Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Manuel Ennsfellner (Einzelunternehmer)
Gadern 45
4775 Taufkirchen an der Pram
Österreich

E-Mail: info@proofdocs.de
Website: https://proofdocs.de

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Nutzer unserer Website und Dienstleistungen. Sie informiert über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten. Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher, weiblicher und diverser Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.

Rechtliche Grundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG). Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage dies erlaubt.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir stützen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Sie haben Ihre Einwilligung zur Verarbeitung erteilt.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Die Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich, sofern Ihre Interessen nicht überwiegen.

Verweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Die vertraglichen Bedingungen für die Nutzung unserer Dienstleistungen finden Sie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Automatisch erhobene Daten

Bei der rein informatorischen Nutzung unserer Website erheben wir automatisch technische Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (aufgerufene Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• Übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anfrage kommt (Referrer)
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Sprache und Version der Browsersoftware

Zweck und Rechtsgrundlage

Diese Daten sind technisch erforderlich, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung und Sicherheit der Website). Die Daten werden nach höchstens 30 Tagen automatisch gelöscht.

Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht sowie bei Erstattungsanfragen die Referenznummer und der Erstattungsgrund) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Zusätzlich speichern wir beim Absenden des Formulars automatisch Ihre IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers, um Missbrauch des Formulars zu erkennen und abzuwehren. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Rechtsgrundlage

Bezieht sich Ihre Anfrage auf ein bestehendes oder angestrebtes Vertragsverhältnis, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In allen anderen Fällen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Speicherdauer

Die Daten werden gespeichert, bis die Anfrage abschließend bearbeitet ist. Bei vertragsbezogenen Anfragen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Einwilligung in werbliche Ansprache

Eine werbliche Ansprache findet derzeit nicht statt. Wir versenden keine Newsletter und nutzen Ihre Daten nicht für Werbezwecke. Sollten wir künftig eine werbliche Ansprache aufnehmen, holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gesondert ein; die folgenden Angaben beschreiben, was dann gelten würde.

Vorgesehener Umfang

• Die werbliche Ansprache würde ausschließlich über die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse erfolgen.
• Inhaltlich umfasst sie Informationen über unsere Dienstleistungen, Kundenzufriedenheitsbefragungen und Angebote.
• Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte für deren Werbezwecke weiter.

Rechtsgrundlage und Widerruf

Die Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine formlose Nachricht an info@proofdocs.de senden. Jede künftige Werbe-E-Mail würde zusätzlich einen Abmeldelink enthalten.

Beschreibung der Datenverarbeitung

Bei Nutzung unserer Dienstleistungen werden Ihre hochgeladenen Dokumente automatisch verarbeitet und analysiert. Das aktuelle Dienstleistungsangebot ist auf der Website einsehbar.

Kategorien verarbeiteter Daten

Stammdaten: Name und weitere Angaben gemäß dem jeweiligen Formular. Für die Analyseprodukte erheben wir keine Kontaktdaten; eine E-Mail-Adresse erhalten wir ausschließlich über das Kontaktformular oder – bei einem Kauf – von PayPal.
Beschäftigungsdaten: Je nach gewählter Dienstleistung: Beruf, Arbeitgeber, Gehalt (monatliches Bruttogehalt), Geschlecht, Beschäftigungszeitraum, Vertragsart, Beschäftigungsumfang und weitere arbeitsrechtlich relevante Angaben.
Dokumentendaten: Die in Ihren hochgeladenen Dokumenten enthaltenen Informationen wie Namen, Adressen, Beschäftigungszeiträume, Tätigkeitsbeschreibungen und Beurteilungen.
Standortdaten: Postleitzahl und Stadt (optional).
Technische Daten: IP-Adresse, Browser-Typ und Betriebssystem, Referrer-URL sowie Tracking-Parameter (z. B. UTM-Parameter, Google Click ID).
Einwilligungsdaten: Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung.

Verarbeitungsprozess

1. Ihre Dokumente werden über eine SSL-verschlüsselte Verbindung an unsere Server übermittelt.
2. Die Dokumente werden mittels OCR-Technologie in maschinenlesbaren Text umgewandelt.
3. Der extrahierte Text wird durch KI-gestützte Algorithmen ausgewertet.
4. Die Ergebnisse werden Ihnen über einen individuellen Zugangslink bereitgestellt.
5. Eine manuelle Einsichtnahme in Ihre Dokumente durch unsere Mitarbeiter erfolgt im Regelfall nicht.

