Schlechtes Arbeitszeugnis: erkennen, verstehen, handeln

Ein Arbeitszeugnis ist schlecht, wenn es die Leistung mit Note 4 oder schwächer bewertet, also ab „zu unserer Zufriedenheit“. Offene Kritik finden Sie dabei selten: Weil ein Zeugnis wohlwollend formuliert sein muss, steckt die Abwertung in fehlenden Verstärkern, Auslassungen, einer auffälligen Reihenfolge und Formulierungen wie „bemüht“. Kommt Ihnen Ihr Zeugnis merkwürdig vor, sollten Sie es kostenlos prüfen lassen, bevor Sie es in Bewerbungen einsetzen.

Dieser Artikel zeigt, woran Personaler ein schlechtes Zeugnis erkennen, erklärt zehn typische negative Formulierungen und kommentiert ein Beispiel Satz für Satz. Mit einer Checkliste prüfen Sie Ihr eigenes Zeugnis, eine Vorher-Nachher-Tabelle zeigt, wie die schwachen Sätze neutral oder gut lauten. Außerdem erfahren Sie, welche Rechte Sie haben und wie Sie in sieben Schritten eine Berichtigung erreichen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein schlechtes Arbeitszeugnis ist selten offen negativ. Die Abwertung steckt in fehlenden Verstärkern, Auslassungen, falscher Reihenfolge und Codes wie „bemüht“.

• Ab „zu unserer Zufriedenheit“ (Note 4) gilt eine Leistung als unterdurchschnittlich, „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“ steht für Note 5.

• Was fehlt, sagt oft mehr als das, was dasteht: Ohne Schlussformel oder ohne Verhalten gegenüber Vorgesetzten liest ein Personaler Kritik.

• § 109 GewO verlangt ein wahres, wohlwollendes und klar formuliertes Zeugnis. Versteckte Abwertungen sind unzulässig.

• Bei einer Bewertung unter „befriedigend“ muss der Arbeitgeber die schwache Leistung beweisen (BAG, Urteil vom 18.11.2014 – 9 AZR 584/13).

• Eine Beschwerde gefährdet die Note in der Regel nicht: Ohne neue Tatsachen darf das berichtigte Zeugnis nicht schlechter ausfallen als das alte.

Woran erkennen Sie ein schlechtes Arbeitszeugnis?

Ein Arbeitgeber muss die Wahrheit schreiben und darf Ihr berufliches Fortkommen dabei nicht unnötig erschweren. Deshalb formuliert er auch eine schwache Bewertung höflich und lässt die eigentliche Botschaft zwischen den Zeilen stehen. Fünf Muster tauchen dabei immer wieder auf.

Abgeschwächte Formeln und fehlende Verstärker

Die Notenskala der Zeugnissprache arbeitet mit Verstärkern. „Stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ ist eine 2, „zu unserer Zufriedenheit“ nur noch eine 4. Fehlen „stets“ und „voll“ im ganzen Zeugnis, beschreibt der Text eine Leistung, die gerade eben genügt hat, auch wenn jedes einzelne Wort positiv klingt. Wie die Notenstufen aufgebaut sind, erklärt der Ratgeber zur Bewertung im Arbeitszeugnis.

Codierte Formulierungen

Manche Formulierungen haben sich als feste Codes für Kritik etabliert. „Bemüht“ bedeutet, dass der Einsatz ohne Erfolg blieb. „Im Großen und Ganzen“ schränkt jede folgende Aussage ein, und „Verständnis für die Arbeit“ bescheinigt Einsicht statt Leistung. Eine ausführliche Übersicht bietet der Ratgeber zu den Geheimcodes im Arbeitszeugnis.

Auslassungen: das beredte Schweigen

Was im Zeugnis fehlt, wiegt oft schwerer als eine einzelne Formulierung. Typisch sind ein fehlendes Verhalten gegenüber Vorgesetzten, kein Satz zum Arbeitserfolg, keine Aussage zur Führungsleistung bei Führungskräften oder eine fehlende Schlussformel. Personaler sprechen von beredtem Schweigen: Der Arbeitgeber schreibt nichts Falsches, lässt aber genau das weg, was er nicht loben will.

Falsche Reihenfolge und Aufzählung von Nebensächlichkeiten

Die Reihenfolge ist Teil der Aussage. Werden im Verhalten die Kollegen vor den Vorgesetzten genannt, deutet das auf Konflikte mit der Führungsebene hin. Beginnt die Tätigkeitsbeschreibung mit Ablage, Telefondienst und Terminpflege, während die eigentliche Verantwortung am Ende steht, wirkt die Position kleiner, als sie war.

