Abmahnung im Arbeitsrecht: Was Arbeitnehmer wissen müssen

Eine Abmahnung ist die förmliche Rüge Ihres Arbeitgebers: Er beanstandet ein konkretes Fehlverhalten und kündigt für den Wiederholungsfall Konsequenzen bis hin zur Kündigung an. Im Arbeitsrecht ist sie kein Kündigungsgrund, aber häufig ihre Vorstufe. Wer eine Abmahnung vom Arbeitgeber erhält, sollte deshalb weder in Panik geraten noch das Schreiben einfach abheften.

Dieser Ratgeber erklärt, was eine Abmahnung ist, welche Voraussetzungen sie erfüllen muss, welche Gründe typisch sind und wie Sie als Arbeitnehmer Schritt für Schritt reagieren. Zu jedem Einzelthema finden Sie einen vertiefenden Beitrag, etwa zur Frage, wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung nötig sind, oder zum Widerspruch gegen eine Abmahnung. Nicht gemeint ist hier die Abmahnung im Mietrecht oder wegen einer Urheberrechtsverletzung: Sie folgt eigenen Regeln und hat mit Ihrem Arbeitsverhältnis nichts zu tun.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Abmahnung rügt ein konkretes Fehlverhalten und warnt vor der Kündigung im Wiederholungsfall. Ein Gesetz, das sie definiert, gibt es nicht, ihre Regeln stammen aus der Rechtsprechung.

• Wirksam ist sie nur, wenn sie den Vorwurf genau beschreibt, eine echte Pflichtverletzung betrifft, zutrifft und Konsequenzen erkennbar androht.

• Eine Form ist nicht vorgeschrieben. Auch eine mündliche Abmahnung ist wirksam, aber schwer zu beweisen.

• Ihre Unterschrift bestätigt nur den Empfang, nicht, dass der Vorwurf zutrifft.

• Sie können eine Gegendarstellung zur Personalakte geben und die Entfernung einer unberechtigten Abmahnung verlangen.

• Eine feste Zahl von Abmahnungen bis zur Kündigung gibt es nicht. Oft reicht eine einzige, bei besonders schweren Verstößen kann sie ganz entbehrlich sein.

Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?

Die Abmahnung ist die Erklärung des Arbeitgebers, mit der er ein bestimmtes vertragswidriges Verhalten beanstandet und für den Fall der Wiederholung Folgen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses ankündigt. Kein Gesetz definiert den Begriff. Seine Konturen hat das Bundesarbeitsgericht entwickelt, und zwar ausgehend von wenigen Vorschriften.

Den wichtigsten Anker bildet § 314 Abs. 2 BGB: Besteht der wichtige Grund für die Kündigung eines Dauerschuldverhältnisses in einer Pflichtverletzung, ist die Kündigung grundsätzlich erst nach einer erfolglosen Abmahnung zulässig. Für die fristlose Kündigung nach § 626 BGB und die verhaltensbedingte Kündigung nach § 1 Abs. 2 KSchG gilt derselbe Gedanke über den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit: Der Arbeitgeber muss zuerst das mildere Mittel wählen.

Abmahnen darf nicht nur, wer kündigen darf. Nach der Rechtsprechung genügt es, dass die Person Ihnen gegenüber weisungsbefugt ist, also Ihre Arbeit nach Ort, Zeit und Inhalt anweisen darf (§ 106 GewO). Das kann die Teamleiterin sein, nicht nur die Geschäftsführung oder die Personalabteilung.

Ermahnung, Abmahnung und Kündigung: der Unterschied

Eine Ermahnung rügt ebenfalls ein Verhalten, droht aber keine Kündigung an. Sie hat deshalb keine Warnfunktion und ersetzt keine Abmahnung. Die Kündigung beendet das Arbeitsverhältnis, die Abmahnung lässt es bestehen und gibt Ihnen Gelegenheit, Ihr Verhalten zu ändern.

Die drei Funktionen der Abmahnung

Aus dem Zweck der Abmahnung leitet die Rechtsprechung drei Funktionen ab. Fehlt eine davon, liegt keine wirksame Abmahnung vor, sondern höchstens eine Ermahnung.

