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Ratgeber · Arbeitszeugnis

Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Muster, Aufbau und Anspruch

Was ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist, was hineingehört, wann Sie es verlangen können und ein vollständiges Muster mit Note 2, Satz für Satz erklärt.

  • Redaktion: ProofDocs
  • Veröffentlicht:
  • Aktualisiert:
  • ca. 23 Min. Lesezeit

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist ein Arbeitszeugnis, das neben Art und Dauer Ihrer Tätigkeit auch Ihre Leistung und Ihr Verhalten beurteilt. Sie erhalten es nach § 109 Abs. 1 Satz 3 GewO, wenn Sie es ausdrücklich verlangen, während das einfache Arbeitszeugnis nur Art und Dauer der Beschäftigung bescheinigt. Für Bewerbungen ist das qualifizierte Arbeitszeugnis der Standard, ein einfaches Zeugnis lesen Personalverantwortliche meist als Hinweis auf eine verschwiegene Bewertung.

Dieser Ratgeber erklärt Aufbau, Anspruch und Form, stellt beide Zeugnisarten in einer Tabelle gegenüber und enthält ein vollständig ausformuliertes Muster für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis mit der Note „gut“, bei dem jeder Satz erklärt ist, dazu eine Vorlage mit Platzhaltern und eine Checkliste. Liegt Ihr Zeugnis schon vor, können Sie Ihr Arbeitszeugnis prüfen lassen. Welche kostenlosen Wege es dafür gibt, vergleicht der Ratgeber Arbeitszeugnis kostenlos prüfen lassen, alle Zeugnisarten vergleicht der Überblick Arten von Arbeitszeugnissen, Anspruch und Form im Ganzen der Leitfaden zum Arbeitszeugnis.

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Inhalt: Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis beschreibt Art und Dauer Ihrer Tätigkeit und beurteilt Leistung und Verhalten. Die Note steckt vor allem in der Zufriedenheitsformel: „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ steht für „gut“.

  • Anspruch: Arbeitnehmer erhalten es nach § 109 Abs. 1 Satz 3 GewO auf Verlangen, unabhängig von der Beschäftigungsdauer. Für dauernde Dienstverhältnisse gilt § 630 BGB, für Auszubildende § 16 BBiG.

  • Fristen: Der Anspruch verjährt nach drei Jahren (§ 195 BGB), eine Ausschlussfrist im Arbeits- oder Tarifvertrag kann ihn schon nach wenigen Monaten beenden.

  • Aufbau: Überschrift, Einleitung, Unternehmensbeschreibung, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung, Schlussformel sowie Ort, Datum und Unterschrift.

  • Maßstab: Das Zeugnis muss wahr und wohlwollend sein. „Befriedigend“ gilt als Durchschnitt, eine bessere Note müssen Sie im Streit belegen (BAG 18.11.2014 – 9 AZR 584/13).

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Was ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist das Zeugnis, das Ihr Arbeitgeber auf Ihr Verlangen bei Ende des Arbeitsverhältnisses ausstellt und das neben Ihren Aufgaben auch Ihre Leistung und Ihr Verhalten beurteilt. Es ist damit mehr als ein Beschäftigungsnachweis: Es ist die einzige Einschätzung Ihrer Arbeit von außen, die ein künftiger Arbeitgeber in der Hand hält.

Bewertet werden in der Regel fünf Bereiche: Fachwissen und Weiterbildung, Arbeitsbereitschaft, Arbeitsweise, Arbeitserfolg und, bei Führungskräften, die Führungsleistung. Danach folgt die zusammenfassende Zufriedenheitsformel und die Beurteilung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden. Ausgedrückt wird alles in der Zeugnissprache, in der kleine Wörter wie „stets“ oder „vollsten“ über eine ganze Notenstufe entscheiden. Was einzelne Sätze bedeuten, zeigt der kostenlose Zeugnis-Decoder.

Gesetzliche Grundlagen

Die gesetzlichen Anforderungen für die Ausstellung von Arbeitszeugnissen sind in § 109 GewO und § 630 BGB geregelt, für Auszubildende in § 16 BBiG, der Angaben über Verhalten und Leistung ebenfalls nur auf Verlangen vorsieht. Das Zeugnis bedarf grundsätzlich der Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. Seit dem 1. Januar 2025 ist nach § 109 Abs. 3 GewO auch die elektronische Form zulässig, wenn Sie einwilligen und das Zeugnis eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB trägt. Eine einfache E-Mail-Übermittlung oder ein PDF-Scan genügt diesen Anforderungen nicht.

Es gibt keine spezifischen gesetzlichen Vorgaben zur Struktur oder Reihenfolge eines qualifizierten Arbeitszeugnisses. Dies bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern eine gewisse Flexibilität bei der Erstellung des Dokuments, erfordert jedoch gleichzeitig Sorgfalt, um alle wichtigen Aspekte und Informationen korrekt abzubilden.

Einfaches vs. qualifiziertes Arbeitszeugnis: Was ist der Unterschied?

Der Hauptunterschied zwischen einem einfachen Arbeitszeugnis und einem qualifizierten Arbeitszeugnis liegt in der Tiefe der Informationen. Ein einfaches Arbeitszeugnis beschränkt sich auf die Bestätigung der Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie die Nennung der regelmäßigen Aufgaben. Es enthält keine Bewertungen zu den Leistungen oder dem Verhalten des Arbeitnehmers.