Negative Betonung und Selbstverständlichkeiten

Ein weiteres Warnsignal ist Lob für Selbstverständliches. „Er war stets pünktlich“ als hervorgehobene Aussage legt nahe, dass es sonst wenig zu loben gab. Ähnlich wirken Passivformulierungen wie „wurde als Sachbearbeiter eingesetzt“ oder Einschränkungen wie „im Rahmen seiner Fähigkeiten“.

Schlechtes Arbeitszeugnis: 10 Beispiele für negative Formulierungen

Die folgende Tabelle zeigt zehn Formulierungen, die in der Zeugnissprache als Abwertung gelten, und wie Personaler sie üblicherweise lesen. Eine einzelne Formulierung ist noch kein Beweis. Entscheidend ist das Zusammenspiel im ganzen Zeugnis.

Viele dieser Formulierungen verstoßen gegen § 109 Abs. 2 GewO, weil sie etwas anderes aussagen, als ihr Wortlaut vermuten lässt. Was hinter dem bekanntesten dieser Codes steckt, erklärt der Artikel Stets bemüht im Arbeitszeugnis. Weitere Beispiele aller Notenstufen finden Sie im Ratgeber zu den Formulierungen im Arbeitszeugnis.

Beispiel: So liest sich ein schlechtes Arbeitszeugnis

Der folgende Auszug ist fiktiv, aber aus Formulierungen zusammengesetzt, wie sie in echten Zeugnissen vorkommen. Er enthält kein einziges offen negatives Wort.

Was an diesem Beispiel schlecht ist

• Tätigkeitsbeschreibung: Nebensächliche Aufgaben stehen vorn. Die eigentliche Verantwortung, die Koordination von Kundenprojekten, folgt zuletzt und wird durch „unter anderem“ zusätzlich relativiert.

• „Verständnis“ und „bemühte sich“: Zwei Codes für fehlendes Engagement und ausbleibenden Erfolg stehen direkt hintereinander.

• „im Großen und Ganzen“: Die Zufriedenheitsformel entspricht einer 5.

• „stets pünktlich“: Das einzige „stets“ im Text gilt einer Selbstverständlichkeit.

• Verhalten: Die Kollegen stehen vor den Vorgesetzten, und „stets“ fehlt.

• Auslassungen: Kein Wort zu Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg oder Belastbarkeit.

• Schlussformel: Kein Dank, kein Bedauern, kein Grund für das Ausscheiden.

Ein Personaler liest diesen Auszug als mangelhaft. Für Herrn Klein bedeutet das: Das Zeugnis ist in mehreren Punkten angreifbar. Und weil die Bewertung unter „befriedigend“ liegt, müsste der Arbeitgeber die schwache Leistung im Streitfall beweisen.

Checkliste: Ist Ihr Arbeitszeugnis zu schlecht?

Legen Sie Ihr Zeugnis neben diese acht Fragen. Jedes Nein ist eine Stelle, die Sie genauer ansehen oder beanstanden sollten.

1. Zufriedenheitsformel: Steht dort mindestens „zu unserer vollen Zufriedenheit“, also kein bloßes „zu unserer Zufriedenheit“ und kein „im Großen und Ganzen“?

2. Verstärker: Taucht „stets“ in der Leistungs- und in der Verhaltensbeurteilung auf, und nicht nur bei einer Selbstverständlichkeit wie der Pünktlichkeit?

3. Codes: Ist das Zeugnis frei von „bemüht“, „Verständnis für die Arbeit“, „im Rahmen seiner Fähigkeiten“ und „ordnungsgemäß“?

4. Tätigkeitsbeschreibung: Stehen Ihre wichtigsten Aufgaben vorn, und ist die Beschreibung vollständig? Das Bundesarbeitsgericht verlangt, die Tätigkeiten so vollständig und genau zu beschreiben, dass sich ein Dritter ein Bild machen kann (BAG, Urteil vom 12.08.1976 – 3 AZR 720/75).

5. Bausteine: Äußert sich das Zeugnis zu Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg und Belastbarkeit, bei Führungskräften auch zur Führungsleistung?

6. Verhalten: Werden Vorgesetzte vor Kollegen genannt, bei Kundenkontakt auch die Kunden?

7. Schlussformel: Gibt es überhaupt eine, und enthält sie Dank und gute Wünsche ohne Zusätze wie „vor allem Gesundheit“?

8. Form: Ist das Zeugnis auf Firmenbogen geschrieben, wo das üblich ist (BAG, Urteil vom 03.03.1993 – 5 AZR 182/92), und persönlich unterschrieben (BAG, Urteil vom 21.09.1999 – 9 AZR 893/98)? Als elektronisches Dokument genügt es nur mit Ihrer Einwilligung und einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 126a BGB), ein PDF ohne Signatur oder ein Scan reicht nicht.