Speicherdauer und Löschung

Ihre hochgeladenen Dateien (PDF, Bild- oder Word-Datei) werden nach der automatisierten Verarbeitung von unseren Servern gelöscht; die Ausnahmen nennt der Abschnitt zur Speicherdauer. Der daraus erkannte Text und die Analyseergebnisse werden in unserer Datenbank gespeichert, sind über Ihren individuellen Zugangslink abrufbar und werden nach den dort genannten Fristen gelöscht. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, über den Zugangslink Ihre Ergebnisse zu deaktivieren und den Zugang unwiderruflich zu sperren. Darüber hinaus können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten per E-Mail an info@proofdocs.de beantragen. Bei einem Kauf bleiben die Rechnungsdaten bis zum Ende der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist erhalten.

Besondere Datenkategorien (Art. 9 DSGVO)

In Ihren hochgeladenen Dokumenten (z. B. Arbeitszeugnisse, Arbeitsverträge) können vereinzelt besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten sein, etwa Angaben zur Gesundheit oder zur Gewerkschaftszugehörigkeit. Durch das aktive Hochladen Ihrer Dokumente und die Bestätigung der Datenschutzerklärung willigen Sie gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO ausdrücklich in die Verarbeitung dieser Daten zum Zweck der von Ihnen beauftragten Analyse ein. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)

Unsere Dienstleistungen nutzen KI-gestützte Algorithmen zur automatisierten Analyse Ihrer Dokumente. Die dabei erzeugten Bewertungen und Empfehlungen stellen ausschließlich unverbindliche Informationsangebote dar und entfalten keine rechtliche Wirkung und keine vergleichbar erhebliche Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 Abs. 1 DSGVO. Es findet keine automatisierte Einzelentscheidung statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet. Die Ergebnisse dienen als Orientierungshilfe, die Sie eigenverantwortlich bewerten und bei Bedarf durch professionelle Rechtsberatung ergänzen sollten.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Weitere Informationen finden Sie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Einsatz von OpenAI

Wir nutzen KI-Dienste von OpenAI Ireland Ltd, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland, für die automatisierte Analyse Ihrer Dokumente. Die Verarbeitung durch OpenAI erfolgt in den USA.

Art der übermittelten Daten

Bei den Analyseprodukten (Arbeitszeugnisanalyse, Arbeitsvertragsanalyse) wird an OpenAI ausschließlich der aus Ihren Dokumenten extrahierte Textinhalt übermittelt; die ursprünglichen Bilddateien oder PDFs werden nicht übermittelt. Bei der Arbeitszeugniserstellung werden stattdessen die von Ihnen eingegebenen Formularangaben übermittelt — einschließlich des Namens, der Position, des Beschäftigungszeitraums und des Unternehmens —, weil diese Angaben in das erzeugte Zeugnis einfließen.

Datenübermittlung in die USA

Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Wir haben mit OpenAI einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. OpenAI verpflichtet sich, die übermittelten Daten nicht für eigene Trainingszwecke zu verwenden.

Weitere Informationen

Datenschutzerklärung von OpenAI: https://openai.com/policies/privacy-policy

Einsatz von Google Document AI

Wir nutzen Google Document AI, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, zur optischen Zeichenerkennung (OCR). Dieser Dienst wandelt Ihre hochgeladenen Dokumente in maschinenlesbaren Text um.

Art der übermittelten Daten

An Google Document AI werden Ihre hochgeladenen Dokumente in ihrer Gesamtheit übermittelt, einschließlich aller darin enthaltenen Informationen.

Serverstandort

Die Texterkennung läuft über den europäischen Endpunkt von Document AI und damit in der Europäischen Union. Soweit Google für den Betrieb des Dienstes Daten in die USA übermittelt, gelten EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Datenlöschung

Die Dokumente werden ausschließlich zur OCR-Verarbeitung verwendet und nach Abschluss der Verarbeitung gemäß den vertraglichen Vereinbarungen bei Google gelöscht.

