Arbeitszeugniserstellung: Arbeitszeugnis erstellen lassen

Arbeitszeugnis erstellen: Aufbau, Formulierungen und Notenstufen

„Schreiben Sie doch einfach selbst einen Entwurf.“ Diesen Satz hören viele Beschäftigte, wenn sie ihr Zeugnis anfordern. Gerade in kleineren Betrieben ohne Personalabteilung ist es üblich, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter das Arbeitszeugnis selbst vorformuliert und die Vorgesetzte es nur noch prüft und unterschreibt. Das ist eine Chance, denn niemand kennt Ihre Aufgaben und Erfolge besser als Sie. Es ist aber auch eine Falle: Wer ein Arbeitszeugnis erstellen soll, ohne die Zeugnissprache zu beherrschen, schreibt leicht Sätze, die freundlich klingen und doch nur ein „befriedigend“ ausdrücken.

Ein gutes Zeugnis braucht drei Dinge: den richtigen Aufbau, eine konkrete Tätigkeitsbeschreibung und Formulierungen, die in allen Teilen dieselbe Notenstufe tragen. Diese Seite erklärt, worauf es dabei ankommt.

Der Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

1. Überschrift: „Arbeitszeugnis“ oder bei laufendem Arbeitsverhältnis „Zwischenzeugnis“.

2. Einleitung: Name, Dauer der Beschäftigung und Position, auf Wunsch mit einem Satz zum Unternehmen.

3. Tätigkeitsbeschreibung: die Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Befugnisse, die wichtigsten zuerst.

4. Leistungsbeurteilung: Arbeitsbereitschaft, Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg, bei Führungskräften die Führungsleistung, abgeschlossen von der Zufriedenheitsformel.

5. Verhaltensbeurteilung: das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und gegebenenfalls Kunden, in dieser Reihenfolge.

6. Schluss: Beendigungsgrund, Dank, Bedauern und gute Wünsche, beim Zwischenzeugnis der Anlass und der Wunsch nach weiterer Zusammenarbeit.

7. Ort, Datum und Unterschrift einer vorgesetzten Person, auf dem Briefbogen des Unternehmens.

Die Notenstufen der wichtigsten Formeln

Die Note eines Zeugnisses ergibt sich nicht aus einer Zahl, sondern aus feststehenden Formulierungen. Die beiden wichtigsten sind die Zufriedenheitsformel für die Leistung und die Verhaltensformel:

Die Formeln wirken nur im Zusammenspiel. Eine sehr gute Zufriedenheitsformel neben einem bloß „einwandfreien“ Verhalten und einer Schlussformel ohne Dank wirkt widersprüchlich, und Personaler lesen ein solches Zeugnis eher zur schwächeren Stufe hin. Wer ein Arbeitszeugnis erstellen lässt oder selbst schreibt, sollte deshalb für alle Teile bewusst eine Stufe wählen. Ausführliche Beispiele sammelt unser Ratgeber zu den Zeugnisformulierungen.

Die Tätigkeitsbeschreibung: der Teil, der am meisten Arbeit macht

Bewertende Formeln liefert die Zeugnissprache fertig. Die Tätigkeitsbeschreibung dagegen muss individuell sein, und sie ist für künftige Arbeitgeber oft der wichtigste Teil, weil sie zeigt, was Sie tatsächlich gemacht haben. Gute Angaben sind konkret und messbar:

• Verantwortung statt Tätigkeit: „Verantwortung für den Einkauf von Elektronikbauteilen mit einem Jahresvolumen von 2,4 Mio. €“ statt „Bestellungen aufgeben“.

• Befugnisse nennen: Handlungsvollmacht, Budgetverantwortung, Personalverantwortung mit Zahl der Mitarbeitenden.

• Erfolge belegen: ein abgeschlossenes Projekt, eine eingeführte Software, eine gesenkte Fehlerquote.

• Reihenfolge beachten: die anspruchsvollste Aufgabe zuerst, Routinearbeiten am Ende oder gar nicht.

Im Formular tragen Sie dafür drei bis sechs Aufgaben mit Ihren Erfolgen ein. Je konkreter diese Angaben sind, desto individueller wird das Zeugnis. Wie Sie Ihre Aufgaben treffend beschreiben, zeigt unser Ratgeber zur Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis.

Arbeitszeugnis oder Zwischenzeugnis

Ein Arbeitszeugnis zum Ende des Arbeitsverhältnisses steht in der Vergangenheit („Frau Krüger betreute …“) und nennt am Ende den Beendigungsgrund. Ein Zwischenzeugnis steht im Präsens („Frau Krüger betreut …“), nennt den Anlass, etwa einen Wechsel der Vorgesetzten, und schließt mit dem Wunsch nach weiterer guter Zusammenarbeit. Die Erstellung wählt Zeitform und Schluss passend zur gewählten Zeugnisart, zur Auswahl stehen auch Ausbildungs- und Praktikumszeugnis. Was beim Zwischenzeugnis sonst zu beachten ist, lesen Sie im Ratgeber zum Zwischenzeugnis.

Häufige Fehler in selbst geschriebenen Entwürfen

Wer zum ersten Mal ein Zeugnis über sich selbst schreibt, macht oft dieselben Fehler. Sie sind leicht zu vermeiden, wenn man sie kennt:

• Zu viel Bescheidenheit: Aus Scheu vor Eigenlob schreiben viele eine Stufe zu schwach, und die Vorgesetzte unterschreibt genau diese schwächere Fassung.

