Gehaltsabrechnung prüfen lassen: jede Zeile erklärt

Gehaltsabrechnung prüfen lassen: so wird Ihre Lohnabrechnung nachgerechnet

Die meisten Beschäftigten schauen auf ihrer Abrechnung nur auf eine Zahl: den Betrag, der auf dem Konto ankommt. Dazwischen liegen aber ein Dutzend Positionen, die von Ihrer Steuerklasse, Ihrer Krankenkasse, Ihren Kindern und Ihrem Arbeitsort abhängen. Fehler entstehen selten durch falsches Rechnen des Lohnprogramms, sondern durch falsche Stammdaten: ein veralteter Zusatzbeitrag, ein fehlender Nachweis über Kinder, eine falsche Steuerklasse nach der Heirat. Solche Fehler wiederholen sich jeden Monat, bis jemand sie bemerkt. Eine Lohnabrechnung erklärt zu bekommen ist deshalb mehr als eine Verständnisfrage, es ist die einfachste Kontrolle Ihres Einkommens.

Die Gehaltsabrechnungsanalyse von ProofDocs liest Ihre Abrechnung Zeile für Zeile, erklärt jede Position in einfachen Worten und vergleicht Ihre Sozialabgaben mit den Beträgen, die sich aus den Beitragssätzen und Bemessungsgrenzen 2026 ergeben. Diese Nachrechnung macht ProofDocs selbst, nicht das Sprachmodell, und Sie sehen sie sofort und kostenlos. Den Aufbau einer Abrechnung mit allen Begriffen erklärt auch der Ratgeber Lohnabrechnung erklärt.

Was auf der Abrechnung steht und worauf Sie achten sollten

Die Sozialabgaben 2026: Ihr Anteil und die Grenzen

Die Arbeitnehmeranteile sind feste Prozentsätze Ihres SV-Bruttos, höchstens bis zur Beitragsbemessungsgrenze. Was darüber liegt, bleibt beitragsfrei. Mit diesen Werten rechnet die Analyse für 2026:

Für Minijobs bis 603 € im Monat und im Übergangsbereich bis 2.000 € gelten eigene Regeln mit ermäßigten Arbeitnehmerbeiträgen. Dort rechnet die Analyse die Beiträge nicht nach, erklärt die Abrechnung aber trotzdem Position für Position.

Wie stark Kinder und Bemessungsgrenze den Abzug verändern, zeigt eine kurze Rechnung. Bei einem SV-Brutto von 4.190,00 € beträgt die Pflegeversicherung mit einem Kind 75,42 €, kinderlos ab 23 Jahren mit 2,4 % aber 100,56 €, also 25,14 € mehr im Monat. Mit zwei Kindern unter 25 sind es 1,55 % oder 64,95 €. Wer 6.500,00 € verdient, zahlt Kranken- und Pflegeversicherung nur auf 5.812,50 €. Bei durchschnittlichem Zusatzbeitrag sind das 508,59 € Krankenversicherung, genauso viel wie bei einem Gehalt von 8.000,00 €. Renten- und Arbeitslosenversicherung steigen dagegen bis 8.450,00 € weiter mit dem Gehalt.

Beispiel: 8,38 € zu viel Krankenversicherung im Monat

Sabine Roth arbeitet als Sachbearbeiterin in Nordrhein-Westfalen und hat ein Kind. Ihre Abrechnung für September 2026 weist ein Gesamtbrutto von 4.250,00 € aus, darin ein pauschal versteuerter Fahrtkostenzuschuss von 60,00 €. Das SV-Brutto beträgt deshalb 4.190,00 €, denn der pauschal versteuerte Zuschuss ist beitragsfrei. Ihre Krankenkasse erhebt laut Website einen Zusatzbeitrag von 2,5 %. Frau Roth fragt sich, warum ihre Krankenversicherung höher ist als bei einem Kollegen mit fast gleichem Gehalt.

Sie lädt die Abrechnung hoch, gibt SV-Brutto, Zusatzbeitrag und Kinder an und stellt ihre Frage. Die Nachrechnung ergibt diese Arbeitnehmeranteile:

Drei Beiträge stimmen auf den Cent. Die Krankenversicherung liegt um 8,38 € im Monat höher, das sind 100,56 € im Jahr. Der Bericht rechnet den angewandten Satz zurück: 366,63 € geteilt durch 4.190,00 € sind 8,75 %. Zieht man die 7,3 % ab und verdoppelt den Rest, hat das Lohnprogramm mit einem Zusatzbeitrag von 2,9 % gerechnet, dem Durchschnittswert, nicht mit den 2,5 % ihrer Kasse. Der Fahrtkostenzuschuss scheidet als Ursache aus, denn er ist im SV-Brutto nicht enthalten. Die Antwort auf ihre Frage verweist deshalb auf den Zusatzbeitrag und nicht auf das Gehalt.

