Arbeitszeugnis prüfen lassen: Noten, Codes und bessere Formulierungen

Arbeitszeugnis prüfen lassen: worauf es bei der Bewertung ankommt

Ein Arbeitszeugnis liest sich fast immer freundlich. Trotzdem steckt in jedem Satz eine Bewertung, und die erkennt nur, wer die Zeugnissprache kennt. „Zu unserer vollen Zufriedenheit“ klingt nach Lob und steht doch für ein „befriedigend“. Ein fehlendes Wort wie „stets“ kostet eine ganze Notenstufe, und ein Satz, der fehlt, kann mehr sagen als einer, der dasteht. Wer sein Arbeitszeugnis prüfen lassen möchte, will deshalb vor allem eines wissen: Welche Note geben die einzelnen Abschnitte wirklich, und welche Sätze schaden bei der nächsten Bewerbung?

Das Gesetz verlangt ein klares und verständliches Zeugnis ohne versteckte Merkmale. Echte Geheimzeichen sind deshalb selten. Allgegenwärtig ist dagegen die abgestufte Zeugnissprache, die Personalabteilungen seit Jahrzehnten verwenden und die jede erfahrene Personalerin beim ersten Lesen einordnet. Genau diese Einordnung macht die Arbeitszeugnisanalyse für Sie sichtbar.

So verschlüsselt die Zeugnissprache Noten

Den Kern der Leistungsbeurteilung bildet die sogenannte Zufriedenheitsformel. Für das Verhalten gibt es eine ähnliche Abstufung. Die Tabelle zeigt die üblichen Stufen:

Neben diesen Formeln zählen Verstärker wie „stets“, „jederzeit“ oder „außerordentlich“, die Reihenfolge der Personengruppen und die Frage, ob alle wichtigen Punkte überhaupt vorkommen. Werden Kolleginnen und Kollegen vor den Vorgesetzten genannt oder fehlen die Vorgesetzten ganz, lesen viele Personaler das als Hinweis auf Spannungen. Mehr Beispiele finden Sie in unserem Ratgeber zu den Geheimcodes im Arbeitszeugnis.

Was die Arbeitszeugnisanalyse im Einzelnen prüft

Die Analyse liest Ihr Zeugnis Satz für Satz und ordnet jede wertende Formulierung einem der drei Bereiche zu. Für jeden Bereich erhalten Sie ein eigenes Ergebnis. Eine zusammengefasste Note für das ganze Zeugnis bildet sie bewusst nicht, denn ein gutes Leistungsurteil verliert an Wert, wenn Verhalten oder Schlussformel abfallen, und genau diese Unterschiede sollen Sie sehen.

Zusätzlich achtet die Analyse auf Formulierungen, die positiv klingen und doch abwerten. Dazu gehören vor allem diese Muster:

• Bemühen statt Erfolg: „Er war stets bemüht, die Aufgaben zu erledigen“ beschreibt den Versuch, nicht das Ergebnis.

• Selbstverständlichkeiten als Lob: Wird Pünktlichkeit oder Ordnung besonders hervorgehoben, fehlt oft das eigentlich Wichtige.

• Doppelte Verneinung: „nicht unerheblich“ oder „nicht ohne Erfolg“ wirken schwächer als eine klare positive Aussage.

• Einschränkungen: „im Großen und Ganzen“, „im Wesentlichen“ oder „insgesamt“ relativieren die Aussage davor.

• Beredtes Schweigen: Fehlt bei einer Kassiererin die Ehrlichkeit oder bei einer Führungskraft die Führungsleistung, fällt das auf.

• Widersprüche: Eine sehr gute Leistung neben einem nur befriedigenden Verhalten wirkt auf Leser unstimmig und wird meist zur schwächeren Stufe hin gelesen.

Auch Aufbau und Form zählen

Nicht nur einzelne Sätze entscheiden über die Wirkung. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis folgt einem festen Aufbau: Einleitung mit Name, Dauer und Position, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung und Schlussformel. Fehlt ein Teil oder ist die Tätigkeitsbeschreibung so knapp, dass Ihre wichtigsten Aufgaben nicht vorkommen, verliert das Zeugnis an Aussagekraft. Achten Sie außerdem auf Firmenbriefbogen, Ausstellungsdatum und Unterschrift. Üblich ist das Datum des letzten Arbeitstages, und unterschreiben sollte eine Person, die Ihnen vorgesetzt war. Ein Zeugnis, das erst Wochen nach dem Ausscheiden datiert ist, kann bei Lesern die Frage nach einem Streit aufwerfen. Die Analyse weist auf solche Auffälligkeiten hin, soweit sie aus dem hochgeladenen Dokument erkennbar sind. Ob Sie ein Arbeitszeugnis oder ein Zwischenzeugnis hochladen, spielt dabei keine Rolle: Beide werden nach denselben Maßstäben gelesen, beim Zwischenzeugnis steht lediglich der Anlass statt des Beendigungsgrundes am Ende.

Das Ergebnis zeigt jede Formulierung mit ihrer Einordnung, die auffälligen Stellen im Originalwortlaut und konkrete Verbesserungsvorschläge für die verbesserungswürdigen Formulierungen. Am Ende steht der überarbeitete Text des ganzen Zeugnisses, den Sie Ihrem Arbeitgeber als Vorschlag vorlegen können. Die Bewertung läuft automatisiert nach Kriterien, die ProofDocs vorgibt. In der kostenlosen Vorschau sehen Sie, wie viele Formulierungen schwächer als „gut“ sind, die vollständige Auswertung kostet einmalig 14,99 €, ohne Konto und ohne Abo. Die hochgeladene Datei wird nach der Verarbeitung gelöscht.