Im Gegensatz dazu enthält ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zusätzlich folgende Angaben:

  • eine Unternehmensdarstellung

  • den Werdegang

  • eine Leistungsbeurteilung

  • eine Verhaltensbewertung

Diese detaillierten Angaben geben zukünftigen Arbeitgebern ein vollständigeres Bild der beruflichen Qualifikationen und der Arbeitsweise des Mitarbeiters. Die Tabelle fasst die Unterschiede zusammen:

Kriterium Qualifiziertes Arbeitszeugnis Einfaches Arbeitszeugnis
Rechtsgrundlage § 109 Abs. 1 Satz 3 GewO, nur auf Verlangen § 109 Abs. 1 Satz 1 und 2 GewO, Mindestinhalt
Tätigkeitsbeschreibung Ausführlich, mit Verantwortung und Erfolgen Knapp, nur Hauptaufgaben
Leistungsbewertung Ja, in der Zeugnissprache codiert Nein
Verhaltensbewertung Ja, gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden Nein
Schlussformel Üblich, aber kein Rechtsanspruch (BAG 11.12.2012 – 9 AZR 227/11) Selten
Geeignet für Bewerbungen Ja, Standard für jede Bewerbung Kaum, wirkt wie ein verschwiegenes Urteil
Aufwand für Arbeitgeber Mittel bis hoch Gering

Ein einfaches Arbeitszeugnis ist nur in Ausnahmefällen die bessere Wahl, etwa nach einer sehr kurzen Beschäftigung, in der kaum etwas zu beurteilen war, oder wenn eine ehrliche Beurteilung schlecht ausfallen würde. In allen anderen Fällen verlangen Sie das qualifizierte Arbeitszeugnis, denn Personalverantwortliche erwarten es.

Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis nach § 109 GewO

Jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das qualifizierte Zeugnis erhalten Sie nach § 109 Abs. 1 Satz 3 GewO aber nur, wenn Sie es verlangen. Ohne dieses Verlangen darf sich der Arbeitgeber auf ein einfaches Zeugnis beschränken. Eine Mindestdauer der Beschäftigung gibt es nicht, der Anspruch besteht auch nach wenigen Wochen, in Teilzeit, im Minijob und in der Probezeit.

Wie das Arbeitsverhältnis endet, spielt keine Rolle: Kündigung durch Sie oder den Arbeitgeber, Aufhebungsvertrag, Ablauf einer Befristung oder Rente. Den Grund der Beendigung nennt das Zeugnis nur, wenn Sie es wünschen. Fällig ist es mit dem Ausscheiden. Schon nach Zugang einer Kündigung können Sie ein vorläufiges Zeugnis für Bewerbungen verlangen, im laufenden Arbeitsverhältnis bei einem triftigen Grund ein qualifiziertes Zwischenzeugnis.

Fristen: Verjährung, Ausschlussfrist, Verwirkung

Grenze Dauer Hinweis
Verjährung Drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet § 195 und § 199 BGB, die äußerste Grenze
Ausschlussfrist Oft drei Monate, im Tarifvertrag teils sechs Steht im Arbeits- oder Tarifvertrag, gilt je nach Wortlaut auch für das Zeugnis
Verwirkung Keine feste Dauer Langes Schweigen plus Vertrauen des Arbeitgebers, für die Berichtigung schon nach rund zehn Monaten angenommen (BAG 17.02.1988 – 5 AZR 638/86)

Beispiel: Ihr Arbeitsverhältnis endet am 30.09.2026. Die Verjährung läuft bis zum 31.12.2029. Enthält Ihr Arbeitsvertrag eine Ausschlussfrist von drei Monaten ab Fälligkeit, müssen Sie das qualifizierte Zeugnis aber bis zum 30.12.2026 schriftlich verlangen. Am sichersten ist es, das Zeugnis drei bis vier Wochen vor dem letzten Arbeitstag anzufordern. Ein fertiges Schreiben dafür erzeugt die kostenlose Vorlage Arbeitszeugnis anfordern, welche Klauseln Ihre Frist verkürzen können, steht in Ihrem Arbeitsvertrag.

So verlangen Sie das qualifizierte Zeugnis

Ein Satz genügt, wichtig ist das Wort „qualifiziert“ oder der Zusatz zu Leistung und Verhalten: „Ich bitte Sie, mir zum [Datum] ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen, das sich auf Leistung und Verhalten erstreckt, und es mir bis zum [Datum] zuzusenden.“ Schicken Sie die Bitte per E-Mail oder Brief, damit Sie den Zeitpunkt belegen können.

Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

Ein Gesetz schreibt keine Reihenfolge vor, in der Praxis folgen aber fast alle qualifizierten Arbeitszeugnisse demselben Aufbau. Weicht ein Zeugnis davon ab oder fehlt ein Baustein, fällt das Personalverantwortlichen auf.