Daneben erfüllt die schriftliche Abmahnung eine Dokumentationsfunktion. Sie hält den Vorfall fest, auf den sich der Arbeitgeber in einem späteren Kündigungsschutzprozess berufen will.

Voraussetzungen einer wirksamen Abmahnung

Ob eine Abmahnung wirksam ist, hängt nicht von ihrer Überschrift ab. Ein Schreiben mit dem Wort „Abmahnung“ kann unwirksam sein, ein Gespräch ohne dieses Wort kann eine Abmahnung darstellen. Entscheidend sind vier Punkte. Woran eine Abmahnung im Einzelnen scheitert, zeigt der Beitrag Wann ist eine Abmahnung unwirksam?

1. Bestimmtheit: Der Vorwurf muss genau beschrieben sein

Sie müssen aus der Abmahnung erkennen können, was Ihnen konkret vorgeworfen wird: an welchem Tag, zu welcher Uhrzeit, an welchem Ort und durch welches Verhalten. Pauschale Wendungen wie „wiederholte Unpünktlichkeit“ oder „mangelnde Arbeitsmoral“ genügen nicht. Sie wüssten weder, was Sie ändern sollen, noch könnten Sie sich gegen den Vorwurf verteidigen.

2. Pflichtverletzung: Es muss ein Verstoß gegen Vertragspflichten vorliegen

Abgemahnt werden kann nur ein Verhalten, das eine Pflicht aus dem Arbeitsverhältnis verletzt. Dazu zählt die Hauptpflicht, die vereinbarte Arbeit zu leisten, und dazu zählen Nebenpflichten wie die Rücksichtnahmepflicht aus § 241 Abs. 2 BGB, die Pflicht zur Krankmeldung oder betriebliche Ordnungsregeln. Was Sie in Ihrer Freizeit tun, ist grundsätzlich Privatsache, solange es nicht unmittelbar in das Arbeitsverhältnis hineinwirkt.

Nicht abmahnfähig ist ein Verhalten, das Sie nicht steuern können. Eine Krankheit, gesundheitlich bedingte Leistungseinbußen oder fehlende Fähigkeiten sind keine Pflichtverletzung. Hier kommt allenfalls eine personenbedingte Kündigung in Betracht, für die andere Regeln gelten.

Außerdem muss der Vorwurf zutreffen. Enthält die Abmahnung mehrere Vorwürfe und ist nur einer davon falsch, ist sie nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts insgesamt aus der Personalakte zu entfernen. Der Arbeitgeber kann danach eine neue Abmahnung mit den berechtigten Vorwürfen aussprechen.

3. Warnung: Konsequenzen müssen angedroht werden

Die Abmahnung muss deutlich machen, dass im Wiederholungsfall der Bestand Ihres Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Das Wort „Kündigung“ ist nicht zwingend. Die Formulierung „arbeitsrechtliche Konsequenzen“ reicht nach überwiegender Auffassung aus. Fehlt jeder Hinweis auf Folgen, handelt es sich nur um eine Ermahnung.

4. Verhältnismäßigkeit: Die Reaktion muss zum Anlass passen

Eine Abmahnung darf nicht außer Verhältnis zum Anlass stehen. Wer einmal zwei Minuten zu spät kommt, weil die Bahn ausgefallen ist, muss in aller Regel keine Abmahnung hinnehmen. Die Gerichte prüfen die Verhältnismäßigkeit bei der Abmahnung allerdings großzügiger als bei der Kündigung, weil die Abmahnung selbst schon das mildere Mittel ist.

Welche Form braucht eine Abmahnung?

Das Gesetz schreibt für die Abmahnung keine Form vor. Sie kann schriftlich, per E-Mail oder mündlich erteilt werden. In der Praxis wählen Arbeitgeber fast immer die Schriftform, weil sie im Streitfall beweisen müssen, dass und mit welchem Inhalt abgemahnt wurde. Was bei einer mündlichen Abmahnung gilt, erklären wir gesondert. Arbeitgeber, die selbst eine Abmahnung formulieren müssen, finden Aufbau und Beispiele im Beitrag Abmahnung Muster.

