Überstunden, Urlaubsabgeltung und Lohn einfordern

Überstunden auszahlen lassen, Urlaubsabgeltung und Lohn schriftlich einfordern

Überstunden auszahlen lassen, offenen Urlaub vergütet bekommen, einen zugesagten Bonus erhalten: Solche Ansprüche gehen selten verloren, weil sie nicht bestehen, sondern weil sie zu spät oder zu ungenau eingefordert werden. Die meisten Arbeitsverträge und viele Tarifverträge enthalten eine Ausschlussfrist. Wer einen Anspruch nicht innerhalb dieser Frist schriftlich geltend macht, verliert ihn endgültig, auch wenn er unstreitig war. Besonders oft passiert das am Ende eines Arbeitsverhältnisses, wenn vieles gleichzeitig zu klären ist.

Das Anspruchsschreiben ist ein Geltendmachungsschreiben an Ihren Arbeitgeber. Es führt jeden Anspruch einzeln auf, so konkret wie Ihre Angaben es erlauben, nennt Ihre Nachweise und setzt eine Zahlungsfrist mit Datum. ProofDocs erstellt das Schreiben in wenigen Minuten, versendet es aber nicht. Sie schicken es selbst ab, so dass Sie den Zugang in der Hand haben und nachweisen können.

Warum die Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag so gefährlich ist

Eine Ausschlussfrist, auch Verfallfrist genannt, verlangt, dass ein Anspruch innerhalb einer bestimmten Zeit nach seiner Fälligkeit geltend gemacht wird. In Formulararbeitsverträgen muss diese erste Stufe nach der Rechtsprechung mindestens drei Monate betragen. Häufig gibt es eine zweite Stufe: Lehnt der Arbeitgeber ab oder schweigt er, müssen Sie innerhalb einer weiteren Frist klagen. Für Arbeitsverträge, die nach dem 30.09.2016 als Formularvertrag geschlossen wurden, darf die Geltendmachung keine strengere Form als die Textform verlangen (§ 309 Nr. 13 BGB). Eine E-Mail kann dann genügen, beweisen müssen Sie den Zugang trotzdem.

Den Mindestlohn kann eine Ausschlussfrist nicht erfassen (§ 3 MiLoG). Eine Klausel in einem neueren Formularvertrag, die ihn nicht ausnimmt, kann deshalb insgesamt unwirksam sein. Darauf sollten Sie sich aber nicht verlassen, ohne die Klausel prüfen zu lassen. Gibt es keine wirksame Ausschlussfrist, gilt die regelmäßige Verjährung von drei Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 195 BGB). Wie Sie eine Klausel lesen, zeigt der Ratgeber Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag.

Was im Anspruchsschreiben steht

Das Schreiben erfindet nichts dazu und rechnet keine Beträge aus, die Sie nicht genannt haben. Fehlt ein Betrag, bittet es um Abrechnung. Den Ton hält es bestimmt und sachlich, ohne mit einer Klage zu drohen, denn oft läuft das Arbeitsverhältnis noch, und ein höflicher Brief erreicht dann mehr.

Überstunden: wann sie auszuzahlen sind

Ein gesetzlicher Zuschlag für Überstunden existiert nicht. Wer mehr arbeitet als vereinbart, kann aber eine Vergütung erwarten, wenn die Mehrarbeit nach den Umständen nur gegen Bezahlung zu erwarten ist (§ 612 BGB). Im Streit tragen Sie die Last, die Stunden und ihre Anordnung oder Duldung darzulegen (BAG, Urteil vom 04.05.2022 – 5 AZR 359/21). Eine Liste mit Datum, Beginn, Ende und dem Grund der Mehrarbeit ist deshalb Gold wert. Eine pauschale Klausel, nach der „alle Überstunden mit dem Gehalt abgegolten“ sind, ist unwirksam, wenn sie nicht erkennen lässt, wie viele Stunden gemeint sind (BAG, Urteil vom 22.02.2012 – 5 AZR 765/10). Bei sehr hohen Gehältern oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung kann eine Vergütung dagegen ohne ausdrückliche Vereinbarung ausscheiden.

Endet das Arbeitsverhältnis, ist ein Freizeitausgleich oft nicht mehr möglich, und die Stunden sind auszuzahlen. Den Wert einer Stunde berechnen viele mit Monatsgehalt mal drei geteilt durch 13 Wochen und durch die Wochenstunden. Bei 3.900 € brutto und 40 Stunden sind das 22,50 € je Stunde. Ihre Arbeitszeit für einen Zeitraum können Sie mit dem kostenlosen Arbeitszeitrechner zusammenstellen. Mehr dazu im Ratgeber Überstunden auszahlen.

