnoten zu.

Wie funktioniert die Zeugnissprache?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss zwei Anforderungen gleichzeitig erfüllen: Es muss wahr sein und es muss wohlwollend formuliert sein, damit es das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschwert. Beides hat die Rechtsprechung entwickelt, schon früh etwa in BAG 23.06.1960 – 5 AZR 560/58. Dazu verlangt § 109 GewO, dass das Zeugnis klar und verständlich ist und keine versteckten Aussagen enthält.

Aus dem Zwang, auch Kritik freundlich auszudrücken, ist eine Skala aus abgestuften Formulierungen entstanden. Kritik steckt darin nicht in negativen Wörtern, sondern im fehlenden Lob. Vier Stellschrauben bestimmen die Note eines Satzes:

1. Zeitadverb: „stets“, „jederzeit“ oder „immer“ machen eine Aussage durchgängig gültig. Fehlen sie, galt die Aussage nur manchmal.

2. Steigerung: „vollsten“, „außerordentlich“, „hervorragend“ oder „in höchstem Maße“ heben einen Satz in den Bereich der Note 1.

3. Einschränkung: „im Wesentlichen“, „im Großen und Ganzen“, „weitgehend“ oder „insgesamt“ senken die Note um mindestens eine Stufe.

4. Vollständigkeit und Reihenfolge: Was fehlt oder an der falschen Stelle steht, zählt mit. Das betrifft vor allem das Sozialverhalten und die Schlussformel.

Ein qualifiziertes Zeugnis bewertet Leistung und Verhalten getrennt, und die Schlussformel setzt einen eigenen Akzent. Wie diese Teile aufgebaut sind, erklärt der Ratgeber zum qualifizierten Arbeitszeugnis. Die folgenden Tabellen gehen die Bereiche in der Reihenfolge durch, in der sie im Zeugnis stehen.

Arbeitszeugnis Formulierungen: die komplette Notentabelle nach Bereichen

Die Formulierungen sind für eine Frau geschrieben. Bei einem Mann ersetzen Sie „sie“ und „ihr“ durch „er“ und „ihm“. Je Note stehen die übliche Fassung und gleichwertige Varianten. Arbeitgeber variieren die Wörter, die Abstufung bleibt dieselbe. Die Zuordnung entspricht der Tabelle, mit der auch der Zeugnis-Decoder von ProofDocs arbeitet.

Zufriedenheitsformel: Leistungszusammenfassung Note 1 bis 5

Vergleichen Sie die erste und die siebte Zeile: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ ist Note 1, „zu unserer vollen Zufriedenheit“ ist Note 3. Zwei kleine Wörter trennen sehr gut von befriedigend. „Bemüht“ steht für mangelhaft, manche Leser verstehen es sogar als ungenügend. Eine ausdrückliche Note 6 schreibt kaum ein Arbeitgeber, die Tabellen enden deshalb bei Note 5. Mehr zur Formel und ihren Schreibweisen lesen Sie im Artikel „zur vollen oder vollsten Zufriedenheit“.

Arbeitsbereitschaft und Engagement: Formulierungen Note 1 bis 5

Befähigung: Auffassungsgabe, Belastbarkeit und Problemlösung Note 1 bis 5

Weitere Abstufungen für das Lernen und Verstehen finden Sie im Artikel zur Auffassungsgabe im Arbeitszeugnis.

Fachwissen und Weiterbildung: Formulierungen Note 1 bis 5

Arbeitsweise: Sorgfalt, Selbständigkeit und Tempo Note 1 bis 5

„Zuverlässig“ allein ist kein Lob, sondern eine Selbstverständlichkeit. Steht es ohne „stets“ und ohne weitere Eigenschaften im Zeugnis, liegt die Arbeitsweise bei Note 3 oder darunter. „Ordnungsgemäß erledigt“ beschreibt Dienst nach Vorschrift.

Arbeitserfolg: Formulierungen Note 1 bis 5

Ein konkreter Erfolg mit Zahl wiegt mehr als jede Steigerungsform: „Unter ihrer Leitung sank die Durchlaufzeit der Reklamationen von zehn auf vier Tage“ belegt eine Note-1-Leistung besser als drei Adjektive. Wie Sie Aufgaben und Erfolge beschreiben lassen, erklärt der Ratgeber zur Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis.