Die Abmahnung muss Ihnen zugehen. Dafür gelten die Regeln über Willenserklärungen entsprechend (§ 130 BGB): Wird Ihnen das Schreiben übergeben oder in Ihren Briefkasten eingeworfen, ist es zugegangen, auch wenn Sie es nicht lesen. Ihre Unterschrift braucht es dafür nicht. Ob Sie eine Abmahnung unterschreiben sollten, hängt deshalb allein davon ab, was Sie unterschreiben.

Der Betriebsrat muss vor einer Abmahnung nicht beteiligt werden, ein Mitbestimmungsrecht besteht nicht. Einzelne Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen sehen aber eine Anhörung vor, bevor eine Abmahnung in die Personalakte kommt. Ein Blick in den für Sie geltenden Tarifvertrag lohnt sich.

Typische Gründe für eine Abmahnung vom Arbeitgeber

Die meisten Abmahnungen betreffen wenige, immer wiederkehrende Situationen. Eine ausführliche Übersicht mit Einschätzungen finden Sie unter Gründe für eine Abmahnung.

Wer wegen Fehlern unter hoher Arbeitslast abgemahnt wird, sollte prüfen, ob eine Überlastungsanzeige die Lage vorher dokumentiert hat oder jetzt sinnvoll ist. Für Nebentätigkeiten lohnt ein Blick in die Klausel Ihres Vertrags, mehr dazu unter Nebentätigkeit im Arbeitsvertrag.

Abmahnung erhalten: Was Arbeitnehmer jetzt tun sollten

Eine Abmahnung als Arbeitnehmer zu erhalten ist unangenehm, aber selten ein Grund für überstürzte Schritte. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Ruhe bewahren und nichts unterschreiben, was über eine Empfangsbestätigung hinausgeht. Ein Schuldanerkenntnis oder die Erklärung, dass der Vorwurf zutrifft, gehört nicht in das Übergabegespräch.

2. Das Datum des Zugangs notieren und das Schreiben samt Kopie sicher aufbewahren.

3. Den Sachverhalt aus Ihrer Sicht aufschreiben, solange die Erinnerung frisch ist: Zeiten, Beteiligte, Zeugen, E-Mails, Dienstpläne, Chatverläufe.

4. Die Abmahnung an den vier Voraussetzungen messen: Ist der Vorwurf bestimmt, trifft er zu, liegt eine Pflichtverletzung vor, werden Konsequenzen angedroht?

5. Entscheiden, ob Sie reagieren: Gegendarstellung, Bitte um Entfernung, Beschwerde oder bewusstes Abwarten.

6. Das gerügte Verhalten konsequent abstellen. Eine zweite gleichartige Pflichtverletzung kann die Kündigung tragen, auch wenn Sie die erste Abmahnung für unberechtigt halten.

7. Bei mehreren Abmahnungen oder drohendem Arbeitsplatzverlust früh Rat einholen, etwa bei Ihrer Gewerkschaft, dem Betriebsrat oder einer Fachanwältin für Arbeitsrecht.

Für den vierten Schritt können Sie die Abmahnungsanalyse von ProofDocs nutzen: Sie laden das Schreiben hoch und erhalten in wenigen Minuten eine Prüfung jedes einzelnen Vorwurfs auf Bestimmtheit, Rüge- und Warnfunktion samt einer Empfehlung, welche Reaktion in Ihrem Fall sinnvoll ist.

Abmahnung und Kündigung: Wie hängen sie zusammen?

Eine verhaltensbedingte Kündigung setzt in aller Regel voraus, dass Sie wegen eines gleichartigen Verhaltens bereits abgemahnt wurden und danach erneut gegen Ihre Pflichten verstoßen haben. Die Abmahnung belegt, dass Sie gewarnt waren. Erst wenn Sie trotz Warnung weitermachen, darf der Arbeitgeber annehmen, dass sich Ihr Verhalten nicht ändern wird.