Weitere Informationen

Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

Webanalyse mit Google Analytics

Diese Website nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics verwendet Cookies zur Analyse der Websitenutzung. Dabei können Daten auch an Server der Google LLC in den USA übermittelt werden; hierfür gelten EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

IP-Anonymisierung

Google Analytics kürzt IP-Adressen standardmäßig innerhalb der EU/des EWR, bevor sie übermittelt werden. Die gekürzte IP-Adresse allein lässt keinen Rückschluss auf Ihre Person zu. Google Analytics verarbeitet daneben jedoch weitere Kennungen, etwa eine im Cookie gespeicherte Gerätekennung, sodass ein Personenbezug nicht in jedem Fall ausgeschlossen werden kann. Die Verarbeitung findet ausschließlich nach Ihrer Einwilligung statt.

Widerspruch und Opt-out

Sie können die Erfassung durch Google Analytics verhindern, indem Sie:

• Ihre Cookie-Einstellungen über unser Cookie-Banner anpassen
• Das Browser-Add-on zur Deaktivierung installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

Rechtsgrundlage

Vor Ihrer Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen; es werden weder Cookies gesetzt noch Daten an Google übermittelt. Erteilen Sie über unser Cookie-Banner Ihre Einwilligung, erfolgt die Messung einschließlich Cookies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die dabei übertragene Seitenadresse wird zuvor um die Kennung Ihres Berichts bereinigt: Google erhält also die Information, dass eine Berichtsseite aufgerufen wurde, nicht aber den Link, über den Ihr Bericht erreichbar ist; Sie können diese Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen im Seitenfuß widerrufen. Wir haben mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Einsatz von Hotjar

Diese Website nutzt Hotjar, einen Webanalysedienst der Hotjar Ltd., Dragonara Business Centre, 5th Floor, Dragonara Road, Paceville, St Julian's STJ 3141, Malta. Hotjar erfasst das Nutzungsverhalten zur Verbesserung unserer Website. IP-Adressen werden vor der Speicherung anonymisiert.

Erfasste Daten und Session-Aufzeichnungen

Hotjar erfasst standardmäßig: Klicks, Mausbewegungen, Scrolltiefe, verwendete Endgeräte und Browser, ungefähre geografische Region (auf Stadtebene) sowie Verweildauer auf einzelnen Seiten. Hotjar kann zudem Session-Aufzeichnungen erstellen, in denen Ihre Mausbewegungen, Klicks und Scroll-Verhalten als anonymisiertes Video für Auswertungszwecke gespeichert werden. Eingaben in Formularfelder (z. B. Name, E-Mail, Texte) werden vor der Aufzeichnung serverseitig durch Hotjar maskiert (sogenannter „Suppress mode“) und sind im aufgezeichneten Material nicht lesbar. Auf Ihrem Analysebericht, der Ihre Dokumentinhalte anzeigt, sowie auf der zugehörigen Bestätigungs- und Freischaltungsseite wird Hotjar darüber hinaus gar nicht erst geladen. Dort findet keinerlei Session-Aufzeichnung statt, sodass Ihr Zeugnis-, Vertrags- oder Kündigungstext zu keinem Zeitpunkt Gegenstand einer Aufzeichnung sein kann.

Rechtsgrundlage und Opt-out

Die Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie über das Cookie-Banner erteilen und jederzeit über die Cookie-Einstellungen im Seitenfuß widerrufen können.

Einsatz des Meta Pixels

Diese Website nutzt das Meta Pixel (ehemals Facebook Pixel), einen Analysedienst von Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Das Pixel erfasst Informationen über Ihr Nutzungsverhalten zur Messung der Werbewirksamkeit und zur Anzeige personalisierter Werbung.

Erhobene Daten

Das Pixel erfasst: Seitenaufrufe, Klickverhalten, Gerät und Browser, IP-Adresse sowie Conversion-Events.

Datenübermittlung und Rechtsgrundlage

Meta kann Daten an Server in den USA übermitteln. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln. Die Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Datenschutzerklärung: https://www.facebook.com/privacy/policy/

Zahlungsdienstleister

Zur Abwicklung von Zahlungen nutzen wir PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg.

Art der übermittelten Daten

Bei einer Zahlung übermitteln wir an PayPal: Zahlungsbetrag, Währung, Transaktionsbeschreibung und die Referenz Ihres Berichts. Umgekehrt erhalten wir von PayPal als Bestandteil der Zahlungsbestätigung den Zahlungsdatensatz, darunter Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre PayPal-Kundennummer, die Transaktionsnummer, Ihr Länderkennzeichen und bei Käufen vor dem 22.09.2026 auch die bei PayPal hinterlegte Adresse; wir speichern ihn für die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht. Das Länderkennzeichen dient allein der umsatzsteuerlichen Zuordnung Ihres Kaufs.

