Nebenkostenabrechnung Frist: zu spät oder rechtzeitig?
Abrechnungszeitraum und Zugang eingeben: Sie sehen, bis wann die Abrechnung bei Ihnen sein musste, ob eine Nachzahlung noch verlangt werden kann und bis wann Sie widersprechen können.
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Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung kommen?
Der Vermieter muss über die Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss Ihnen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Endet der Zeitraum am 31.12.2025, muss die Abrechnung also bis zum 31.12.2026 bei Ihnen sein. Es zählt der Zugang, nicht das Datum auf der Abrechnung und nicht der Tag, an dem der Vermieter sie abschickt. Kommt sie am 02.01.2027 an, ist sie zu spät.
Der Rechner nimmt das Ende Ihres Abrechnungszeitraums und rechnet zwölf Monate weiter. Tragen Sie zusätzlich ein, wann die Abrechnung bei Ihnen ankam, sagt er Ihnen, ob sie rechtzeitig war und bis wann Sie Einwendungen erheben können.
Was eine verspätete Abrechnung bedeutet
Kommt die Abrechnung zu spät, kann der Vermieter eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen. Das gilt nur dann nicht, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat, etwa weil der Versorger die eigene Rechnung erst sehr spät geschickt hat. Diese Ausnahme muss der Vermieter darlegen. Ein Guthaben müssen Sie dagegen auch nach einer verspäteten Abrechnung erhalten: Die Frist schützt Mieter, nicht Vermieter.
Kommt gar keine Abrechnung, können Sie nach Ablauf der Frist verlangen, dass der Vermieter abrechnet. Bei einem beendeten Mietverhältnis können Sie unter Umständen die Vorauszahlungen zurückfordern, solange keine Abrechnung vorliegt.
Ihre Frist für Einwendungen
Auch Mieter haben eine Frist. Einwendungen gegen die Abrechnung müssen Sie spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach können Sie Fehler in der Regel nicht mehr geltend machen, auch wenn die Abrechnung falsch war, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Warten Sie deshalb nicht bis zum letzten Monat: Bitten Sie früh um Einsicht in die Belege und widersprechen Sie schriftlich mit den Punkten, die Sie beanstanden.
Beispiel
| Schritt | Datum |
|---|---|
| Abrechnungszeitraum | 01.01.2025 bis 31.12.2025 |
| Abrechnung muss zugehen bis | 31.12.2026 |
| Abrechnung tatsächlich zugegangen | 15.11.2026, also rechtzeitig |
| Einwendungen spätestens bis | 15.11.2027 |
Rechtzeitig heißt nicht richtig
Die Frist sagt nur, ob der Vermieter noch nachfordern darf. Ob die Abrechnung inhaltlich stimmt, ist eine zweite Frage: Sind nur umlagefähige Kosten nach der Betriebskostenverordnung enthalten? Passt der Umlageschlüssel zum Mietvertrag? Sind die Vorauszahlungen vollständig abgezogen? Stimmen Fläche und Abrechnungszeitraum? Diese Punkte prüft die Nebenkostenprüfung von ProofDocs anhand Ihrer Abrechnung. Auf Wunsch entsteht daraus ein Widerspruch an den Vermieter.
Der Rechner gibt eine Orientierung nach § 556 BGB. Für Gewerberäume gelten die Fristen nicht ohne Weiteres, und Ihr Mietvertrag kann Besonderheiten enthalten.
Häufig gestellte Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung kommen?
Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Endet der Zeitraum am 31.12.2025, muss die Abrechnung bis zum 31.12.2026 bei Ihnen sein. Es zählt der Zugang beim Mieter, nicht das Datum der Abrechnung.
Muss ich eine verspätete Nachzahlung zahlen?
In der Regel nicht. Nach Ablauf der Frist kann der Vermieter eine Nachzahlung nicht mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten, etwa weil eine Versorgerrechnung erst sehr spät kam. Diese Ausnahme muss er darlegen. Ein Guthaben müssen Sie trotzdem erhalten.
Bis wann kann ich Einwendungen erheben?
Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind Einwendungen in der Regel ausgeschlossen, auch wenn die Abrechnung falsch war. Widersprechen Sie deshalb früh, schriftlich und mit den konkreten Punkten.
Was ist, wenn gar keine Abrechnung kommt?
Nach Ablauf der Frist können Sie verlangen, dass der Vermieter abrechnet. Eine Nachforderung ist dann in der Regel ausgeschlossen, ein Guthaben können Sie trotzdem verlangen. Bei einem beendeten Mietverhältnis kommt unter Umständen eine Rückforderung der Vorauszahlungen in Betracht.
Darf der Abrechnungszeitraum länger als ein Jahr sein?
Nein. Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Der Zeitraum muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen, er darf aber zwölf Monate nicht überschreiten. Der Rechner weist darauf hin, wenn Ihr Zeitraum länger ist.
Kann ich die Belege einsehen?
Ja. Sie haben das Recht, die Rechnungen und Verträge einzusehen, auf denen die Abrechnung beruht, in der Regel beim Vermieter oder der Hausverwaltung. Bis Sie Einsicht erhalten haben, können Sie eine Nachzahlung in der Regel zurückhalten. Fotos der Belege dürfen Sie meist selbst anfertigen.
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Die Berechnung folgt den gesetzlichen Regeln und gibt eine Orientierung. Verträge, Tarifverträge und Besonderheiten Ihres Falls können abweichen. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.