Der nächste Schritt ist eine kurze Nachricht an die Lohnbuchhaltung mit Bitte um Prüfung, welcher Zusatzbeitrag hinterlegt ist, und um Korrektur. Zu viel gezahlte Beiträge werden erstattet (§ 26 SGB IV). Die Lohnsteuer rechnet die Analyse bewusst nicht nach, weil sie von Freibeträgen und der Vorsorgepauschale abhängt. Sie erklärt aber, wovon die Steuer abhängt und ob die Steuerklasse zu Ihrer Angabe passt.

Die häufigsten Ursachen für eine Abweichung

• Zusatzbeitrag nicht aktuell: Viele Krankenkassen ändern ihren Zusatzbeitrag zum Jahreswechsel. Wird die Änderung nicht übernommen oder ist nach einem Kassenwechsel noch die alte Kasse hinterlegt, stimmt die Krankenversicherung nicht.

• Kinder nicht nachgewiesen: Ohne Nachweis berechnet das Lohnprogramm den Kinderlosenzuschlag in der Pflegeversicherung oder lässt den Abschlag für weitere Kinder weg.

• Gehalt über der Bemessungsgrenze: Wer mehr als 5.812,50 € im Monat verdient, zahlt in der Kranken- und Pflegeversicherung denselben Höchstbetrag wie Kollegen mit noch höherem Gehalt. Ein Vergleich mit anderen führt dann leicht in die Irre.

• Entgeltumwandlung: Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung mindern das Steuer-Brutto und, in engeren Grenzen, das SV-Brutto. Die Beiträge sinken dann zu Recht.

• Einmalzahlungen: Urlaubs- oder Weihnachtsgeld erhöhen in ihrem Monat das Brutto und damit Steuern und Beiträge. Ein einzelner Monat mit höheren Abzügen ist dann kein Fehler.

• Steuermerkmale: Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Kirchensteuermerkmal kommen vom Finanzamt. Stimmen sie nicht, hilft eine Änderung beim Finanzamt, nicht bei der Lohnbuchhaltung.

Melden Sie eine Abweichung schriftlich, mit der Rechnung aus dem Bericht und den passenden Nachweisen, etwa der Geburtsurkunde oder der Bescheinigung Ihrer Krankenkasse. Bewahren Sie Ihre Abrechnungen auf, damit Sie eine Korrektur auch für zurückliegende Monate belegen können.

Die rechtlichen Grundlagen

Ihr Arbeitgeber muss Ihnen bei jeder Zahlung eine Abrechnung in Textform erteilen, aus der Zeitraum, Zusammensetzung des Entgelts und die Abzüge hervorgehen (§ 108 GewO). Der allgemeine Beitragssatz der Krankenversicherung von 14,6 % steht in § 241 SGB V, der kassenindividuelle Zusatzbeitrag in § 242 SGB V, die hälftige Tragung durch Arbeitgeber und Beschäftigte in § 249 SGB V. Den Beitragssatz der Pflegeversicherung mit dem Zuschlag für Kinderlose und dem Abschlag für Eltern mehrerer Kinder regelt § 55 SGB XI. Den Abschlag darf der Arbeitgeber nur berücksichtigen, wenn ihm die Kinder nachgewiesen sind.

Fehlt Ihnen dagegen Lohn, etwa nicht bezahlte Überstunden oder eine vergessene Zulage, achten Sie auf Ausschlussfristen in Ihrem Arbeits- oder Tarifvertrag. Sie betragen oft nur drei Monate, mehr dazu im Beitrag Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag. Wie Sie offene Stunden geltend machen, erklärt Überstunden auszahlen lassen, und ob Ihr Stundenlohn den Mindestlohn von 13,90 € erreicht, zeigt der Stundenlohnrechner.

Datenschutz beim Hochladen

Für die Prüfung braucht die Analyse weder Ihre Steuer-Identifikationsnummer noch Ihre Sozialversicherungsnummer. Schwärzen Sie beide vor dem Hochladen, ein Foto mit abgedeckten Feldern genügt. Die hochgeladene Datei wird nach der Verarbeitung gelöscht. Sie brauchen kein Konto, und es entsteht kein Abo: Die vollständige Erklärung kostet einmalig 9,99 €.

Wann die Lohnbuchhaltung, eine Steuerberatung oder eine Anwältin besser ist

Die Analyse erklärt und vergleicht, sie ersetzt keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Für Fragen zur Lohnsteuer, zu Freibeträgen oder zur Steuererklärung sind eine Steuerberaterin oder ein Lohnsteuerhilfeverein die richtige Adresse. Die erste Anlaufstelle bei einer Abweichung ist immer Ihre Lohnbuchhaltung, denn nur sie kann die Stammdaten korrigieren. Zahlt der Arbeitgeber trotz Hinweis zu wenig, hält er Lohn zurück oder droht eine Ausschlussfrist abzulaufen, ist eine Fachanwältin für Arbeitsrecht oder Ihre Gewerkschaft der bessere Weg. Den offenen Betrag können Sie vorher mit dem Anspruchsschreiben schriftlich einfordern.