Eigenverantwortlichkeit

PayPal ist eigenständiger Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Zahlungsdaten. Wir erhalten lediglich eine Bestätigung über den Zahlungseingang, keine detaillierten Zahlungsdaten.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Datenschutzerklärung: https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full

Hosting-Anbieter

Unsere Website wird bei der OVH GmbH, St. Johanner Str. 41-43, 66111 Saarbrücken, Deutschland gehostet. Alle Server befinden sich in Deutschland.

Verarbeitete Daten

OVH verarbeitet als Auftragsverarbeiter alle bei der Websitenutzung anfallenden Daten: Log-Dateien, hochgeladene Dokumente, Analyseergebnisse und alle weiteren gespeicherten Informationen.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an zuverlässigem Hosting). Wir haben mit OVH einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Datenschutzinformationen: https://www.ovhcloud.com/de/personal-data-protection/

E-Mail-Dienstleister

Für den E-Mail-Versand (Weiterleitung von Kontaktanfragen an unser Postfach) nutzen wir den SMTP-Dienst unseres Hosting-Anbieters OVH GmbH, St. Johanner Str. 41-43, 66111 Saarbrücken, Deutschland. Der E-Mail-Versand erfolgt über verschlüsselte Verbindungen (SSL/TLS).

Verarbeitete Daten

Über den E-Mail-Dienst werden verarbeitet: E-Mail-Adressen, E-Mail-Inhalte und Versandzeitpunkte.

Serverstandort und Rechtsgrundlage

Die E-Mail-Server befinden sich in der Europäischen Union. Es findet keine Datenübermittlung in Drittländer statt. Wir haben mit OVH einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (transaktionale E-Mails) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (werbliche E-Mails). Datenschutzinformationen: https://www.ovhcloud.com/de/personal-data-protection/

Cookie-Consent-Tool

Wir nutzen das Cookie-Consent-Tool von TermsFeed Inc., 111 N. Market Street, Suite 300, San Jose, CA 95113, USA, zur Verwaltung Ihrer Cookie-Präferenzen.

Funktionsweise

Das Tool speichert Ihre Cookie-Einstellungen lokal auf Ihrem Gerät und stellt sicher, dass nur die von Ihnen genehmigten Cookies gesetzt werden.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an rechtskonformer Einwilligungsverwaltung). Da der Anbieter seinen Sitz in den USA hat, werden dabei technisch bedingt Verbindungsdaten (insbesondere Ihre IP-Adresse) in ein Drittland übermittelt. Für diese Übermittlung stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Ein Angemessenheitsbeschluss liegt für den Anbieter nicht vor; es besteht daher das Restrisiko, dass US-Behörden auf diese Daten zugreifen und hiergegen kein den EU-Standards entsprechender Rechtsbehelf zur Verfügung steht. Datenschutzinformationen: https://www.termsfeed.com/privacy-policy/

Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Sie dienen dazu, unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten und bestimmte Funktionen zu ermöglichen.

Arten von Cookies

• Technisch notwendige Cookies: Diese sind für den Betrieb der Website erforderlich. Das Sitzungs-Cookie (__Host-sessionid) wird nach 14 Tagen gelöscht, das Sicherheits-Cookie gegen websiteübergreifende Anfragefälschung (__Host-csrftoken) nach einem Jahr. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

• Analyse- und Marketing-Cookies: Diese Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt und dienen der Analyse des Nutzerverhaltens. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

• Lokale Speicherung (Web Storage): Zusätzlich zu Cookies verwenden wir die lokale Speicherung (localStorage) Ihres Browsers, um Designeinstellungen (helles oder dunkles Design) und den Zustand der Seitenleiste (ein- oder ausgeklappt) zu speichern. Beide Werte werden schon beim ersten Aufruf mit der Voreinstellung angelegt, damit die Umschalter der Seite funktionieren. Diese Daten werden ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät gespeichert und nicht an unsere Server übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nutzerfreundlichen Darstellung).

Cookie-Verwaltung

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über unser Cookie-Banner anpassen. Zudem können Sie in Ihrem Browser die Annahme von Cookies einschränken oder deaktivieren. Bitte beachten Sie, dass dadurch einige Funktionen der Website möglicherweise nicht vollständig nutzbar sind.

