Abmahnung schreiben: für Arbeitgeber statt Muster

Abmahnung schreiben statt Muster ausfüllen: worauf es ankommt

Wer in einem kleinen Betrieb ohne Personalabteilung eine Abmahnung braucht, sucht meist zuerst nach einem Muster. Ein Abmahnung-Muster liefert die Gliederung, aber nicht das, woran Abmahnungen vor dem Arbeitsgericht tatsächlich scheitern: einen konkreten, überprüfbaren Sachverhalt, die richtige Pflicht und eine eindeutige Warnung. Genau diese Teile hängen vom Einzelfall ab und lassen sich nicht vorformulieren. Wer eine Abmahnung schreiben muss, sollte deshalb wissen, welche Bestandteile unverzichtbar sind und welche Fehler das ganze Schreiben wertlos machen.

Die Abmahnung hat drei Aufgaben. Sie rügt ein bestimmtes Fehlverhalten (Rügefunktion), sie fordert dazu auf, die Pflicht künftig zu erfüllen (Hinweisfunktion), und sie kündigt an, dass im Wiederholungsfall eine Kündigung droht (Warnfunktion). Fehlt eine dieser Funktionen, ist das Schreiben eine Ermahnung, die eine spätere verhaltensbedingte Kündigung nicht vorbereitet. Einen Überblick über die Rechtslage gibt der Ratgeber Abmahnung im Arbeitsrecht.

Die Bestandteile einer wirksamen Abmahnung

Abmahnen darf jeder, der der Person Weisungen erteilen kann, also neben der Geschäftsführung auch die direkte Vorgesetzte oder der Werkstattleiter. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Auch eine mündliche Abmahnung ist wirksam, im Streitfall aber kaum zu beweisen. Schriftlich und mit Empfangsbestätigung ist deshalb der Normalfall.

Wann eine Abmahnung nötig ist und wann nicht

Vor einer verhaltensbedingten Kündigung verlangt die Rechtsprechung in aller Regel eine einschlägige Abmahnung. Grundlage sind § 314 Abs. 2 BGB für die außerordentliche Kündigung von Dauerschuldverhältnissen, § 626 BGB für die fristlose Kündigung und § 1 Abs. 2 KSchG für die ordentliche Kündigung im Geltungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes. Die Kündigung soll das letzte Mittel sein, und die Abmahnung gibt der Person die Chance, ihr Verhalten zu ändern.

• Entbehrlich ist sie nur ausnahmsweise, wenn die Pflichtverletzung so schwer wiegt, dass eine Hinnahme offensichtlich ausgeschlossen ist, oder wenn erkennbar keine Verhaltensänderung zu erwarten ist. Auch dann zählt eine lange, ungestörte Beschäftigung zugunsten der Person (BAG, Urteil vom 10.06.2010 – 2 AZR 541/09). Mehr dazu im Beitrag fristlose Kündigung ohne Abmahnung.

• Nicht abmahnbar ist, was die Person nicht steuern kann. Eine Krankheit ist kein Fehlverhalten. Abmahnen können Sie aber eine verspätete Krankmeldung oder eine fehlende Bescheinigung, denn das sind Pflichten aus § 5 Abs. 1 EntgFG.

• Sinnvoll auch ohne Kündigungsschutz: In den ersten sechs Monaten und in Kleinbetrieben mit nicht mehr als zehn Beschäftigten gilt das Kündigungsschutzgesetz nicht. Eine Abmahnung dokumentiert dort trotzdem Ihr Vorgehen und ist vor einer fristlosen Kündigung weiterhin in der Regel erforderlich.

Häufige Anlässe und was Sie festhalten sollten

Weitere Anlässe mit Einordnung finden Sie im Beitrag Gründe für eine Abmahnung.

Fehler, die eine Abmahnung angreifbar machen

• Mehrere Vorwürfe in einem Schreiben: Lässt sich nur einer davon nicht beweisen, muss die ganze Abmahnung aus der Personalakte. Ein Vorfall je Abmahnung ist sicherer.

• Pauschale Formulierungen: „Wiederholt“, „ständig“ oder „in letzter Zeit“ ohne Daten sind nicht überprüfbar.

• Unverhältnismäßigkeit: Eine einmalige Verspätung von wenigen Minuten nach Jahren ohne Beanstandung trägt eine Abmahnung kaum. Hier reicht oft ein Gespräch.

• Langes Zögern: Eine feste Frist gibt es nicht. Wer aber Wochen wartet, erweckt den Eindruck, der Vorfall sei nicht so wichtig.

• Abmahnungen ohne Folgen: Wer für dasselbe Verhalten immer wieder abmahnt, ohne je zu handeln, schwächt die Warnung. Ein andersartiger Verstoß braucht dagegen eine eigene Abmahnung, bevor er eine Kündigung tragen kann.

