Nebenkostenabrechnung Beispiel: jede Position erklärt

Ein Nebenkostenabrechnung Beispiel hilft beim Lesen der eigenen Abrechnung, denn die meisten Abrechnungen folgen demselben Aufbau. Dieser Artikel zeigt eine vollständige Betriebskostenabrechnung für eine 80-m²-Wohnung in einem Haus mit sechs Wohnungen und erklärt jede Zeile. Alle Zahlen sind erfunden.

Die Regeln dahinter erklärt der Ratgeber zur Nebenkostenabrechnung. Möchten Sie Ihre eigene Abrechnung Position für Position eingeordnet sehen, können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen lassen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Fünf Pflichtangaben: Zeitraum, Gesamtkosten je Position, Verteilerschlüssel, Berechnung Ihres Anteils und Abzug der Vorauszahlungen.

• Schlüssel je Position: Fläche, Personen, Wohneinheiten oder Verbrauch, ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche.

• Ergebnis im Beispiel: 2.994,29 € Kosten, 2.880 € Vorauszahlungen, 114,29 € Nachzahlung.

• Nicht umlagefähig: Verwaltung, Reparaturen und Kontogebühren gehören nicht hinein.

• Vergleich: 3,12 € pro m² und Monat mit Heizung, der Durchschnitt liegt bei 2,67 €.

Das Beispiel: Haus, Wohnung und Zeitraum

Das Haus hat sechs Wohnungen mit zusammen 480 m² Wohnfläche, in denen 14 Personen leben. Ihre Wohnung hat 80 m², Sie wohnen dort zu zweit, und Sie haben das ganze Jahr 2025 dort gewohnt. Ihre Vorauszahlung beträgt 240 € im Monat.

Die Abrechnung Position für Position

Die Heizkosten kommen fast immer aus einer eigenen Abrechnung des Messdienstes und erscheinen in der Nebenkostenabrechnung als eine Zeile. Wie diese zustande kommt, zeigt das Heizkostenabrechnung Beispiel.

Was jede Zeile bedeutet

• Grundsteuer: Umlagefähig nach § 2 Nr. 1 BetrKV. Seit der Reform 2025 kann sie gestiegen oder gesunken sein.

• Wasser und Abwasser: Hier nach Personen verteilt, weil es keine Wohnungswasserzähler gibt. Mit Zählern muss nach Verbrauch verteilt werden.

• Müll: Ebenfalls nach Personen. 1.080 € durch 14 Personen sind 77,14 € je Person.

• Versicherung: Gebäude- und Haftpflichtversicherung des Hauses, nicht aber die Rechtsschutzversicherung des Vermieters.

• Hauswart: Nur die umlagefähigen Arbeiten, keine Reparaturen und keine Verwaltung.

• Gartenpflege und Allgemeinstrom: Pflege der Außenanlagen und Strom für Flur, Keller und Außenbeleuchtung.

• Schornsteinreinigung: Hier nach Wohneinheiten, etwa für die Kaminöfen der Wohnungen. Gehört die Reinigung zur Zentralheizung, steht sie stattdessen in der Heizkostenabrechnung und darf nicht doppelt erscheinen (§ 2 Nr. 12 BetrKV).

Die fünf Pflichtangaben einer Nebenkostenabrechnung

Damit eine Abrechnung formell wirksam ist, muss sie fünf Angaben enthalten. Fehlt eine davon, ist auch keine Nachzahlung fällig. Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Betrag, machen die Abrechnung dagegen nicht unwirksam, sie müssen aber korrigiert werden (§ 556 BGB).

Drei Fehler, die in diesem Beispiel nicht stehen dürften

Ein Gegenbeispiel zeigt, worauf Sie achten sollten. Diese Zeilen tauchen in echten Abrechnungen immer wieder auf und gehören dort nicht hin:

Welche Kosten umgelegt werden dürfen, listet umlagefähige Nebenkosten im Überblick. Wie Sie die Belege zu einzelnen Positionen anfordern, erklärt Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung.

Das Beispiel im Vergleich mit dem Durchschnitt

Die Kosten im Beispiel betragen 2.994,29 € für 80 m² und zwölf Monate, also 3,12 € pro m² und Monat einschließlich Heizung. Der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds nennt für 2024 einen Durchschnitt von 2,67 €. Auffällig sind hier Grundsteuer (0,25 € statt 0,18 €) und Versicherung (0,38 € statt 0,31 €). Ihre eigenen Positionen vergleicht der kostenlose Nebenkostenrechner.

Wie Sie Ihre Abrechnung mit dem Beispiel prüfen

1. Legen Sie Ihre Abrechnung neben die Tabelle und suchen Sie die fünf Pflichtangaben.

2. Prüfen Sie Wohnfläche, Personenzahl und Zeitraum, die in Ihren Anteil eingehen.

3. Rechnen Sie zwei oder drei Positionen nach: Gesamtkosten mal Ihr Anteil.

4. Streichen Sie gedanklich alles, was nicht in die Betriebskostenverordnung gehört.

5. Vergleichen Sie die Summe mit Ihren Vorauszahlungen und dem Vorjahr.

6. Erheben Sie Einwendungen in Textform spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung, danach sind sie in der Regel ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Abrechnung für 2025 muss Ihnen bis zum 31.12.2026 zugehen.

Dasselbe Beispiel mit Guthaben

Hätten Sie im Beispiel 260 € statt 240 € im Monat vorausgezahlt, also 3.120 € im Jahr, ergäbe sich bei denselben Kosten von 2.994,29 € ein Guthaben von 125,71 €. Ein Guthaben muss der Vermieter auszahlen oder mit der nächsten Miete verrechnen. Er darf es mit eigenen fälligen Forderungen gegen Sie verrechnen, etwa offener Miete, nicht aber grundlos zurückhalten.

Ob eine Nachzahlung oder ein Guthaben entsteht, sagt noch nichts darüber, ob die Abrechnung stimmt. Auch eine Abrechnung mit Guthaben kann zu hohe Kosten enthalten. Bis wann Sie eine Nachzahlung zahlen müssen, erklärt Nachzahlung Nebenkosten: Frist und Fälligkeit.

Zusammenfassung

Eine Nebenkostenabrechnung listet jede Kostenart des Hauses, verteilt sie nach einem Schlüssel auf die Wohnungen und zieht Ihre Vorauszahlungen ab. Im Beispiel ergeben sich 2.994,29 € Kosten und eine Nachzahlung von 114,29 €. Fünf Pflichtangaben müssen enthalten sein, sonst ist keine Nachzahlung fällig.

Mit dem Beispiel finden Sie die meisten Fehler selbst: falsche Flächen, falsche Personenzahl, nicht umlagefähige Kosten. Wollen Sie sicher sein, ordnet die Nebenkostenprüfung von ProofDocs jede Position Ihrer Abrechnung ein. Einwendungen formuliert auf Wunsch der Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung.

Häufig gestellte Fragen