Konkrete Cookie-Übersicht

In unserem Cookie-Banner unter „Cookie-Einstellungen“ wählen Sie je Kategorie, welche Anbieter geladen werden dürfen; die Oberfläche stellt unser Cookie-Consent-Anbieter (TermsFeed, Abschnitt 15) bereit. Namen und Speicherdauer der einzelnen Cookies legen die jeweiligen Anbieter fest und nennen sie in ihren Datenschutzhinweisen. Aktuell eingesetzte Anbieter sind: Google Analytics 4 (Abschnitt 9), Hotjar (Abschnitt 10) und Meta Pixel (Abschnitt 11). Technisch notwendige Cookies betreffen ausschließlich Django-Sitzungs-Cookies (__Host-sessionid, __Host-csrftoken) sowie die vom Cookie-Consent-Tool gesetzte Einwilligungs-Speicherung.

Grundsätze der Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben.

Speicherfristen im Einzelnen

• Hochgeladene Dokumente: Werden unmittelbar nach der automatisierten Verarbeitung von unseren Servern gelöscht. Bricht die Verarbeitung ab, nachdem sie begonnen hat, wird die Datei mit dem nächsten nächtlichen Wartungslauf entfernt. Hat ein Auftrag den Verarbeitungsdienst dagegen nie erreicht, bleibt die Datei zunächst liegen — sie könnte noch in der Warteschlange stehen und nach einer Störung von selbst verarbeitet werden. Spätestens mit dem DSGVO-Löschlauf wird auch sie entfernt (Standardfrist: 30 Tage nach Erstellung).
• Unbezahlte Analyseberichte (Arbeitszeugnisanalyse, Arbeitsvertragsanalyse, Arbeitszeugniserstellung): Werden 7 Tage nach Erstellung automatisch deaktiviert, sofern keine Freischaltung über PayPal erfolgt. Nach Ablauf der 7 Tage ist der individuelle Zugangslink nicht mehr abrufbar. Die Daten verbleiben anschließend in der Datenbank, bis sie durch den nächtlichen DSGVO-Löschlauf (Art. 5 (1) lit. e DSGVO) vollständig entfernt werden (Standardfrist: 30 Tage nach Erstellung).
• Bezahlte Analyseberichte (Arbeitszeugnisanalyse, Arbeitsvertragsanalyse, Arbeitszeugniserstellung): Bleiben 30 Tage ab der Freischaltung über den individuellen Zugangslink abrufbar. Nach 30 Tagen werden der sensible Inhalt (OCR-Text, KI-Bewertungen, erstelltes Arbeitszeugnis) sowie IP-Adresse und Browserkennung automatisch gelöscht (Art. 5 (1) lit. e DSGVO). Mit ihnen werden die zum Auftrag erfassten Eckdaten gelöscht (etwa Berufsbezeichnung, Arbeitgeber, Gehaltsangabe, Postleitzahl und Ort, Dokumentdatum, Geschlecht). Gespeichert bleiben für die steuerrechtlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist (10 Jahre ab Ende des Jahres des Kaufs) die für die Rechnung erforderlichen Metadaten (Datum, der Zahlungsdatensatz von PayPal, Name, E-Mail-Adresse, Länderkennzeichen), die Noten je Kategorie sowie die Kennung der verwendeten KI-Modellversion; danach wird der Datensatz vollständig gelöscht. Ebenfalls erhalten bleiben die Herkunftsangaben des Aufrufs (Referrer, Kampagnenparameter), die wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Auswertung unserer Vertriebskanäle verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Kündigungsanalyse-Berichte (kostenlos): Bleiben bis zur Deaktivierung durch den Nutzer über den individuellen Zugangslink, bis zur beantragten Löschung per E-Mail oder bis zum nächtlichen DSGVO-Löschlauf abrufbar (Standardfrist: 30 Tage nach Erstellung).
• Kontaktanfragen: Werden 180 Tage nach Eingang gelöscht. Bei Erstattungsfällen werden nach dieser Frist Nachricht, Erstattungsgrund, Telefonnummer, Herkunftsangaben, IP-Adresse und Browserkennung gelöscht; Name, E-Mail-Adresse, Referenznummer und Art der Erstattung bleiben für die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist erhalten, weil die Gutschrift wie die Rechnung ihren Empfänger nennen muss, und werden danach gelöscht. Die Kopie einer Kontaktanfrage in unserem E-Mail-Postfach wird nicht automatisch gelöscht; auf Anfrage löschen wir sie.
• Vertragsdaten: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie für die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ab Ende des Jahres des Kaufs (Aufzeichnungen im One-Stop-Shop-Verfahren, Art. 369k Abs. 2 MwStSystRL).
• Cookies: Das Sitzungs-Cookie (__Host-sessionid) 14 Tage, das Sicherheits-Cookie (__Host-csrftoken) ein Jahr; weitere Cookies gemäß Cookie-Banner.
• Verarbeitungsprotokolle der Auftragsabwicklung: Für die technische Abarbeitung Ihres Auftrags legen wir einen internen Verarbeitungsdatensatz an, der die Auftragskennung und den Dateinamen der hochgeladenen Datei enthält. Diese Datensätze werden mit dem nächtlichen Löschlauf entfernt (Standardfrist: 30 Tage).
• Sitzungsdaten auf dem Server: Zu jedem Sitzungs-Cookie gehört ein serverseitiger Datensatz, in dem für den Kaufvorgang der Preis des zuletzt aufgerufenen Berichts hinterlegt wird. Er wird mit dem nächtlichen Wartungslauf entfernt, sobald die Sitzung abgelaufen ist (Laufzeit des Sitzungs-Cookies: 14 Tage).
• Log-Dateien: Server- und Anwendungsprotokolle werden nach höchstens 30 Tagen automatisch gelöscht.
• Datensicherungen: Zur Ausfallsicherheit erstellen wir Sicherungskopien der Datenbank: eine nächtliche Sicherung, von der die jüngsten 14 Stände aufbewahrt werden, und vor jeder Aktualisierung der Website eine weitere, die höchstens 30 Tage erhalten bleibt; ältere werden automatisch gelöscht. Ein Löschbegehren setzen wir im laufenden Betrieb sofort um. In einer noch vorhandenen Sicherungskopie können die Daten bis zu deren Überschreibung technisch bedingt weiterbestehen; sie werden dort nicht mehr verarbeitet und mit dem Auslaufen der Sicherung endgültig entfernt.