Beispiel: Abmahnung wegen verspäteter Krankmeldung

Martin Meier leitet die Werkstatt eines Autohauses. Sein Kfz-Mechatroniker Herr Schulze erscheint am 22.09.2026 nicht zur Arbeit, Arbeitsbeginn ist 7:30 Uhr. Erst am 23.09.2026 um 14:10 Uhr meldet er sich telefonisch krank. Zwei Kundenaufträge müssen verschoben werden, weil niemand umplanen konnte. Bereits am 15.05.2026 hatte Herr Meier mit ihm über eine verspätete Krankmeldung gesprochen, eine Abmahnung gab es damals nicht.

Herr Meier wählt im Formular den Anlass „Verspätete Krankmeldung“, schildert den Ablauf mit Datum und Uhrzeit, nennt die Folgen und das frühere Gespräch. Der Entwurf, den er in wenigen Minuten erhält, beschreibt den Sachverhalt ohne Wertung, benennt die Pflicht, die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich, in der Regel vor Arbeitsbeginn, mitzuteilen, und verknüpft die verschobenen Aufträge mit der fehlenden Meldung, nicht mit der Krankheit. Das Gespräch vom Mai steht als Tatsache darin, nicht als zweiter Vorwurf. Es folgen die Aufforderung, die Meldepflicht künftig zu erfüllen, der ausdrückliche Hinweis auf eine Kündigung im Wiederholungsfall, der Hinweis auf die Personalakte und das Recht zur Gegendarstellung sowie die Empfangsbestätigung mit dem Zusatz, dass die Unterschrift nur den Erhalt bestätigt.

Herr Meier übergibt die Abmahnung am nächsten Arbeitstag im Beisein einer Kollegin und lässt sich den Empfang bestätigen. Eine Kopie kommt in die Personalakte. Meldet sich Herr Schulze erneut zu spät krank, kann dieser gleichartige Verstoß eine verhaltensbedingte Kündigung rechtfertigen. Kommt er dagegen zu spät, ist das ein anderer Verstoß, der zunächst eine eigene Abmahnung braucht.

Formulierungsbeispiel: Rüge, Aufforderung und Warnung

Der Kern jeder Abmahnung sind drei Sätze. Im Beispiel von Herrn Schulze könnten sie so lauten: „Sie haben damit gegen Ihre Pflicht verstoßen, uns Ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Wir fordern Sie auf, diese Pflicht künftig zu erfüllen und eine Arbeitsunfähigkeit vor Arbeitsbeginn telefonisch bei der Werkstattleitung anzuzeigen. Sollten Sie erneut gegen diese Pflicht verstoßen, müssen Sie mit einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen.“

Jeder dieser Sätze hat eine Aufgabe. Der erste benennt die Pflicht, nicht die Person, und bewertet nicht, warum sie verletzt wurde. Der zweite sagt konkret, was künftig erwartet wird, sodass kein Zweifel bleibt, wie sich die Person richtig verhält. Der dritte spricht die Kündigung offen aus. Formulierungen wie „arbeitsrechtliche Konsequenzen“ verwenden viele Muster, sie sind aber weniger eindeutig. Schreiben Sie außerdem keine Vermutungen über Gründe hinein, etwa dass jemand „offenbar keine Lust“ gehabt habe. Solche Sätze lassen sich nicht beweisen und machen das Schreiben angreifbar.

Übergabe, Betriebsrat und Personalakte

Die Abmahnung wirkt erst, wenn sie zugegangen ist. Übergeben Sie sie persönlich gegen Empfangsbestätigung oder vor einer Zeugin. Verweigert die Person die Unterschrift, notieren Sie Datum, Uhrzeit und Zeugen. Ein Betriebsrat muss einer Abmahnung nicht zustimmen, eine Information ist aber üblich. Manche Tarifverträge verlangen, die Person vor der Aufnahme in die Personalakte anzuhören. Prüfen Sie das, wenn ein Tarifvertrag gilt. Die abgemahnte Person darf eine Gegendarstellung zur Personalakte geben (§ 83 Abs. 2 BetrVG), und Sie müssen sie aufnehmen. Wie es nach der Abmahnung weitergehen kann, beschreibt der Beitrag Von der Abmahnung zur Kündigung, eine kommentierte Vorlage zeigt Abmahnung Muster.

Wann anwaltliche Hilfe die bessere Wahl ist

ProofDocs erstellt einen Entwurf aus Ihren Angaben und gibt keine Rechtsberatung. Lassen Sie die Abmahnung anwaltlich prüfen, wenn Sie eine Kündigung bereits fest planen, wenn der Vorwurf schwer wiegt, etwa Diebstahl, Belästigung oder ein Verstoß gegen Arbeitsschutzvorschriften, oder wenn die Person besonderen Kündigungsschutz genießt, zum Beispiel in Schwangerschaft, Elternzeit, mit Schwerbehinderung oder als Mitglied des Betriebsrats. Spätestens vor der Kündigung selbst ist Beratung sinnvoll: Gibt es einen Betriebsrat, muss er vor jeder Kündigung angehört werden (§ 102 BetrVG), und die Kündigungsfrist richtet sich nach Vertrag, Tarifvertrag und Gesetz. Die gesetzliche Frist zeigt der Kündigungsfristrechner.