Ein einzelnes Nein macht noch kein schlechtes Zeugnis. Häufen sich die Antworten aber in der Leistungsbeurteilung oder treffen sie die Zufriedenheitsformel, liegt die Bewertung meist unter „befriedigend“, und eine Berichtigung lohnt sich.

Negative Formulierungen umschreiben: Vorher und Nachher

Wer eine Berichtigung verlangt, sollte für jeden beanstandeten Satz eine fertige Alternative mitschicken. Die Tabelle zeigt sechs typische negative Formulierungen aus dem Beispiel oben und wie sie neutral auf dem Niveau „befriedigend“ (Note 3) oder gut (Note 2) lauten.

Welche Spalte Sie verlangen können, hängt von Ihrer tatsächlichen Leistung ab, denn ein Zeugnis muss wahr sein. Die neutrale Fassung steht Ihnen zu, wenn der Arbeitgeber die schwache Bewertung nicht belegen kann. Für die gute Fassung müssen Sie selbst Belege vorlegen, etwa Zielvereinbarungen oder Beurteilungen. Wie ein Zeugnis klingt, das in jedem Abschnitt neutral bleibt, zeigt das Muster für ein Arbeitszeugnis mit Note 3.

Bei der Schlussformel ist der Spielraum kleiner. Einen Anspruch auf Dank und gute Wünsche haben Sie nicht (BAG, Urteil vom 25.01.2022 – 9 AZR 146/21). Sind Sie mit der Schlussformel unzufrieden, können Sie nach der Rechtsprechung nur ein Zeugnis ganz ohne Schlussformel verlangen, keine bessere (BAG, Urteil vom 11.12.2012 – 9 AZR 227/11). Ob der Arbeitgeber die freundlichere Fassung übernimmt, ist deshalb Verhandlungssache.

Welche Rechte haben Sie bei einem schlechten Arbeitszeugnis?

Klar, wahr und wohlwollend

Ein Zeugnis muss nach § 109 GewO klar und verständlich formuliert sein. Merkmale oder Formulierungen, die eine andere als die erkennbare Aussage treffen, sind ausdrücklich verboten. Außerdem muss es wahr und zugleich wohlwollend sein, so das Bundesarbeitsgericht seit seinem Grundsatzurteil vom 23.06.1960 – 5 AZR 560/58. Eine ehrlich begründete 4 ist deshalb zulässig, eine verschlüsselte Abwertung oder eine sachlich falsche Bewertung nicht.

Berichtigungsanspruch

Ist Ihr Zeugnis inhaltlich falsch, unvollständig oder formal fehlerhaft, können Sie die Berichtigung verlangen. Der Arbeitgeber muss dann ein neues, korrigiertes Zeugnis ausstellen. Es trägt das Datum des ursprünglichen Zeugnisses, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben (BAG, Urteil vom 09.09.1992 – 5 AZR 509/91), so erkennt ein späterer Leser keinen Streit.

Die Sorge, dass eine Beschwerde alles schlimmer macht, ist meist unbegründet. Der Arbeitgeber ist an seine bisherigen Aussagen gebunden und darf das berichtigte Zeugnis nur verschlechtern, wenn ihm neue Tatsachen bekannt geworden sind (BAG, Urteil vom 21.06.2005 – 9 AZR 352/04). Ebenso bindet ihn ein früheres Zwischenzeugnis, auch nach einem Betriebsübergang (BAG, Urteil vom 16.10.2007 – 9 AZR 248/07).

Beweislast bei Noten unter „befriedigend“

Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 18.11.2014 – 9 AZR 584/13 gilt „befriedigend“ als mittlere Note. Bewertet Sie der Arbeitgeber schlechter, muss er die Tatsachen für die unterdurchschnittliche Leistung darlegen und beweisen, wie es das Gericht schon mit Urteil vom 14.10.2003 – 9 AZR 12/03 verteilt hatte. Wer dagegen eine bessere Note als 3 verlangt, trägt selbst die Beweislast. Was das für ein durchschnittliches Zeugnis bedeutet, erklärt der Artikel zum Arbeitszeugnis mit Note 3.

Fristen

Der Anspruch auf ein korrektes Zeugnis verjährt nach drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem er entstanden ist (§ 199 BGB). Ausschlussfristen in Arbeits- oder Tarifvertrag können ihn aber schon nach wenigen Monaten erlöschen lassen, im öffentlichen Dienst etwa nach sechs Monaten (§ 37 TVöD), und auch die Verwirkung kann früher greifen (BAG, Urteil vom 17.02.1988 – 5 AZR 638/86). Werden Sie deshalb zügig aktiv. Mehr zu den Fristen steht im Ratgeber Arbeitszeugnis anfordern.