Betroffenenrechte nach der DSGVO

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Ihre Rechte im Einzelnen

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht zu erfahren, welche Daten wir über Sie verarbeiten.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“).
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen.
• Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen.

Ausübung Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@proofdocs.de oder an die im Impressum genannte Postanschrift.

Zuordnung Ihrer Anfrage

Damit wir Ihre Daten finden können, benötigen wir ein Merkmal, das Ihren Vorgang eindeutig bezeichnet: die Referenz Ihres Berichts (der individuelle Zugangslink oder die auf der Berichtsseite angezeigte Referenz-ID) oder – bei einer Freischaltung – die PayPal-Transaktionsnummer. Bitte geben Sie eines davon in Ihrer Anfrage an. Käufe und Kontaktanfragen finden wir auch über Ihre E-Mail-Adresse, bei Käufen über die Ihres PayPal-Kontos. Unbezahlte Berichte können wir ohne ein solches Merkmal nicht zuordnen: Unsere Produktformulare erheben keine E-Mail-Adresse; einen Namen erhebt allein die Arbeitszeugniserstellung, und zwar als Inhalt des zu erstellenden Zeugnisses, nicht als Kontaktdatum. Wir speichern keine Kundenkonten – Ihr Vorgang ist für uns also mit nichts verknüpft, das Sie als Person benennen könnten. Das ist keine Hürde, sondern die Folge unserer Datensparsamkeit; es bedeutet zugleich, dass wir aus unserem Bestand heraus nicht feststellen können, welche Berichte zu Ihnen gehören.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde in Österreich:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: https://www.dsb.gv.at

Für Betroffene aus Deutschland:
Sie können sich auch an die für Ihren Wohnort zuständige Landesdatenschutzbehörde wenden.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir setzen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ein:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Zugriffsgeschützte Speicherung hochgeladener Dokumente auf Servern in Deutschland
• Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungskonzepte
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Firewalls und Intrusion-Detection-Systeme
• Regelmäßige Datensicherungen
• Auftragsverarbeitungsverträge mit allen externen Dienstleistern

Serverstandort

Unsere Server befinden sich in Deutschland und unterliegen dem deutschen und europäischen Datenschutzrecht.