Die verbreitete Regel „drei Abmahnungen, dann Kündigung“ gibt es nicht. Je nach Schwere kann eine einzige Abmahnung ausreichen, bei geringfügigen Verstößen können mehrere nötig sein. Entbehrlich ist die Abmahnung, wenn eine Verhaltensänderung nicht zu erwarten ist oder der Verstoß so schwer wiegt, dass Sie nicht mit seiner Hinnahme rechnen konnten, etwa bei Diebstahl, Arbeitszeitbetrug oder Tätlichkeiten. Wann eine fristlose Kündigung ohne Abmahnung möglich ist, hängt stets vom Einzelfall ab.

Wichtig für Sie: Mit der Abmahnung verzichtet der Arbeitgeber darauf, wegen genau dieses Vorfalls zu kündigen. Eine spätere Kündigung kann er nur auf einen neuen Verstoß stützen. In Kleinbetrieben mit nicht mehr als zehn Arbeitnehmern (§ 23 KSchG) und in den ersten sechs Monaten gilt das Kündigungsschutzgesetz nicht. Dort braucht eine ordentliche Kündigung grundsätzlich weder einen Grund noch eine vorherige Abmahnung. Mehr dazu im Beitrag Kündigungsschutz für Arbeitnehmer.

Erhalten Sie nach einer Abmahnung eine Kündigung, läuft die Frist für die Kündigungsschutzklage: drei Wochen ab Zugang (§ 4 KSchG). In diesem Prozess wird auch geprüft, ob die frühere Abmahnung berechtigt war.

Ihre Rechte als Arbeitnehmer nach einer Abmahnung

Sie haben mehrere Möglichkeiten, auf eine Abmahnung zu reagieren. Keine davon ist Pflicht, und für keine gibt es eine gesetzliche Frist.

Gegendarstellung zur Personalakte

Nach § 83 Abs. 2 BetrVG können Sie verlangen, dass Ihre Erklärung zum Inhalt der Personalakte beigefügt wird. Die Gegendarstellung liegt dann neben der Abmahnung und wird von jedem gelesen, der die Akte später einsieht. Das Recht gilt nach herrschender Auffassung auch in Betrieben ohne Betriebsrat. Wie Sie sie aufbauen, zeigt der Ratgeber Gegendarstellung zur Abmahnung mit Muster.

Entfernung aus der Personalakte

Eine unberechtigte Abmahnung müssen Sie nicht hinnehmen. Aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers und entsprechend § 242 BGB und § 1004 BGB folgt ein Anspruch auf Entfernung, wenn die Abmahnung unrichtige Tatsachen enthält, zu unbestimmt ist, ein Verhalten rügt, das keine Pflichtverletzung ist, oder unverhältnismäßig ist. Den Anspruch machen Sie schriftlich geltend und können ihn notfalls vor dem Arbeitsgericht einklagen.

Auch eine berechtigte Abmahnung bleibt nicht zwingend für immer in der Akte. Sie können ihre Entfernung verlangen, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist (BAG, Urteil vom 19.07.2012 – 2 AZR 782/11). Wie Sie Ihre Akte einsehen und was darin stehen darf, lesen Sie unter Abmahnung in der Personalakte.

Beschwerde beim Arbeitgeber oder Betriebsrat

Sie können sich nach § 84 BetrVG bei der zuständigen Stelle im Betrieb und nach § 85 BetrVG beim Betriebsrat beschweren, der dann vermitteln kann. Benachteiligen darf Sie der Arbeitgeber nicht, weil Sie Ihre Rechte in zulässiger Weise ausüben (§ 612a BGB).

Bewusstes Abwarten

Wer nicht gegen eine Abmahnung vorgeht, erkennt sie damit nicht an. In einem späteren Kündigungsschutzprozess können Sie die Richtigkeit der Abmahnung noch bestreiten. Abwarten kann sinnvoll sein, wenn der Vorwurf im Kern stimmt und eine Auseinandersetzung das Verhältnis zur Führungskraft nur belasten würde.

Wie lange gilt eine Abmahnung?