Arbeitszeugnis zu schlecht? Ihr Aktionsplan in sieben Schritten

Mit einem strukturierten Vorgehen erreichen Sie die Berichtigung meist ohne Gericht. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Fristen prüfen. Suchen Sie in Arbeits- und Tarifvertrag nach Ausschlussfristen und notieren Sie das Datum, bis zu dem Sie reagieren müssen.

2. Zeugnis Satz für Satz analysieren. Markieren Sie Codes, fehlende Bausteine und auffällige Reihenfolgen. Schneller geht es, wenn Sie Ihr Arbeitszeugnis prüfen lassen: Die Arbeitszeugnisanalyse von ProofDocs bewertet jede Formulierung einzeln und fasst die Ergebnisse in den drei Kategorien Leistung, Verhalten und Schlussformel zusammen. Das Ergebnis liegt in wenigen Minuten vor, der vollständige Bericht kostet 14,99 €.

3. Mängel und Belege dokumentieren. Listen Sie jeden beanstandeten Satz auf und stellen Sie Belege dagegen: Beurteilungen, Zielvereinbarungen, Lob per E-Mail oder Projektergebnisse.

4. Gegenentwurf formulieren. Schreiben Sie für jeden beanstandeten Satz eine konkrete Alternative, etwa nach dem Vorbild der Vorher-Nachher-Tabelle oben. Die Verbesserungsvorschläge im ProofDocs-Bericht bieten dafür eine Grundlage, Orientierung gibt auch das Muster für ein Arbeitszeugnis mit Note 2.

5. Berichtigung schriftlich verlangen. Schicken Sie Ihre Beanstandungen mit Gegenentwurf an die Personalabteilung, sachlich im Ton, und setzen Sie eine Frist von zwei Wochen. Ein fertiges Berichtigungsschreiben an den Arbeitgeber erstellt die Zeugnisberichtigung von ProofDocs für 9,99 €: Es stellt jede beanstandete Formulierung der gewünschten gegenüber und nennt die Frist. Die Vorschau ist kostenlos, abschicken müssen Sie das Schreiben selbst.

6. Unterstützung holen. Betriebsrat, Gewerkschaft oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht können vermitteln. Ein Anwaltsschreiben hat gegenüber dem Arbeitgeber oft mehr Gewicht als Ihr eigenes.

7. Zeugnisberichtigungsklage erheben. Bleibt der Arbeitgeber untätig, entscheidet das Arbeitsgericht. In der ersten Instanz besteht kein Anwaltszwang, und jede Seite trägt ihre Anwaltskosten selbst (§ 12a ArbGG), eine Rechtsschutzversicherung kann die Kosten übernehmen.

Viele Arbeitgeber lenken schon nach dem ersten sachlichen Schreiben ein, weil ein Rechtsstreit um ein Zeugnis für beide Seiten Aufwand bedeutet. Den vollständigen Weg von der Nachverhandlung bis zur Zeugnisberichtigungsklage beschreibt der Ratgeber Arbeitszeugnis anfechten.

Diese Fehler sollten Sie vermeiden

• Zu lange warten: Ausschlussfristen laufen still ab, und nach ihrem Ende ist der Anspruch verloren.

• Pauschal kritisieren: „Das Zeugnis ist schlecht“ gibt dem Arbeitgeber nichts, woran er arbeiten kann. Benennen Sie konkrete Sätze.

• Übertreiben: Ein Gegenentwurf voller Superlative widerspricht dem Grundsatz der Zeugniswahrheit und erschwert die Einigung.

• Das Zeugnis stillschweigend weglassen: Fehlt das Zeugnis des letzten Arbeitgebers in Ihrer Bewerbung, fragen Personaler nach. Klären Sie die Berichtigung möglichst, bevor Sie sich bewerben.

Zusammenfassung

Ein schlechtes Arbeitszeugnis erkennen Sie an abgeschwächten Formeln wie „zu unserer Zufriedenheit“, an Codes wie „bemüht“ oder „im Großen und Ganzen“, an fehlenden Bausteinen und an einer auffälligen Reihenfolge. Oft ist kein einziges Wort offen negativ, und doch liest ein Personaler eine klare Abwertung.

Sie müssen das nicht hinnehmen. § 109 GewO verbietet versteckte Abwertungen, und bei einer Note unter „befriedigend“ muss der Arbeitgeber die schwache Leistung beweisen. Lassen Sie Ihr Zeugnis zuerst Satz für Satz analysieren, zum Beispiel mit der Arbeitszeugnisanalyse von ProofDocs, und verlangen Sie dann mit einem konkreten Gegenentwurf die Berichtigung.

Häufig gestellte Fragen