Führung: Formulierungen für Führungskräfte Note 1 bis 5

Bei Führungskräften gehört eine eigene Bewertung der Führung ins Zeugnis. Fehlt sie bei einer Person mit Personalverantwortung, ist das schon für sich ein schlechtes Zeichen. Bewertet werden Führungsstil, die Entwicklung des Teams, Delegation und Entscheidungen.

„Leitete“ statt „führte“ und „Verständnis“ gegenüber dem Team gelten als Hinweis auf fehlende Durchsetzung. Für Teamleitung, Abteilungsleitung und Geschäftsführung gibt es vollständige Beispiele im Ratgeber zum Arbeitszeugnis für Führungskräfte.

Sozialverhalten: Formulierungen Note 1 bis 5

Die übliche Reihenfolge lautet Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen, Mitarbeitende, Kunden. Wer die Kollegen vor den Vorgesetzten nennt, deutet Spannungen nach oben an. Fehlen bei einer Stelle mit Kundenkontakt die Kunden, liegt der Verdacht nahe, dass es Beschwerden gab. Ein isoliertes „Sie war bei den Kollegen beliebt“ hebt die Note nicht.

Schlussformel: Formulierungen Note 1 bis 5

Das Wort „weiterhin“ in „weiterhin viel Erfolg“ bestätigt, dass die Person schon bisher erfolgreich war. „Wir wünschen ihr Erfolg“ ohne „weiterhin“ lässt das offen. Einen Anspruch auf eine Dankes- und Wunschformel gibt es nicht (BAG 11.12.2012 – 9 AZR 227/11). Wer mit der Formel nicht einverstanden ist, kann nach diesem Urteil nur ein Zeugnis ohne sie verlangen, keinen anderen Wortlaut. In der Praxis lässt sich eine passende Formel trotzdem oft aushandeln, wenn sie zur Leistungsnote passt.

Beendigungsgrund: neutrale und belastete Formulierungen

Ob und wie das Ende des Arbeitsverhältnisses begründet wird, steht meist am Anfang der Schlussformel. Den Grund muss der Arbeitgeber nur auf Wunsch der Arbeitnehmerin nennen.

Vollständige Formulierungsbeispiele Note 1 bis 5: Leistungsbeurteilung

Die Stufen in den Tabellen helfen erst richtig, wenn Sie wissen, wie ein ganzer Satz klingt. Die folgende Tabelle zeigt je Note zwei vollständige Beispielsätze, so wie sie in einem qualifizierten Arbeitszeugnis stehen.

Muster für ganze Zeugnisse der Noten 2 und 3 finden Sie in den Artikeln Arbeitszeugnis Note 2 und Arbeitszeugnis Note 3.

Sozialverhalten mit und ohne Führungsverantwortung: vollständige Beispielsätze

Bei Führungskräften nennt das Zeugnis zusätzlich das Verhalten gegenüber den eigenen Mitarbeitenden. Die Tabelle zeigt beide Varianten nebeneinander.

Vollständige Schlussformel-Muster Note 1 bis 4 im Klartext

Viele Personaler lesen die Schlussformel zuerst, weil sie in wenigen Zeilen zeigt, wie der Arbeitgeber zur Person steht. Die folgende Übersicht zeigt vollständige Musterformeln mit Beendigungsgrund.

Für ein Zwischenzeugnis gelten andere Schlusssätze, etwa „Dieses Zwischenzeugnis wird auf ihren Wunsch wegen eines Vorgesetztenwechsels erstellt“. Die passenden Formulierungen stehen im Artikel Zwischenzeugnis Formulierungen.

Beispiel: ein Zeugnisabsatz Satz für Satz benotet

Der folgende Absatz stammt aus einem erfundenen Zeugnis einer Sachbearbeiterin. Er klingt durchweg freundlich. Erst die Zuordnung Satz für Satz zeigt, welche Note er tatsächlich ausdrückt.

Ergebnis: Die Leistung liegt bei einer 2, das Verhalten bei einer 3, die durch die vertauschte Reihenfolge eher wie eine 4 wirkt, und die Schlussformel bei einer 3. Ein Personaler merkt sich daraus vor allem den Bruch im Verhalten. Frau Berger sollte eine Berichtigung auf „Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen war stets einwandfrei“ verlangen, dazu den Beendigungsgrund „auf eigenen Wunsch“ und eine Schlussformel mit Bedauern, die zur Leistungsnote passt. Weil sie damit nur die Note 2 der übrigen Bereiche einfordert, ist ihre Position gut: Ein Zeugnis muss in sich stimmig sein.

Welche Wörter heben die Note und welche senken sie?

