Nebenkosten Nachzahlung: Frist, Fälligkeit und Verzug

Eine Nebenkosten Nachzahlung wird mit dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Eine feste gesetzliche Zahlungsfrist von zum Beispiel 30 Tagen gibt es nicht. Gerichte gestehen Mietern aber eine angemessene Zeit zu, um die Abrechnung zu prüfen, und viele Vermieter nennen selbst ein Zahlungsziel. In Verzug kommen Sie erst später, und unter bestimmten Umständen müssen Sie gar nicht zahlen.

Dieser Artikel ordnet die Fristen rund um die Nachzahlung: wann sie fällig ist, wann Verzug eintritt, wann Sie zurückhalten dürfen, wann die Forderung verjährt und was nach einem Auszug gilt. Den Überblick über Aufbau und Prüfung gibt der Ratgeber zur Nebenkostenabrechnung. Ob die Nachzahlung selbst stimmt, können Sie mit der Nebenkostenprüfung klären, wenn Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen lassen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Fälligkeit: Die Nachzahlung wird mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig, ein Zahlungsziel des Vermieters verschiebt das nach hinten.

• Prüfzeit: Nach verbreiteter Ansicht der Gerichte haben Sie eine angemessene Zeit zur Prüfung, meist um die 30 Tage.

• Verzug: Ohne Mahnung erst 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang, und bei Verbrauchern nur, wenn die Abrechnung darauf hinweist.

• Zurückbehalten: Solange der Vermieter eine verlangte Belegeinsicht verweigert, müssen Sie die Nachzahlung in der Regel nicht zahlen.

• Zu spät abgerechnet: Kommt die Abrechnung später als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, ist eine Nachzahlung in der Regel ausgeschlossen.

Wann wird eine Nebenkostennachzahlung fällig?

Der Vermieter muss über die Vorauszahlungen jährlich abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Eine Nachforderung aus dieser Abrechnung wird fällig, wenn Ihnen eine Abrechnung zugeht, die formell in Ordnung ist. Formell in Ordnung heißt: Sie nennt den Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten jeder Position, den Verteilerschlüssel, die Berechnung Ihres Anteils und zieht Ihre Vorauszahlungen ab. Ob die Zahlen inhaltlich stimmen, ist für die Fälligkeit noch nicht entscheidend.

Fehlt eine dieser Angaben, etwa weil die Vorauszahlungen gar nicht abgezogen sind oder kein Schlüssel genannt wird, ist die Abrechnung formell unwirksam. Dann ist auch die Nachzahlung nicht fällig, bis der Vermieter eine ordnungsgemäße Abrechnung vorlegt. Läuft in der Zwischenzeit die Abrechnungsfrist ab, kann er nichts mehr nachfordern.

Welche Zahlungsfrist gilt für die Nachzahlung?

Das Gesetz nennt keine bestimmte Zahl von Tagen. Nennt der Vermieter ein Zahlungsziel, etwa „zahlbar bis 15.12.2026“, gilt dieses Datum. Nennt er keins, gestehen Gerichte Mietern eine angemessene Prüfzeit zu, bevor sie zahlen müssen. In der Praxis werden dafür häufig etwa 30 Tage angesetzt. Verlangt der Vermieter Zahlung „sofort“ oder innerhalb weniger Tage, müssen Sie sich nicht daran halten, wenn Sie die Abrechnung erst prüfen wollen.

Ob Ihre Abrechnung rechtzeitig kam und bis wann Sie Einwendungen erheben können, rechnet der kostenlose Fristenrechner für die Nebenkostenabrechnung aus.

Wann kommen Sie mit der Nachzahlung in Verzug?

Verzug bedeutet, dass Sie Verzugszinsen und unter Umständen Mahnkosten tragen müssen. Ohne Mahnung tritt er bei einer Geldforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Für Verbraucher gilt das aber nur, wenn die Abrechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Fehlt der Hinweis, kommen Sie erst in Verzug, wenn der Vermieter Sie nach Fälligkeit mahnt.

Die Verzugszinsen betragen für Verbraucher fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz im Jahr. Bei einer Nachzahlung von 300 € und wenigen Wochen Verzug sind das nur wenige Euro. Teurer werden Mahnbescheid und Klage, deshalb lohnt es sich, entweder zu zahlen oder klar und schriftlich zu widersprechen.

Wann Sie die Nachzahlung zurückhalten dürfen

Sie dürfen verlangen, die Belege zu sehen, auf denen die Abrechnung beruht: Rechnungen, Verträge, Bescheide. Solange der Vermieter eine solche Belegeinsicht verweigert, müssen Sie die Nachzahlung nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs in der Regel nicht leisten. Wie Sie die Einsicht verlangen, erklärt der Ratgeber Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung.