Zwischenzeugnis prüfen lassen

Ein Zwischenzeugnis entsteht, während Sie noch im Unternehmen arbeiten, etwa beim Wechsel der Vorgesetzten, vor einer Versetzung oder vor einer längeren Elternzeit. Es ist in der Gegenwart formuliert und endet meist mit dem Anlass und dem Wunsch nach weiterer guter Zusammenarbeit statt mit dem Bedauern über ein Ausscheiden. Wer ein Zwischenzeugnis prüfen lassen möchte, hat einen Vorteil: Schwache Sätze lassen sich jetzt noch leicht ändern, und an ein Zwischenzeugnis ist der Arbeitgeber beim späteren Arbeitszeugnis in der Regel gebunden, solange sich Ihre Leistung danach nicht verändert hat. Die Arbeitszeugnisanalyse liest beide Zeugnisarten nach denselben Maßstäben. Einzelne Formulierungen können Sie vorab mit dem Zeugnis-Decoder kostenlos nachschlagen.

Beispiel: ein freundliches Zeugnis mit zwei Schwachstellen

Julia Becker war sechs Jahre Projektingenieurin bei einem mittelständischen Maschinenbauer und hat selbst gekündigt, weil sie in eine andere Stadt zieht. Ihr Arbeitszeugnis wirkt auf den ersten Blick wohlwollend. Drei Sätze tragen die Bewertung:

• „Frau Becker erledigte die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.“

• „Ihr Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten war einwandfrei.“

• „Frau Becker verlässt uns auf eigenen Wunsch. Wir wünschen ihr für die Zukunft alles Gute.“

Die Analyse ordnet die Leistung als „gut“ ein. Das Sozialverhalten liegt nur bei „befriedigend“: Es fehlt ein Verstärker, und die Kollegen stehen vor den Vorgesetzten. Die Schlussformel ist deutlich schwächer als die Leistung, weil Dank und Bedauern fehlen. Ein künftiger Arbeitgeber liest daraus leicht, dass man sie ohne großes Bedauern gehen ließ.

Frau Becker erhält zwei Verbesserungsvorschläge: „Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets vorbildlich.“ und „Wir bedauern ihr Ausscheiden, danken ihr für die gute Zusammenarbeit und wünschen ihr für ihre berufliche und private Zukunft alles Gute und weiterhin viel Erfolg.“ Damit bittet sie ihre frühere Vorgesetzte um eine Berichtigung und legt die abgenommenen Projekte als Beleg bei. Wie Sie dabei vorgehen, erklärt unser Ratgeber zum schlechten Arbeitszeugnis.

Die Rechtslage in Kürze

Den Anspruch auf ein Zeugnis regelt § 109 GewO. Bei Ende des Arbeitsverhältnisses steht Ihnen ein schriftliches Zeugnis zu, auf Verlangen ein qualifiziertes, das sich auch auf Leistung und Verhalten erstreckt. Es muss klar und verständlich formuliert sein und darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere Aussage treffen sollen, als aus Wortlaut und Form ersichtlich ist. Die elektronische Form ist seit dem 1. Januar 2025 nur mit Ihrer Einwilligung erlaubt. Nach der Rechtsprechung muss ein Zeugnis zugleich wahr und wohlwollend sein.

Für ein Zwischenzeugnis gibt es keine ausdrückliche gesetzliche Grundlage. Ein Anspruch besteht aber, wenn Sie einen triftigen Grund haben, etwa einen Wechsel der Vorgesetzten, eine Versetzung oder eine längere Elternzeit. Viele Tarifverträge regeln ihn ausdrücklich. Mehr dazu lesen Sie in unserem Ratgeber zum Zwischenzeugnis.

Wichtig für jede Auseinandersetzung ist die Beweislast. Die Note „befriedigend“ gilt als Mitte. Wollen Sie eine bessere Bewertung, müssen Sie Ihre Leistung darlegen und belegen. Bewertet der Arbeitgeber schlechter als „befriedigend“, muss er die Gründe dafür darlegen (BAG, Urteil vom 18.11.2014 – 9 AZR 584/13). Auf Dank, Bedauern und gute Wünsche in der Schlussformel besteht nach der Rechtsprechung kein Rechtsanspruch, viele Arbeitgeber ergänzen sie auf eine höfliche Bitte hin aber trotzdem.

Beachten Sie Fristen: Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag können auch den Anspruch auf Berichtigung erfassen. Wer ein Zeugnis über Monate unwidersprochen hinnimmt, riskiert außerdem, dass der Anspruch verwirkt. Lassen Sie Ihr Arbeitszeugnis prüfen, sobald Sie es in der Hand haben.

Wann eine Anwältin oder ein Anwalt die bessere Wahl ist

ProofDocs erteilt keine Rechtsberatung. Die Analyse zeigt Ihnen, wie Ihr Zeugnis zu lesen ist und welche Sätze Sie ändern lassen sollten. Weigert sich Ihr Arbeitgeber, das Zeugnis zu berichtigen, läuft eine Ausschlussfrist ab oder ist das Zeugnis Teil eines Kündigungsschutzverfahrens oder Vergleichs, gehört der Fall in die Hände einer Fachanwältin oder eines Fachanwalts für Arbeitsrecht. Eine Rechtsschutzversicherung oder die Gewerkschaft übernimmt die Kosten dafür häufig.

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