Baustein Inhalt Worauf es ankommt
1. Überschrift „Arbeitszeugnis“ oder „Zeugnis“ Auf dem Firmenbogen, ohne Zusatz wie „Bescheinigung“
2. Einleitung Name, Geburtsdatum, Zeitraum, Position Beförderungen mit Datum nennen, die Privatanschrift gehört nicht hinein
3. Unternehmen Ein Satz zu Branche und Größe Hilft dem Leser, Verantwortung einzuordnen
4. Tätigkeitsbeschreibung Aufgaben, Verantwortung, Befugnisse, Projekte So vollständig, dass sich ein Dritter ein Bild machen kann (BAG 12.08.1976 – 3 AZR 720/75)
5. Leistungsbeurteilung Fachwissen, Arbeitsweise, Erfolg, Führung, Zufriedenheitsformel Alle Teile auf derselben Notenstufe
6. Verhaltensbeurteilung Vorgesetzte, Kollegen, Kunden, bei Führungskräften Mitarbeitende Vorgesetzte zuerst, keine Gruppe auslassen
7. Schlussformel Beendigungsgrund auf Wunsch, Dank, Bedauern, Zukunftswünsche Kein Anspruch darauf, ihr Fehlen fällt aber auf
8. Ort, Datum, Unterschrift Datum des letzten Arbeitstags, Unterschrift mit Funktion Eigenhändig, von einer ranghöheren Person

Am meisten Spielraum steckt in der Tätigkeitsbeschreibung: Je genauer sie Verantwortung und Befugnisse mit Zahlen nennt, desto mehr wiegt die Bewertung danach. Zehn Beispiele nach Beruf zeigt der Ratgeber zur Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis, die Formulierungen für jede Notenstufe und jeden Bereich die Übersicht der Arbeitszeugnis-Formulierungen.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis Muster: ein vollständiges Beispiel mit Note 2

Wie sieht ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus, wenn alles stimmt? Das folgende Muster ist ein vollständig ausformuliertes Arbeitszeugnis mit der Note „gut“ für eine fiktive Teamleiterin in der Disposition eines Logistikunternehmens. Es enthält alle Bausteine in der üblichen Reihenfolge. Unter dem Muster erklären wir Satz für Satz, woran Sie die Note erkennen.

Beispiel (fiktiv): qualifiziertes Arbeitszeugnis mit Note 2

Arbeitszeugnis

Frau Julia Berger, geboren am 14.05.1988, war vom 01.04.2019 bis zum 30.09.2026 in unserem Unternehmen tätig, zunächst als Disponentin und seit dem 01.01.2022 als Teamleiterin Disposition am Standort Bremen.

Die Weserland Logistik GmbH ist ein mittelständischer Logistikdienstleister mit rund 320 Beschäftigten an drei Standorten. Wir übernehmen Lagerhaltung, Kommissionierung und Transport für Kunden aus Handel und Industrie.

Als Disponentin plante Frau Berger die täglichen Touren unserer Fahrzeuge im Nahverkehr. Als Teamleiterin führte sie ein Team von sechs Disponentinnen und Disponenten fachlich und disziplinarisch. Zu ihren Aufgaben gehörten insbesondere:
– Planung und Steuerung von täglich rund 40 Touren im Nah- und Fernverkehr
– Auswahl, Beauftragung und Abrechnung von Subunternehmern
– Einsatz- und Urlaubsplanung sowie Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
– Ansprechpartnerin für Schlüsselkunden bei Termin- und Lieferfragen
– Auswertung der Tourenkosten und monatliches Berichtswesen an die Niederlassungsleitung

Darüber hinaus leitete sie im Jahr 2023 die Einführung einer neuen Software zur Tourenplanung an unserem Standort.

Frau Berger verfügt über ein fundiertes und vielseitiges Fachwissen, das sie stets sicher und zielgerichtet in der Praxis einsetzte. Sie bildete sich regelmäßig weiter, unter anderem im Gefahrgutrecht und in der Mitarbeiterführung. Neue Aufgaben erfasste sie schnell und fand stets gute Lösungen.

Sie arbeitete stets selbstständig, sorgfältig und zuverlässig. Auch bei hohem Arbeitsaufkommen behielt sie den Überblick und setzte die richtigen Prioritäten. Ihre Arbeitsergebnisse waren stets von guter Qualität. Bei der Einführung der neuen Tourenplanung hielt sie den vereinbarten Zeitplan ein, die Leerkilometer an unserem Standort sanken im ersten Jahr um rund 12 %.

Ihr Team führte Frau Berger stets zielorientiert und motivierend. Sie delegierte Aufgaben sinnvoll, förderte die Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und erreichte mit ihrem Team stets gute Ergebnisse.

Frau Berger erfüllte die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.

Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Kunden war stets einwandfrei. Sie wurde als hilfsbereite und kooperative Kollegin geschätzt.

Frau Berger verlässt unser Unternehmen zum 30.09.2026 auf eigenen Wunsch, um sich einer neuen beruflichen Herausforderung zu stellen. Wir bedauern ihre Entscheidung, danken ihr für die stets gute Zusammenarbeit und wünschen ihr für ihre berufliche und private Zukunft alles Gute und viel Erfolg.

Bremen, 30.09.2026

Thomas Krüger
Niederlassungsleiter

Warum dieses Muster eine Note 2 ist: der Text Satz für Satz

Kein einzelner Satz macht die Note, sondern das Zusammenspiel der Bausteine. Die Tabelle zeigt, welche Formulierung im Muster welche Aussage trägt und was für eine Note 1 anders lauten müsste.