Verstärkende und abschwächende Wörter sind die unscheinbaren Schalter der Zeugnissprache. Die folgende Übersicht zeigt die gängigsten und ihre Wirkung.

Fehlt jedes Verstärkungswort, ist ein Satz im Zweifel eine Note 3. „Sie hat die Aufgaben zufriedenstellend erledigt“ klingt freundlich und liegt doch bei 3 bis 4.

Negative Formulierungen und Geheimcodes: die wichtigsten Signale

Neben der Notenskala gibt es Formulierungen, die gezielt etwas anderes sagen, als sie wörtlich behaupten, und Signale, die in Auslassungen, Passivsätzen oder der Form des Zeugnisses stecken. Nach § 109 Abs. 2 GewO sind solche versteckten Aussagen verboten, vorkommen tun sie trotzdem. Fünf Beispiele, die Sie kennen sollten:

• „Sie zeigte für ihre Arbeit Verständnis.“ – verstanden, aber nicht umgesetzt.

• „Sie war stets pünktlich.“ als einziges Lob – sonst gab es nichts Positives zu berichten.

• „Ihr wurden Aufgaben in der Buchhaltung übertragen.“ – Passiv statt Leistung, keine Eigeninitiative.

• Kein Wort zur Ehrlichkeit bei einer Kassiererin – ein schwerwiegendes Schweigen.

• „Wir wünschen ihr vor allem Gesundheit.“ – Hinweis auf viele Fehlzeiten, unzulässig.

Die vollständige Geheimcode-Tabelle mit mehr als 60 Formulierungen, die Techniken verschlüsselter Kritik und die formalen Signale wie Unterschrift und Datum finden Sie im Artikel Arbeitszeugnis Codes. Warum „stets bemüht“ so schlecht ist, erklärt der Artikel „stets bemüht“ im Arbeitszeugnis.

Formulierungen Zwischenzeugnis, Ausbildung und Praktikum

Die Notenskala ist für alle Zeugnisarten dieselbe. Das Zwischenzeugnis steht im Präsens, das Arbeitszeugnis zum Ende im Präteritum. Statt Bedauern und Abschied nennt die Schlussformel eines Zwischenzeugnisses den Anlass und den Wunsch nach weiterer Zusammenarbeit. Der Arbeitgeber ist an ein Zwischenzeugnis später grundsätzlich gebunden (BAG 16.10.2007 – 9 AZR 248/07).

Typische Anlasssätze sind „Dieses Zwischenzeugnis wird auf ihren Wunsch wegen eines Vorgesetztenwechsels erstellt“ oder „… anlässlich ihrer Versetzung in die Abteilung Controlling“. Ein Anlass, der nach Abschied klingt, etwa „auf ihren Wunsch“ ohne weiteren Grund, kann beim jetzigen Arbeitgeber Fragen auslösen. Vollständige Muster je Note enthält der Artikel Zwischenzeugnis Formulierungen und Muster, Anspruch und Anlässe erklärt der Ratgeber zum Zwischenzeugnis.

• Ausbildungszeugnis: Es bewertet zusätzlich Lernfortschritt und Prüfungsergebnis. Wie es aufgebaut ist, steht im Ratgeber zum Ausbildungszeugnis.

• Praktikumszeugnis: Es ist kürzer, die Formeln bleiben gleich. Muster für jede Note enthält der Artikel zum Praktikumszeugnis.

Welche Formulierungen gelten für welche Berufsgruppe?

Die Notenskala ist branchenübergreifend einheitlich, die bewerteten Merkmale unterscheiden sich nach Position:

• Führungskräfte: Führungsleistung, Delegation, Entscheidungsfähigkeit und die Entwicklung des Teams.

• Vertrieb: Kundenorientierung, Abschlussstärke und Umsatzentwicklung, möglichst mit Zahlen. Mehr dazu im Ratgeber zum Arbeitszeugnis im Vertrieb.

• IT und Softwareentwicklung: Problemlösung, technische Kenntnisse mit konkreten Technologien, Projektverantwortung und Wissenstransfer.

• Pflege und soziale Berufe: Einfühlungsvermögen, Belastbarkeit und Umgang mit Patienten, Bewohnern oder Angehörigen. Hier gehört der Umgang mit diesen Gruppen in die Aufzählung des Verhaltens.

• Kasse, Buchhaltung, Lager: Ehrlichkeit und Vertrauenswürdigkeit gehören ausdrücklich ins Zeugnis, ihr Fehlen fällt auf.