Eine feste Gültigkeitsdauer gibt es nicht. Die Warnwirkung lässt mit der Zeit nach, wenn Sie sich danach über längere Zeit beanstandungsfrei verhalten. Wie lange das dauert, hängt von der Schwere des Verstoßes und den Umständen ab, starre Fristen lehnt die Rechtsprechung ab. Ebenso wenig gibt es eine gesetzliche Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber abmahnen muss. Faustwerte aus der Praxis und einen Zeitstrahl finden Sie im Beitrag Abmahnung Frist.

Häufige Fehler nach einer Abmahnung

• Ein vorbereitetes Schreiben unterschreiben, in dem Sie den Vorwurf einräumen oder sich zu Schadensersatz verpflichten.

• Im Ärger per E-Mail an einen großen Verteiler antworten. Unsachliche oder beleidigende Reaktionen können eine neue Pflichtverletzung sein.

• Das gerügte Verhalten fortsetzen, weil man die Abmahnung für unwirksam hält.

• Keine eigenen Notizen und Belege sichern. Nach Monaten lässt sich der Sachverhalt kaum noch rekonstruieren.

• In der Gegendarstellung neue Vorwürfe gegen Kollegen oder Vorgesetzte erheben, statt beim Sachverhalt zu bleiben.

• Glauben, nach drei Abmahnungen komme automatisch die Kündigung, und die erste deshalb auf die leichte Schulter nehmen.

Zusammenfassung

Die Abmahnung ist im Arbeitsrecht die förmliche Warnung vor der Kündigung. Wirksam ist sie nur, wenn sie einen konkreten, zutreffenden Pflichtverstoß genau beschreibt und Konsequenzen androht. Eine Form ist nicht vorgeschrieben, Ihre Unterschrift bestätigt nur den Empfang.

Als Arbeitnehmer haben Sie die Wahl zwischen Gegendarstellung, Verlangen auf Entfernung, Beschwerde und bewusstem Abwarten. In jedem Fall sollten Sie den Sachverhalt sofort dokumentieren und das gerügte Verhalten abstellen. Ob Ihre Abmahnung angreifbar ist, zeigt die Abmahnungsanalyse von ProofDocs in wenigen Minuten, und mit der Gegendarstellung formulieren Sie Ihre Sicht sachlich für die Personalakte.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?

Eine Abmahnung ist die Erklärung des Arbeitgebers, mit der er ein konkretes vertragswidriges Verhalten beanstandet und für den Wiederholungsfall Konsequenzen bis hin zur Kündigung ankündigt. Ein Gesetz definiert sie nicht, ihre Voraussetzungen hat das Bundesarbeitsgericht entwickelt. Sie erfüllt drei Funktionen: Sie rügt das Fehlverhalten, weist auf die verletzte Pflicht hin und warnt vor den Folgen. Rechtlich ist sie in der Regel Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung, weil der Arbeitgeber nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zuerst das mildere Mittel wählen muss. Die Abmahnung im Mietrecht oder wegen einer Urheberrechtsverletzung ist etwas anderes und folgt eigenen Regeln.

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Wann ist eine Abmahnung unwirksam?

Eine Abmahnung ist angreifbar, wenn der Vorwurf zu unbestimmt ist, also Datum, Ort und konkretes Verhalten fehlen, wenn der geschilderte Sachverhalt nicht zutrifft, wenn kein Verstoß gegen eine Vertragspflicht vorliegt oder wenn sie außer Verhältnis zum Anlass steht. Fehlt die Androhung von Konsequenzen, ist es nur eine Ermahnung. Enthält eine Abmahnung mehrere Vorwürfe und ist einer davon falsch, muss sie nach der Rechtsprechung insgesamt aus der Personalakte entfernt werden. Der Arbeitgeber kann danach allerdings eine neue Abmahnung mit den zutreffenden Vorwürfen aussprechen.

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Muss ich eine Abmahnung unterschreiben?