Baustein Formulierung im Muster Was sie aussagt
Einleitung „zunächst als Disponentin und seit dem 01.01.2022 als Teamleiterin“ Die Beförderung ist genannt und zeigt eine positive Entwicklung. Fehlt sie, geht ein Teil Ihres Werdegangs verloren.
Unternehmensbeschreibung „mittelständischer Logistikdienstleister mit rund 320 Beschäftigten“ Neutral, aber nützlich: Der Leser kann Verantwortung und Größe der Aufgabe einordnen.
Tätigkeitsbeschreibung „führte ein Team von sechs … fachlich und disziplinarisch“, „rund 40 Touren“ Konkrete Zahlen und Befugnisse statt allgemeiner Begriffe. Die wichtigste Aufgabe steht zuerst, das Sonderprojekt eigens.
Fachwissen „fundiertes und vielseitiges Fachwissen“, „stets sicher“ Gut. Für sehr gut stünde etwa „umfassendes und fundiertes Fachwissen“, „jederzeit äußerst sicher“.
Arbeitsweise „stets selbstständig, sorgfältig und zuverlässig“ Gut. Das „stets“ trägt die Note, ein „äußerst“ würde sie auf sehr gut heben.
Arbeitserfolg „stets von guter Qualität“, „um rund 12 %“ Gut, belegt mit einem messbaren Erfolg. Für sehr gut: „stets von ausgezeichneter Qualität“.
Führungsleistung „stets zielorientiert und motivierend“, „stets gute Ergebnisse“ Gut. Bei Führungskräften fällt das Fehlen dieses Absatzes stark negativ auf.
Zufriedenheitsformel „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ Der Kernsatz der Note 2. Für sehr gut: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“.
Verhalten „gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Kunden war stets einwandfrei“ Gut, mit allen drei Gruppen in der üblichen Reihenfolge. Für sehr gut: „stets vorbildlich“.
Schlussformel „Wir bedauern ihre Entscheidung, danken ihr für die stets gute Zusammenarbeit“ Vollständig mit Bedauern, Dank und Wünschen, also gut. Für sehr gut: „bedauern sehr“, „stets hervorragende Zusammenarbeit“, „weiterhin viel Erfolg“.
Ort, Datum, Unterschrift „Bremen, 30.09.2026“, Niederlassungsleiter Datum des letzten Arbeitstags, Unterschrift einer vorgesetzten Person mit Funktion. Beides ist unauffällig und damit richtig.

Das Muster zeigt auch, was ein gutes Zeugnis nicht braucht: Es enthält weder Krankheitstage noch Hinweise auf Konflikte, und der Beendigungsgrund steht nur drin, weil die Beschäftigte ihn wünscht. Wie Formulierungen für jede Stufe lauten, zeigt der Ratgeber zum Arbeitszeugnis mit Note 2, ein Muster ohne jede Beurteilung finden Sie beim einfachen Arbeitszeugnis.

Vorlage mit Platzhaltern zum Kopieren

Die folgende Vorlage enthält dieselben Bausteine mit Platzhaltern. Ersetzen oder löschen Sie alle Angaben in eckigen Klammern, auch die Namen der Abschnitte. Die eingeklammerten Bewertungen tragen die Note und sind hier auf „gut“ gesetzt. Den Grund des Ausscheidens nennt das Zeugnis nur, wenn der Arbeitnehmer es wünscht.

Arbeitszeugnis

[Einleitung] Frau/Herr [Vorname Nachname], geboren am [Geburtsdatum], war vom [Eintrittsdatum] bis zum [Austrittsdatum] als [Position] in unserem Unternehmen tätig. [Firma] ist [ein Satz zu Branche, Größe und Produkten].

[Tätigkeitsbeschreibung] Zu ihren/seinen Aufgaben gehörten insbesondere:
– [wichtigste Aufgabe mit Verantwortung, z. B. Budget oder Teamgröße]
– [zweite Aufgabe]
– [dritte Aufgabe]
– [Sonderaufgaben und Projekte]

[Leistungsbeurteilung] Frau/Herr [Nachname] verfügt über ein fundiertes Fachwissen, das sie/er [stets sicher] in der Praxis einsetzte. Sie/Er arbeitete [stets selbstständig, sorgfältig und zuverlässig] und erzielte [gute] Ergebnisse. [Konkreter Erfolg, möglichst mit Zahl.] Die ihr/ihm übertragenen Aufgaben erledigte sie/er [stets zu unserer vollen Zufriedenheit].

[Verhaltensbeurteilung] Ihr/Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Kunden war [stets einwandfrei].

[Schlussformel] Frau/Herr [Nachname] verlässt unser Unternehmen [auf eigenen Wunsch]. Wir bedauern ihr/sein Ausscheiden, danken ihr/ihm für die [stets gute] Zusammenarbeit und wünschen ihr/ihm für die berufliche und private Zukunft alles Gute.

[Ort], [Datum der Beendigung]

[Unterschrift]
[Vorname Nachname, Funktion]

Für eine andere Note tauschen Sie die Schlüsselformulierungen aus. Die drei häufigsten Stufen:

Note Leistungsbeurteilung Verhaltensbeurteilung Schlussformel
Sehr gut „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ „stets vorbildlich“ „bedauern sehr … stets hervorragende Zusammenarbeit“
Gut „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ „stets einwandfrei“ „bedauern … stets gute Zusammenarbeit“
Befriedigend „zu unserer vollen Zufriedenheit“ „einwandfrei“ „danken … für die Zusammenarbeit“

Weitere Muster: Vorlagen für die Noten „sehr gut“ bis „ausreichend“, ebenfalls zum Kopieren und Drucken, finden Sie im Ratgeber Arbeitszeugnis schreiben. Ein Grundgerüst mit Ihren eigenen Daten und der gewählten Note erzeugt die kostenlose Arbeitszeugnis-Vorlage. Wer kein Muster anpassen möchte, kann das Arbeitszeugnis erstellen lassen: ProofDocs formuliert es aus Ihren Angaben, das fertige Zeugnis kostet 14,99 €.