Welche BAG-Urteile prägen die Zeugnissprache?

Die rechtlichen Grundlagen der Zeugnisformulierungen liegen in § 109 GewO (Anspruch, Form und Fristen erklärt der Leitfaden zum Arbeitszeugnis) und, für Dienstverhältnisse außerhalb des Arbeitsrechts, in § 630 BGB. Die Auslegung im Einzelnen stammt aus Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts:

Besonders wichtig ist BAG 18.11.2014 – 9 AZR 584/13: Wer ein Zeugnis mit Note 3 erhalten hat, bekommt eine 2 nur, wenn er seine bessere Leistung belegen kann. Umgekehrt muss der Arbeitgeber eine 4 oder schlechter konkret begründen. Note 3 ist damit der Angelpunkt jeder Auseinandersetzung um das Zeugnis.

Wie prüft die Arbeitszeugnisanalyse die Formulierungen?

Die Tabellen oben selbst anzuwenden kostet Zeit, und Zwischentöne wie eine vertauschte Reihenfolge übersieht man leicht. Die Arbeitszeugnisanalyse von ProofDocs.de wendet die Bewertungskriterien der Zeugnissprache auf jeden Satz Ihres Zeugnisses an. Die Bewertung übernimmt ein KI-Sprachmodell nach Kriterien, die ProofDocs vorgibt.

1. Hochladen: Sie laden Ihr Zeugnis als PDF, Foto oder Word-Datei hoch, eine Anmeldung ist nicht nötig. Auch gescannte Zeugnisse werden ausgelesen.

2. Bewertung jeder Formulierung: Jeder Satz wird eingeordnet, auf Zeitadverbien, Einschränkungen, Reihenfolge, Auslassungen und versteckte Codes geprüft.

3. Ergebnis je Bereich: Sie erhalten Ergebnisse für Leistung, Sozialverhalten und Schlussformel, die auffälligen Stellen im Originalwortlaut und Verbesserungsvorschläge für die schwachen Formulierungen, zusätzlich als überarbeiteten Gesamttext.

In der kostenlosen Vorschau sehen Sie, wie viele Formulierungen schwächer als „gut“ sind. Der vollständige Bericht kostet einmalig 14,99 €, ohne Abo, das Ergebnis liegt in wenigen Minuten vor. Die hochgeladene Datei wird nach der Verarbeitung gelöscht.

Wie Sie Ihr Zeugnis mit diesen Tabellen Schritt für Schritt selbst prüfen und welche Fehler dabei typisch sind, zeigt die Checkliste im Ratgeber Arbeitszeugnis kostenlos prüfen lassen.

Finden Sie abwertende Formulierungen, haben Sie nach § 109 GewO einen Anspruch auf Berichtigung. Wie Sie ihn durchsetzen, erklärt der Ratgeber Arbeitszeugnis anfechten.

Einzelne Formulierungen im Detail

Diese Formulierungen und Noten sind die häufigsten Anlässe, im eigenen Zeugnis nachzuschlagen. Die Artikel erklären jeweils Bedeutung, Note und eine bessere Fassung:

• „Stets bemüht“ im Arbeitszeugnis: warum die Formulierung so schlecht ist

• „Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“: die Zufriedenheitsformel und ihre Noten

• Auffassungsgabe im Arbeitszeugnis: Formulierungen von sehr gut bis mangelhaft

• Arbeitszeugnis Note 2 und Note 3: Muster und Bedeutung

• Schlechtes Arbeitszeugnis: erkennen und richtig reagieren

Zusammenfassung

Arbeitszeugnis Formulierungen sind ein festes Bewertungssystem: Jeder Bereich, von Fachwissen bis Schlussformel, hat seine eigene Skala, und Zeitadverbien, Steigerungen und Einschränkungen verschieben die Note. Wer die Tabellen kennt, kann ein Zeugnis Satz für Satz benoten und erkennt, wo es uneinheitlich wird.

Drei Punkte bleiben wichtig: Die Zufriedenheitsformel allein reicht nicht, Sozialverhalten und Schlussformel zählen mit. Für eine bessere Note als 3 brauchen Sie Belege, für eine schlechtere muss der Arbeitgeber sie liefern. Und wer schnell Gewissheit möchte, lässt die Formulierungen von der Arbeitszeugnisanalyse bewerten. Wer sich international bewirbt, findet im Ratgeber zum Arbeitszeugnis auf Englisch, wie die Bewertung für ausländische Arbeitgeber übersetzt wird.

Häufig gestellte Fragen