• Übertreibung: Ein „sehr gut“ in jedem Satz, auch für eine durchschnittliche Leistung, macht den Entwurf unglaubwürdig. Der Arbeitgeber streicht dann oft mehr als nötig.

• Falsche Perspektive: Ein Zeugnis steht in der dritten Person und im sachlichen Stil des Unternehmens, nie in der Ich-Form.

• Gemischte Zeitformen: Präsens und Vergangenheit im selben Zeugnis wirken nachlässig und verraten den Entwurf.

• Fehlende Verstärker: Ohne „stets“ oder „jederzeit“ sinkt die Leistungsbeurteilung um eine Stufe, auch wenn der Rest gut klingt.

• Unzulässige Angaben: Krankheitszeiten, eine Tätigkeit im Betriebsrat oder Einzelheiten eines Streits gehören nicht in ein Zeugnis.

Was die Arbeitszeugniserstellung liefert

Aus Ihren Angaben zu Person, Unternehmen, Beschäftigung und Aufgaben entsteht ein vollständiges qualifiziertes Arbeitszeugnis. Für Leistung, Sozialverhalten und Schlussformulierung wählen Sie jeweils eine Notenstufe von 1 bis 4, und der Text verwendet die dazu passenden Formulierungen. So bleibt das Zeugnis in sich stimmig, auch wenn Sie bewusst unterschiedliche Stufen wählen. Beschäftigungsumfang, Beendigungsgrund und Führungsverantwortung fließen in die passenden Abschnitte ein. Haben Sie Führungsverantwortung angegeben, enthält die Leistungsbeurteilung eigene Sätze zur Führung, denn ihr Fehlen fällt Lesern bei einer Führungskraft sofort auf. Unternehmensbeschreibung und Abteilung ordnen Ihre Position für Leser ein, die das Unternehmen nicht kennen. Alles, was Sie nicht angeben, erfindet der Text nicht, sondern lässt es weg.

Der Text entsteht in wenigen Minuten mit einem KI-Sprachmodell nach Vorgaben von ProofDocs. In der kostenlosen Vorschau sehen Sie, wie das Zeugnis aufgebaut ist. Das vollständige Zeugnis kostet einmalig 14,99 €, ohne Konto und ohne Abo. Sie können es kopieren, ausdrucken und Ihrem Arbeitgeber als Entwurf vorlegen.

Beispiel: der Entwurf für die eigene Vorgesetzte

Markus Weber war vier Jahre Sachbearbeiter im Einkauf eines Elektronikhändlers und wechselt zu einem anderen Unternehmen. Seine Teamleiterin bittet ihn, einen Entwurf für sein Arbeitszeugnis zu liefern. Er trägt ein: Verantwortung für 120 Lieferanten, Umstellung der Bestellabwicklung auf ein neues Warenwirtschaftssystem, Einarbeitung von zwei Auszubildenden, Senkung der Lieferzeiten bei Standardteilen. Als Stufen wählt er für alle drei Bereiche eine 2, weil er eine sehr gute Bewertung im Streitfall nicht belegen könnte und ein stimmiges „gut“ glaubwürdiger wirkt.

Der Entwurf beschreibt seine Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Bedeutung, bewertet seine Leistung mit „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“, sein Verhalten mit „Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Lieferanten war vorbildlich“ und schließt mit „Wir bedauern sein Ausscheiden, danken ihm für die gute Zusammenarbeit und wünschen ihm für seine berufliche und private Zukunft alles Gute und weiterhin viel Erfolg.“ Herr Weber gibt den Text seiner Teamleiterin, die zwei Sätze anpasst und das Zeugnis auf dem Firmenbriefbogen mit dem Datum seines letzten Arbeitstages unterschreibt.

Rechtliche Grundlagen

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis folgt aus § 109 GewO. Bei Ende des Arbeitsverhältnisses haben Beschäftigte Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis über Art und Dauer der Tätigkeit, auf Verlangen auch über Leistung und Verhalten. Es muss klar und verständlich sein, und die elektronische Form ist ausgeschlossen. Für Auszubildende gilt § 16 BBiG. Nach der Rechtsprechung muss ein Zeugnis wahr und zugleich wohlwollend sein.

Auch wenn Sie den Entwurf schreiben, bleibt der Arbeitgeber Aussteller des Zeugnisses. Er ist an Ihren Text nicht gebunden und darf ihn ändern, solange das Ergebnis wahr und wohlwollend bleibt. Im Streit über die Note gilt „befriedigend“ als Mitte: Für eine bessere Bewertung müssen Sie Ihre Leistung belegen, für eine schlechtere muss der Arbeitgeber Gründe nennen. Auf Dank, Bedauern und gute Wünsche in der Schlussformel besteht kein Rechtsanspruch. Wie Sie Ihr Zeugnis anfordern, beschreibt unser Ratgeber zum Arbeitszeugnis beantragen.

Wann rechtliche Beratung sinnvoll ist

ProofDocs erteilt keine Rechtsberatung und erstellt einen Entwurf, keine verbindliche Erklärung des Arbeitgebers. Wird über das Zeugnis gestritten, etwa weil der Arbeitgeber Ihren Entwurf ablehnt und eine deutlich schlechtere Fassung ausstellt, oder soll das Zeugnis Teil eines Vergleichs im Kündigungsschutzverfahren werden, ist eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht die bessere Wahl. Gerade in einem Vergleich lohnt sich eine Klausel, nach der das Zeugnis dem Entwurf der beschäftigten Person folgt.