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Die fünf zentralen Bewertungsdimensionen im Detail

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis wird in der Personalpraxis nicht nach einer einzigen Gesamtnote gelesen, sondern entlang von fünf Dimensionen, die jeweils eigenständig bewertet werden. Wer sein Zeugnis prüft, sollte jede dieser Dimensionen einzeln gegen die Standardformulierungen abgleichen – denn eine sehr gute Leistungsbeurteilung verpufft, wenn das Sozialverhalten nur „befriedigend“ eingestuft ist.

  1. Arbeitsbefähigung: Bewertung des Fachwissens, der Fortbildungsbereitschaft und der intellektuellen Auffassungsgabe. Standardformel sehr gut: „verfügt über ein außerordentlich umfangreiches und fundiertes Fachwissen“.

  2. Arbeitsbereitschaft und Motivation: Eigeninitiative, Engagement und Belastbarkeit. Standardformel sehr gut: „zeigte stets ein außergewöhnlich hohes Engagement und vorbildliche Eigeninitiative“.

  3. Arbeitsweise: Sorgfalt, Systematik, Selbstständigkeit. Standardformel sehr gut: „arbeitete stets äußerst sorgfältig, strukturiert und ergebnisorientiert“.

  4. Arbeitserfolg: Qualität und Quantität der erzielten Resultate. Standardformel sehr gut: „erzielte stets herausragende Arbeitsergebnisse und übertraf regelmäßig die gesetzten Ziele“.

  5. Sozialverhalten: Auftreten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und (sofern relevant) Kunden. Hier ist die Reihenfolge entscheidend: Die Vorgesetzten werden üblicherweise vor den Kollegen genannt, sonst kann das Zeugnis Hierarchieprobleme signalisieren.

Die Zufriedenheitsformel fasst diese Einzeldimensionen zur Leistungsnote zusammen. Steht hier „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“, entspricht das Note 1; fehlt das Wort „stets“, wird daraus Note 2. Wer in der Detailbewertung sehr gut, in der Gesamtbeurteilung aber nur gut eingestuft wird, sollte den Widerspruch reklamieren.

Wohlwollenspflicht und Wahrheitspflicht

Dass ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zugleich wahr und wohlwollend sein muss, entschied das Bundesarbeitsgericht schon 1960 (BAG 23.06.1960 – 5 AZR 560/58). Die Wohlwollenspflicht verpflichtet dazu, dass Arbeitszeugnisse das berufliche Fortkommen der Mitarbeiter nicht unnötig erschweren. Arbeitgeber dürfen im Arbeitszeugnis kein unnötig negatives Bild zeichnen. Gleichzeitig hat die Wahrheitspflicht Vorrang und verlangt eine wahrheitsgemäße Darstellung im Arbeitszeugnis. Formulierungen, die eine Doppeldeutigkeit aufweisen, sollten vermieden werden, um Missverständnisse zu verhindern. Die Verantwortung des Arbeitgebers wird dabei besonders betont.

Geheime Codes sind in Arbeitszeugnissen nicht zulässig, § 109 Abs. 2 GewO verbietet sie ausdrücklich. Mit unserer Übersicht typischer Arbeitszeugnis-Formulierungen können Sie versteckte Bedeutungen entschlüsseln.

Wer das Zeugnis schreibt und unterschreibt

Für Inhalt und Form ist allein der Arbeitgeber verantwortlich, auch wenn Sie einen Entwurf liefern. Unterschreiben muss eine Person, die erkennbar über Ihnen steht, etwa die Abteilungs- oder Niederlassungsleitung, mit Angabe ihrer Funktion (BAG 04.10.2005 – 9 AZR 507/04). Zieht der Arbeitgeber die Ausstellung trotz Ihrer schriftlichen Bitte hin, können Sie das Zeugnis vor dem Arbeitsgericht einklagen.

Form, Papier und Layout – formale Anforderungen

§ 109 GewO verlangt grundsätzlich die Schriftform, die elektronische Form ist seit dem 1. Januar 2025 nur mit Einwilligung des Arbeitnehmers und qualifizierter elektronischer Signatur zulässig (§ 109 Abs. 3 GewO). Die Rechtsprechung und die Praxis haben daraus formale Standards entwickelt, deren Verletzung einen Anspruch auf ein neues Zeugnis begründen kann. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auf Papier gehört auf den Firmenbogen, wo dieser im Geschäftsverkehr üblich ist (BAG 03.03.1993 – 5 AZR 182/92), trägt eine eigenhändige Originalunterschrift einer ranghöheren, zur Personalentscheidung befugten Person und das Datum des letzten Arbeitstags als Ausstellungsdatum führen. Flecken, Klammerlöcher oder sichtbare Korrekturen disqualifizieren das Dokument; falten darf der Arbeitgeber es für den Versand im Geschäftsumschlag zweimal, sofern es kopierfähig bleibt und sich die Knicke nicht auf Kopien abzeichnen (BAG 21.09.1999 – 9 AZR 893/98).