Urlaubsabgeltung: Resturlaub bei Kündigung

Kann Urlaub wegen des Endes des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr genommen werden, ist er abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Wichtig: Urlaub aus früheren Jahren verfällt nur, wenn der Arbeitgeber Sie rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hat (BAG, Urteil vom 19.02.2019 – 9 AZR 423/16). Ohne diesen Hinweis kann sich über Jahre mehr angesammelt haben, als Sie denken. Endet das Arbeitsverhältnis erst noch, fordert das Schreiben zuerst die Gewährung der Tage bis zum Ende und hilfsweise ihre Abgeltung. Wie viele Tage Ihnen anteilig zustehen, berechnet der kostenlose Urlaubsrechner, und Einzelheiten erklärt der Ratgeber Urlaubsabgeltung.

Was Sie vor dem Ausfüllen zusammentragen sollten

• Ihren Arbeitsvertrag und, falls einer gilt, den Tarifvertrag, um die Ausschlussfrist und ihre Form nachzulesen.

• Einen Ausdruck oder Screenshot des Arbeitszeitkontos und die Nachrichten, mit denen Überstunden angeordnet oder gebilligt wurden.

• Ihre letzten Lohnabrechnungen mit dem Stand des Urlaubskontos und eine Zielvereinbarung, wenn es um einen Bonus geht.

Beispiel: Tobias Lang fordert seine Ansprüche vor dem Ende ein

Tobias Lang (erfunden) ist Disponent bei einer Logistikfirma und hat zum 30.11.2026 eine Kündigung erhalten. Er verdient 3.900 € brutto bei 40 Wochenstunden. Offen sind 38 angeordnete Überstunden aus den Monaten Juni bis September 2026 laut Arbeitszeitkonto, 9 Urlaubstage und eine Leistungsprämie für das erste Halbjahr 2026 von 1.200 € brutto, fällig mit der Juli-Abrechnung. Sein Vertrag enthält eine Ausschlussfrist von drei Monaten ab Fälligkeit in Textform.

Er trägt die Ansprüche mit Zeitraum und Beträgen ein, nennt den Ausdruck des Arbeitszeitkontos und die E-Mail, mit der die Überstunden angeordnet wurden, und wählt eine Zahlungsfrist von 14 Tagen. Das Schreiben führt drei Punkte auf: die Vergütung der 38 Überstunden, die Gewährung der 9 offenen Urlaubstage bis zum 30.11.2026, hilfsweise ihre Abgeltung, und die Zahlung der Prämie. ProofDocs berechnet das Fristdatum und legt es auf einen Werktag.

Die Hinweise zum Schreiben machen ihn auf das Wichtigste aufmerksam: Die Überstunden aus dem Juni wurden mit der Juni-Abrechnung fällig, die drei Monate dafür sind Ende September abgelaufen. Für diesen Monat kann die Geltendmachung zu spät kommen. Für Juli bis September und für die Prämie läuft die Frist noch, für die Juli-Stunden und die Prämie aber nur bis etwa Ende Oktober. Er schickt das Schreiben deshalb noch am selben Tag per E-Mail und zusätzlich per Einwurf-Einschreiben und bewahrt eine Kopie mit allen Belegen auf. Rechnerisch geht es bei den Überstunden um 38 mal 22,50 €, also 855 € brutto.

So versenden Sie das Schreiben richtig

• Per Einwurf-Einschreiben oder durch Übergabe gegen Empfangsbestätigung, damit Sie den Zugang vor Ablauf der Frist beweisen können. Verlangt der Vertrag nur Textform, ist eine E-Mail zusätzlich sinnvoll, ersetzt aber keinen Zugangsnachweis.

• Eine Kopie mit allen Nachweisen aufbewahren, auch Screenshots aus der Zeiterfassung, solange Sie noch Zugriff haben.

• Versenden Sie später als am Tag der Erstellung, verschiebt sich das Fristdatum im Schreiben um dieselbe Zahl von Tagen.

• Die zweite Stufe im Blick behalten: Lehnt der Arbeitgeber ab oder schweigt er, verlangen viele Verträge die Klage innerhalb einer weiteren Frist, oft drei Monate.

Was mit Überstunden geschieht, die nie geltend gemacht wurden, erklärt der Ratgeber Verfallen Überstunden?.

Wann eine Anwältin oder ein Anwalt besser ist

Das Anspruchsschreiben ist ein Entwurf aus Ihren Angaben und keine Rechtsberatung. Es wahrt die erste Stufe einer Ausschlussfrist, wenn Sie es rechtzeitig versenden, entscheidet aber nicht, ob ein Anspruch besteht. Lehnt der Arbeitgeber ab, geht es um hohe Beträge, ist die Zahl der Überstunden umstritten oder läuft die zweite Stufe der Ausschlussfrist, sollten Sie eine Fachanwältin, einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder die Rechtsberatung Ihrer Gewerkschaft fragen.