Nein, eine Pflicht zur Unterschrift besteht nicht. Die Abmahnung ist auch ohne Ihre Unterschrift wirksam, sobald sie Ihnen zugegangen ist. Viele Arbeitgeber bitten um eine Empfangsbestätigung, die Sie ohne Risiko geben können, wenn sie nur den Erhalt bestätigt. Ergänzen Sie am besten den Vermerk „Erhalten am [Datum], der Inhalt wird nicht anerkannt“. Unterschreiben Sie dagegen nichts, worin Sie den Vorwurf einräumen, sich zu Schadensersatz verpflichten oder auf Rechte verzichten. Eine solche Erklärung kann Ihnen in einem späteren Streit entgegengehalten werden.

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Wie viele Abmahnungen braucht es bis zur Kündigung?

Eine feste Zahl gibt es nicht, die Regel von drei Abmahnungen ist ein Mythos. Bei einem erheblichen Verstoß kann bereits eine einzige Abmahnung ausreichen, wenn Sie danach ein gleichartiges Fehlverhalten wiederholen. Bei sehr schweren Pflichtverletzungen wie Diebstahl oder Arbeitszeitbetrug kann der Arbeitgeber sogar ohne vorherige Abmahnung kündigen. Bei kleineren Verstößen kann dagegen mehr als eine Warnung nötig sein. Entscheidend sind die Schwere des Verstoßes, die Gleichartigkeit der Pflichtverletzungen und eine Abwägung der Interessen, bei der auch eine lange, ungestörte Beschäftigung zählt.

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Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Ein Gesetz legt keine Dauer fest. Eine unberechtigte Abmahnung muss der Arbeitgeber auf Verlangen entfernen. Eine berechtigte Abmahnung darf in der Akte bleiben, bis das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist, wie das Bundesarbeitsgericht 2012 entschieden hat. Unabhängig davon verliert die Abmahnung mit der Zeit ihre Warnwirkung, wenn Sie sich über längere Zeit nichts mehr zuschulden kommen lassen. In der Praxis wird bei leichteren Verstößen häufig von zwei bis drei Jahren ausgegangen, verbindlich ist dieser Wert aber nicht.

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Was kann ich gegen eine unberechtigte Abmahnung tun?

Sie haben drei Möglichkeiten, die Sie auch kombinieren können. Sie können nach § 83 Abs. 2 BetrVG eine Gegendarstellung verfassen, die der Arbeitgeber zur Personalakte nehmen muss. Sie können schriftlich die Entfernung der Abmahnung verlangen und diesen Anspruch notfalls vor dem Arbeitsgericht einklagen. Und Sie können sich beim Betriebsrat beschweren, der vermitteln kann. Eine gesetzliche Frist gibt es für keinen dieser Wege, zeitnah zu handeln ist aber sinnvoll, weil sich der Sachverhalt später schwerer belegen lässt. Auch wer gar nicht reagiert, kann die Abmahnung in einem späteren Kündigungsschutzprozess noch angreifen.

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Ist eine mündliche Abmahnung wirksam?

Ja, eine mündliche Abmahnung ist wirksam, wenn sie dieselben Voraussetzungen erfüllt wie eine schriftliche: konkreter Vorwurf, Hinweis auf die verletzte Pflicht und Androhung von Konsequenzen. Das Gesetz schreibt keine Form vor. Für den Arbeitgeber ist sie aber riskant, weil er im Streitfall beweisen muss, dass und mit welchem Inhalt er abgemahnt hat. Notieren Sie sich nach einem solchen Gespräch Datum, Uhrzeit, Teilnehmer und den Wortlaut, so genau Sie können. Oft hält der Arbeitgeber das Gespräch in einem Vermerk für die Personalakte fest, den Sie einsehen dürfen.

Gesetze

• § 314 Abs. 2 BGB
• § 626 BGB
• § 1 Abs. 2 KSchG
• § 106 GewO
• § 241 Abs. 2 BGB
• § 130 BGB
• § 5 EntgFG
• § 23 KSchG
• § 4 KSchG
• § 83 Abs. 2 BetrVG
• § 242 BGB
• § 1004 BGB
• § 84 BetrVG
• § 85 BetrVG
• § 612a BGB
• § 12a ArbGG

Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts

• BAG, Az. 2 AZR 782/11