Der Umfang variiert mit der Beschäftigungsdauer und der Hierarchieebene: Für ein Jahr Sachbearbeitertätigkeit reichen 1,5 bis 2 Seiten, für fünf Jahre Führungstätigkeit sind 2,5 bis 3 Seiten angemessen. Zu kurze Zeugnisse signalisieren mangelnde Wertschätzung; zu lange wirken aufgebläht. Eine klare Gliederung mit Absätzen, eine seriöse Schriftart (Arial oder Times New Roman, 11–12 pt) und Blocksatz mit Silbentrennung sind verbreitet. Formale Mängel erkennen Sie mit der Checkliste weiter unten selbst.

Was nicht ins qualifizierte Arbeitszeugnis gehört

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis steht in der dritten Person, im Präteritum und ohne Ausrufezeichen. Wichtiger als der Stil ist aber, was fehlen muss.

Das Verbot versteckter Botschaften steht ausdrücklich in § 109 Abs. 2 GewO: Das Zeugnis darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die etwas anderes aussagen als der Wortlaut. Darüber hinaus haben sich in der Praxis feste Tabus herausgebildet, die Ihre Rechte und Ihre Bewerbungschancen schützen. Nicht ins Zeugnis gehören:

  • Aussagen über Gewerkschaftstätigkeit, eine Tätigkeit im Betriebsrat oder eine Parteizugehörigkeit

  • Krankheiten und krankheitsbedingte Fehlzeiten

  • nicht bestandene Prüfungen und einmalige Vorfälle ohne Bedeutung für das Gesamtbild

  • der Grund der Beendigung, wenn Sie ihn nicht ausdrücklich wünschen

  • Doppeldeutigkeiten und Geheimcodes

  • Unterstreichungen, Ausrufezeichen, Fragezeichen und Hervorhebungen, die einen Satz auffällig machen

Checkliste: qualifiziertes Arbeitszeugnis prüfen

Legen Sie Ihr eigenes qualifiziertes Arbeitszeugnis neben das Muster und gehen Sie die Punkte der Reihe nach durch. Was Sie nicht abhaken können, sprechen Sie beim Arbeitgeber an.

  1. Steht das Zeugnis auf dem Firmenbogen, sauber, ohne Korrekturen und mit der Überschrift „Arbeitszeugnis“ oder „Zeugnis“?

  2. Stimmen Name, Titel, Geburtsdatum, Ein- und Austrittsdatum mit Ihren Unterlagen überein?

  3. Ist Ihre Position richtig bezeichnet und sind Beförderungen oder Wechsel der Aufgabe genannt?

  4. Sind alle wesentlichen Aufgaben, Ihre Befugnisse und besondere Projekte beschrieben, die wichtigsten zuerst?

  5. Werden Fachwissen, Weiterbildung, Arbeitsweise und Arbeitserfolg beurteilt, bei Führungskräften auch die Führung?

  6. Steht eine Zufriedenheitsformel im Text, und passt ihre Stufe zu den Einzelbeurteilungen davor?

  7. Nennt die Verhaltensbeurteilung Vorgesetzte, Kollegen und, wo es sie gab, Kunden?

  8. Fehlen auffällige Formulierungen wie „bemüht“, „im Großen und Ganzen“ oder das Lob von Selbstverständlichkeiten?

  9. Enthält die Schlussformel Bedauern, Dank und Zukunftswünsche, ohne dass ein ungewollter Beendigungsgrund genannt ist?

  10. Trägt das Zeugnis das Datum des letzten Arbeitstags und die Unterschrift einer vorgesetzten Person mit Funktion, oder, mit Ihrer Einwilligung, eine qualifizierte elektronische Signatur?

Fehler im qualifizierten Arbeitszeugnis berichtigen lassen

Enthält Ihr Zeugnis formale Fehler, eine lückenhafte Tätigkeitsbeschreibung oder eine Bewertung, die nicht zu Ihrer Leistung passt, haben Sie Anspruch auf Berichtigung. So gehen Sie in der Regel vor:

  1. Stellen markieren: Jede beanstandete Formulierung zitieren und einen konkreten Ersatz danebenschreiben. Was einzelne Sätze bedeuten, zeigt der Zeugnis-Decoder.

  2. Belege sammeln: Für eine bessere Note als „befriedigend“ brauchen Sie Tatsachen, etwa Zielvereinbarungen, Projektabschlüsse oder schriftliches Lob.

  3. Gespräch suchen: Viele Fehler beruhen auf Textbausteinen und lassen sich ohne Streit beheben.

  4. Schriftlich mit Frist auffordern: Zwei Wochen sind üblich. Das Schreiben mit jeder beanstandeten Stelle und ihrem Ersatz erstellt die Zeugnisberichtigung von ProofDocs für 9,99 €.

  5. Zügig handeln: Eine feste Frist gibt es nicht, für die Berichtigung hat das Bundesarbeitsgericht Verwirkung aber schon nach rund zehn Monaten angenommen (BAG 17.02.1988 – 5 AZR 638/86).