Wichtig ist, dass Sie die Einsicht tatsächlich verlangen, am besten schriftlich und mit Frist. Wer nur schweigt und nicht zahlt, riskiert eine Mahnung. Wer Einsicht verlangt und auf die Antwort wartet, ist auf der sicheren Seite.

Zahlen unter Vorbehalt: wenn Sie zahlen und trotzdem prüfen wollen

Wollen Sie Mahnungen vermeiden, aber die Abrechnung noch prüfen, zahlen Sie unter Vorbehalt. Schreiben Sie dazu dem Vermieter, dass Sie die Nachzahlung ohne Anerkennung einer Rechtspflicht und unter Vorbehalt der Rückforderung leisten. Ihre Einwendungsfrist von zwölf Monaten nach Zugang läuft trotzdem weiter. Erkennen Sie danach einen Fehler, können Sie zu viel Gezahltes zurückverlangen. Was eine hohe Nachzahlung verursacht, steht in Nebenkostennachzahlung zu hoch.

„Sehr geehrte/r [Name], die Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung [2025] über [312,40 €] überweise ich ohne Anerkennung einer Rechtspflicht und unter dem Vorbehalt der Rückforderung. Zugleich bitte ich um Einsicht in die Belege der Positionen [Hauswart, Gartenpflege]. Mit freundlichen Grüßen [Name]“

Wenn die Abrechnung zu spät kommt

Die Abrechnung muss Ihnen spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Kommt sie später, kann der Vermieter eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben müssen Sie dagegen auch aus einer verspäteten Abrechnung erhalten. Mehr dazu in Nebenkostenabrechnung Frist.

Verjährung: wie lange der Vermieter die Nachzahlung fordern kann

Eine rechtzeitig abgerechnete Nachzahlung verjährt nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem Ihnen die Abrechnung zugegangen ist. Geht sie im November 2026 zu, verjährt die Forderung mit Ablauf des 31.12.2029. Einzelheiten stehen in Verjährung bei der Nebenkostenabrechnung.

Nachzahlung nach dem Auszug

Nach dem Auszug gelten dieselben Fristen. Der Vermieter rechnet über den Zeitraum ab, in dem Sie gewohnt haben, meist zusammen mit allen anderen Mietern nach Ende des Jahres. Bis dahin darf er einen angemessenen Teil der Kaution zurückbehalten, um eine zu erwartende Nachzahlung zu sichern, nicht aber die ganze Kaution ohne Anhaltspunkte. Mehr dazu in Nebenkostenabrechnung nach dem Auszug.

Raten, Guthaben und Verrechnung

• Raten: Ein Recht auf Ratenzahlung haben Sie nicht. Viele Vermieter stimmen aber zu, wenn Sie früh fragen und einen konkreten Plan vorschlagen.

• Guthaben: Ein Guthaben wird mit Zugang der Abrechnung fällig. Der Vermieter darf es mit eigenen fälligen Forderungen gegen Sie verrechnen, etwa offener Miete.

• Vorauszahlung erhöht: Nach einer Abrechnung darf der Vermieter die Vorauszahlungen in Textform angemessen anpassen. Das ist eine eigene Frage neben der Nachzahlung.

Wie Ihre Kosten insgesamt im Vergleich liegen, zeigt der kostenlose Nebenkostenrechner mit den Werten des Betriebskostenspiegels.

Was passiert, wenn Sie gar nicht zahlen?

Zahlen Sie eine berechtigte Nachzahlung nicht und widersprechen auch nicht, mahnt der Vermieter und kann einen Mahnbescheid beantragen oder klagen. Dann kommen Zinsen und Verfahrenskosten hinzu. Halten Sie die Forderung für falsch, widersprechen Sie schriftlich mit den konkreten Punkten, statt nur zu schweigen.

Zusammenfassung

Die Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung wird fällig, wenn Ihnen eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugeht. Eine feste Zahlungsfrist gibt es nicht, ein Zahlungsziel des Vermieters und eine angemessene Prüfzeit von meist etwa 30 Tagen sind üblich. In Verzug kommen Sie als Verbraucher ohne Mahnung nur, wenn die Abrechnung auf die 30-Tage-Regel hinweist.

Verlangen Sie Belegeinsicht, wenn Ihnen etwas unklar ist, oder zahlen Sie unter Vorbehalt. Kam die Abrechnung zu spät, ist eine Nachzahlung in der Regel ausgeschlossen. Ob die Positionen stimmen, zeigt die Nebenkostenprüfung von ProofDocs, und aus dem Ergebnis entsteht auf Wunsch ein Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung.

Häufig gestellte Fragen