Zahlungserinnerung und Mahnung: Vorlage mit Verzugszinsen
Rechnung, Betrag und Fälligkeit eintragen: Sie erhalten eine freundliche Zahlungserinnerung oder eine Mahnung mit berechneten Verzugszinsen, Pauschale und neuer Zahlungsfrist.
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Zahlungserinnerung und Mahnung
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Der nächste Schritt
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Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Eine Zahlungserinnerung ist der freundliche erste Schritt: Die Rechnung ist fällig, aber noch nicht bezahlt, und Sie bitten um Zahlung bis zu einem neuen Termin. Eine Mahnung ist rechtlich die Aufforderung zur Leistung nach Fälligkeit. Mit ihr kommt der Schuldner in Verzug, wenn er es nicht schon ist (§ 286 BGB). Eine bestimmte Form oder eine Zahl von Mahnungen schreibt das Gesetz nicht vor.
Wann der Verzug beginnt
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Nennt die Rechnung einen Termin nach dem Kalender, etwa „zahlbar bis 15.09.2026“, beginnt der Verzug am Tag danach, ohne Mahnung (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB).
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Sonst kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung darauf hingewiesen hat (§ 286 Abs. 3 BGB).
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In allen anderen Fällen beginnt der Verzug mit dem Zugang der Mahnung.
Verzugszinsen und Pauschale
Während des Verzugs schuldet der Schuldner Zinsen: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn ein Verbraucher beteiligt ist, neun Prozentpunkte, wenn beide Seiten Unternehmer sind (§ 288 BGB). Der Basiszinssatz beträgt seit dem 01.07.2026 1,52 %. Ist der Schuldner kein Verbraucher, kommt eine Pauschale von 40 € hinzu (§ 288 Abs. 5 BGB). Der Rechner zählt die Zinsen Tag für Tag und berücksichtigt den Wechsel des Basiszinssatzes zum 1. Januar und 1. Juli.
Beispiel
| Angabe | Wert |
|---|---|
| Rechnung zwischen zwei Unternehmen, zahlbar bis | 15.09.2026, 1.200,00 € |
| Verzug seit | 16.09.2026 |
| Verzugszinsen bis zur Mahnung am 21.10.2026 | 12,45 € (10,52 % im Jahr, 36 Tage) |
| Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB | 40,00 € |
| Zu zahlen insgesamt | 1.252,45 € |
Mahngebühren und nächste Schritte
Für die Mahnung selbst dürfen Sie nur Ihre tatsächlichen Kosten verlangen, etwa für Porto, und erst für Schreiben nach Beginn des Verzugs. Pauschale Mahngebühren von 5 oder 10 € sind gegenüber Verbrauchern oft angreifbar. Zahlt der Schuldner auch nach der Mahnung nicht, bleibt das gerichtliche Mahnverfahren. Behalten Sie die Verjährung im Blick: Die meisten Forderungen verjähren nach drei Jahren zum Jahresende (§§ 195, 199 BGB).
Sie haben selbst eine Mahnung oder ein Inkassoschreiben erhalten? Ob Forderung, Zinsen und Inkassokosten stimmen, prüft die Inkassoprüfung von ProofDocs.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Die Zahlungserinnerung ist eine freundliche Bitte um Zahlung nach Fälligkeit. Die Mahnung ist die förmliche Aufforderung zur Zahlung, mit der der Schuldner in Verzug kommt, wenn er es nicht schon ist (§ 286 BGB). Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz für keines von beiden vor.
Wie viele Mahnungen muss ich schicken?
Eine einzige genügt. Die Regel von drei Mahnungen ist eine verbreitete Übung, aber keine gesetzliche Pflicht. Ist der Schuldner schon durch einen festen Zahltermin in Verzug, brauchen Sie gar keine Mahnung.
Wie hoch sind die Verzugszinsen?
Fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn ein Verbraucher beteiligt ist, neun Prozentpunkte zwischen Unternehmen (§ 288 BGB). Mit dem Basiszinssatz von 1,52 % ab dem 01.07.2026 sind das 6,52 % und 10,52 % im Jahr.
Wann darf ich die 40-Euro-Pauschale verlangen?
Wenn der Schuldner kein Verbraucher ist und mit einer Entgeltforderung in Verzug ist (§ 288 Abs. 5 BGB). Gegenüber Privatpersonen gibt es die Pauschale nicht.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Nur in Höhe Ihrer tatsächlichen Kosten, etwa für Porto und Papier, und erst für Schreiben nach Beginn des Verzugs. Die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, ist nicht erstattungsfähig.
Werden meine Angaben gespeichert?
Nein. Die Vorlage arbeitet nur mit den Angaben, die Sie eintragen, und speichert sie nicht. Gezählt wird lediglich, wie oft sie an einem Tag ein Ergebnis zeigt.
Weitere kostenlose Rechner und Vorlagen
Die Berechnung folgt den gesetzlichen Regeln und gibt eine Orientierung. Verträge, Tarifverträge und Besonderheiten Ihres Falls können abweichen. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.