Bleibt der Arbeitgeber dabei, können Sie die Berichtigung vor dem Arbeitsgericht einklagen. Ein Urteil auf Erteilung eines Zeugnisses wird notfalls mit Zwangsgeld nach § 888 ZPO durchgesetzt. Entsteht Ihnen durch ein falsches Zeugnis nachweisbar ein Schaden, etwa eine entgangene Stelle, kommt Schadenersatz in Betracht, der Nachweis ist in der Praxis aber schwer.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis prüfen lassen

Wer sein Zeugnis nicht selbst Satz für Satz entschlüsseln möchte, kann das Arbeitszeugnis prüfen lassen: Die Arbeitszeugnisanalyse von ProofDocs wertet Ihr qualifiziertes Arbeitszeugnis in wenigen Minuten aus. Die kostenlose Vorschau zeigt, wie viele Formulierungen schwächer als „gut“ sind. Der vollständige Bericht für 14,99 € ordnet jede wertende Formulierung ein, nennt die Mittelwerte für Leistung, Verhalten und Schlussformel und enthält verbesserte Formulierungen, die Sie Ihrem Arbeitgeber vorschlagen können.

Wer nach einer Kündigung zusätzlich Fristen und Abfindung einschätzen möchte, nutzt den kostenlosen Kündigungsrechner von ProofDocs.de.

Besondere Situationen

Elternzeit, längere Krankheit oder eine Freistellung gehören grundsätzlich nicht ins qualifizierte Arbeitszeugnis. Eine Ausfallzeit darf nur erwähnt werden, wenn sie im Verhältnis zur Gesamtdauer so erheblich ist, dass das Zeugnis ohne diesen Hinweis ein falsches Bild von der Berufserfahrung vermitteln würde. Den Grund der Beendigung nennt das Zeugnis nur, wenn der Arbeitnehmer es wünscht, eine Kündigung durch den Arbeitgeber taucht deshalb im Regelfall nicht auf.

Zeugnisanspruch und Kündigungsschutz laufen getrennt. Halten Sie eine Kündigung für unwirksam, müssen Sie innerhalb von drei Wochen eine Kündigungsschutzklage erheben (§ 4 KSchG). Ihr Anspruch auf das qualifizierte Arbeitszeugnis bleibt davon unberührt, und während der Kündigungsfrist steht Ihnen ein vorläufiges Zeugnis für Bewerbungen zu.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis selbst schreiben: fünf Regeln

Viele Arbeitgeber, vor allem kleinere, bitten Beschäftigte um einen eigenen Entwurf. Wer ihn schreibt, ob Arbeitgeber oder Arbeitnehmer, hält sich an diese Regeln:

  1. Einheitliche Note: Fachwissen, Arbeitsweise, Erfolg, Zufriedenheitsformel, Verhalten und Schlussformel stehen auf derselben Stufe. Ein Bruch fällt mehr auf als eine ehrliche Note 2.

  2. Konkrete Tätigkeitsbeschreibung: Zahlen zu Team, Budget, Kunden oder Vorgängen statt allgemeiner Begriffe, die wichtigste Aufgabe zuerst.

  3. Ein belegter Erfolg: Ein Satz mit messbarem Ergebnis macht die Bewertung glaubhaft.

  4. Zeitnah ausstellen: Eine gesetzliche Frist gibt es nicht, zwei bis vier Wochen nach der Bitte sind eine gute Richtschnur. Datum ist der letzte Arbeitstag.

  5. Ordentliche Form: Firmenbogen, sauber, eigenhändig von einer ranghöheren Person mit Funktion unterschrieben.

BAG-Rechtsprechung zum qualifizierten Arbeitszeugnis

Urteil Aktenzeichen Kernaussage
BAG 16.10.2007 9 AZR 248/07 Bindung an das Zwischenzeugnis: Für denselben Zeitraum darf ohne Grund nicht schlechter bewertet werden, auch nach einem Betriebsübergang
BAG 18.11.2014 9 AZR 584/13 „Befriedigend“ gilt als Standard-Note. Für bessere Bewertung muss der Arbeitnehmer Beweise vorlegen, für schlechtere Bewertung der Arbeitgeber
BAG 21.06.2005 9 AZR 352/04 Bindung bei der Berichtigung: Ein neues Zeugnis darf ohne neue Tatsachen nicht schlechter ausfallen, der Arbeitgeber ist an seine bisherigen Aussagen gebunden
BAG 11.12.2012 9 AZR 227/11 Kein gesetzlicher Anspruch auf eine Dank-, Bedauerns- oder Wunschformel; wer mit der Schlussformel nicht einverstanden ist, kann nur ein Zeugnis ohne Schlussformel verlangen
BAG 27.04.2021 9 AZR 262/20 Eine tabellarische Bewertung von Leistung und Verhalten (wie bei einem Schulzeugnis) genügt nicht – qualifizierte Zeugnisse müssen im Fließtext formuliert sein

Aus diesen Urteilen folgt für die Praxis: Eine einmal bescheinigte gute Bewertung können Sie festhalten, eine bessere als „befriedigend“ müssen Sie belegen, und auf Dank und Wünsche haben Sie keinen Anspruch. Wie Sie eine Korrektur durchsetzen, erklärt der Ratgeber Arbeitszeugnis anfechten und verbessern.

Zusammenfassung

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis beschreibt Ihre Aufgaben und beurteilt Leistung und Verhalten. Sie erhalten es nach § 109 Abs. 1 Satz 3 GewO, wenn Sie es verlangen, unabhängig von der Dauer der Beschäftigung. Verlangen Sie es schriftlich und rechtzeitig, denn Ausschlussfristen können den Anspruch schon nach wenigen Monaten beenden.

Das Muster oben zeigt, wie ein Zeugnis mit der Note „gut“ aufgebaut ist und welche Sätze die Note tragen. Prüfen Sie Ihr eigenes Zeugnis mit der Checkliste, verlangen Sie bei Fehlern eine Berichtigung und nutzen Sie für eine Zweitmeinung den Vergleich aller kostenlosen Prüfwege. Wer gleichzeitig einen neuen Job antritt, sollte auch den neuen Arbeitsvertrag nicht ungeprüft unterschreiben – wie Sie Ihren Arbeitsvertrag gründlich prüfen lassen, erklärt der Ratgeber Arbeitsvertrag prüfen lassen. Für internationale Bewerbungen empfiehlt sich zudem ein Blick auf das Arbeitszeugnis auf Englisch – ausländische Arbeitgeber kennen die deutsche Zeugnissprache nicht und benötigen eine angepasste Fassung.

Passende Leistung

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Arbeitszeugnisse enthalten versteckte Bewertungen, die Personaler sofort erkennen. Die Analyse ordnet jede Formulierung Ihres Zeugnisses ein und zeigt, wie es wirklich klingt, mit besseren Formulierungen für die schwachen Stellen.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist ein Arbeitszeugnis, das neben Art und Dauer der Tätigkeit auch Ihre Leistung und Ihr Verhalten beurteilt. Sie erhalten es nach § 109 Abs. 1 Satz 3 GewO, wenn Sie es ausdrücklich verlangen. Die Beurteilung steckt in abgestuften Formulierungen der Zeugnissprache, vor allem in der Zufriedenheitsformel. Für Bewerbungen ist es der Standard.

Wann habe ich Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis haben Sie bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sobald Sie es ausdrücklich verlangen (§ 109 Abs. 1 Satz 3 GewO). Eine Mindestbeschäftigungsdauer gibt es nicht. Nach einer Kündigung können Sie schon während der Kündigungsfrist ein vorläufiges Zeugnis für Bewerbungen verlangen, im laufenden Arbeitsverhältnis bei einem berechtigten Grund ein qualifiziertes Zwischenzeugnis. Verlangen Sie keine Beurteilung, darf sich der Arbeitgeber auf ein einfaches Zeugnis beschränken.

Was ist der Unterschied zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis?

Das einfache Arbeitszeugnis bestätigt nur Art und Dauer der Beschäftigung mit einer Beschreibung der Aufgaben. Das qualifizierte Arbeitszeugnis beurteilt zusätzlich Leistung und Verhalten, also Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg und den Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden. Das einfache Zeugnis ist die gesetzliche Grundform, das qualifizierte erhalten Sie nur auf Verlangen.

Wie sieht ein Muster für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis folgt fast immer derselben Reihenfolge: Überschrift, Einleitung mit Personalien und Beschäftigungszeitraum, Unternehmensbeschreibung, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung, Schlussformel sowie Ort, Datum und Unterschrift. In diesem Artikel finden Sie ein vollständig ausformuliertes Muster mit der Note „gut“, Satz für Satz erklärt, und eine Vorlage mit Platzhaltern zum Kopieren.

Wie lang ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis umfasst meist eine bis drei Seiten. Nach einem Jahr Sachbearbeitung sind eineinhalb bis zwei Seiten üblich, nach mehreren Jahren mit Führungsverantwortung eher zweieinhalb bis drei. Entscheidend ist nicht die Länge, sondern dass alle wesentlichen Aufgaben genannt und Leistung und Verhalten vollständig beurteilt sind. Ein auffällig kurzes Zeugnis nach langer Beschäftigung wirkt wie mangelnde Wertschätzung.

Welche Formulierungen sind in einem qualifizierten Arbeitszeugnis verboten?

Verboten sind nach § 109 Abs. 2 GewO alle Formulierungen und Merkmale mit versteckter Aussage, also Geheimcodes. Nicht ins Zeugnis gehören außerdem Krankheiten, eine Tätigkeit im Betriebsrat oder in der Gewerkschaft, Parteizugehörigkeit und ohne Ihren Wunsch der Grund der Beendigung. Auch Unterstreichungen, Ausrufezeichen und doppeldeutige Sätze haben in einem Arbeitszeugnis nichts zu suchen.

Wie bekomme ich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Indem Sie es schriftlich verlangen, am besten drei bis vier Wochen vor dem letzten Arbeitstag. Schreiben Sie ausdrücklich „qualifiziertes Arbeitszeugnis“ oder bitten Sie um ein Zeugnis, das sich auf Leistung und Verhalten erstreckt, und nennen Sie einen Termin. Ohne dieses Verlangen darf der Arbeitgeber nach § 109 GewO ein einfaches Zeugnis ausstellen. Kommt nichts, erinnern Sie mit einer Nachfrist von etwa einer Woche, danach bleibt die Klage beim Arbeitsgericht.

Wie kann mir ProofDocs.de bei meinem qualifizierten Arbeitszeugnis helfen?

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Quellen

Gesetze

Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts

  • BAG, Az. 9 AZR 584/13
  • BAG, Az. 9 AZR 227/11
  • BAG, Az. 5 AZR 638/86
  • BAG, Az. 3 AZR 720/75
  • BAG, Az. 5 AZR 560/58
  • BAG, Az. 9 AZR 507/04
  • BAG, Az. 5 AZR 182/92
  • BAG, Az. 9 AZR 893/98
  • BAG, Az. 9 AZR 248/07
  • BAG, Az. 9 AZR 352/04
  • BAG, Az. 9 AZR 262/20