Arbeitszeugnis selbst erstellen: Vollständige Anleitung mit Aufbau, Formulierungen und Praxistipps
So verfassen Sie einen überzeugenden Zeugnisentwurf – mit korrekter Struktur, passenden Noten und rechtssicheren Formulierungen.
Wer ein Arbeitszeugnis selbst erstellen möchte, steht vor einer Aufgabe, die viele Arbeitnehmer unterschätzen. Die Zeugnissprache folgt eigenen Regeln, jeder Satz hat eine kodierte Bedeutung, und bereits kleine Formulierungsfehler können die Bewertung um eine ganze Note verschlechtern. Trotzdem ist die Situation weit verbreitet: Gerade in kleineren Unternehmen bitten Vorgesetzte ihre Mitarbeiter regelmäßig darum, einen Zeugnisentwurf vorzulegen. Das ist rechtlich zulässig – und bei richtiger Herangehensweise eine echte Chance, die eigenen Leistungen gezielt darzustellen.
Dieser Leitfaden begleitet Sie durch den gesamten Prozess: von den rechtlichen Rahmenbedingungen über den korrekten Aufbau bis hin zu konkreten Formulierungsbeispielen für jede Bewertungsstufe. Sie erfahren, welche Bestandteile ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zwingend enthalten muss, wie das Notensystem der Zeugnissprache funktioniert und welche Fehler Sie auf keinen Fall machen sollten. Am Ende dieses Artikels können Sie einen professionellen Zeugnisentwurf verfassen, der den Anforderungen der Praxis und der Rechtsprechung standhält.
Das Wichtigste auf einen Blick
Ein Arbeitszeugnis selbst zu erstellen ist rechtlich zulässig – die Ausstellungspflicht und die finale Unterschrift verbleiben aber beim Arbeitgeber gemäß § 109 GewO.
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis besteht aus sechs Pflichtbestandteilen: Einleitung, Unternehmensbeschreibung, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Sozialverhalten und Schlussformel.
Die Zeugnissprache verwendet ein verstecktes Notensystem – bereits das Fehlen des Wortes „stets" in der Zufriedenheitsformel verschlechtert die Note um eine Stufe.
Formulieren Sie realistisch und verwenden Sie geprüfte Standardformulierungen statt eigener Kreationen, um unbeabsichtigte Negativbewertungen zu vermeiden.
Lassen Sie jeden Zeugnisentwurf nach der Erstellung professionell prüfen, um versteckte Codes und fehlende Bestandteile auszuschließen.
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Arbeitszeugnisse enthalten versteckte Codes und Bewertungen, die Personaler sofort erkennen – Sie aber nicht. Unsere KI entschlüsselt diese Geheimsprache, bewertet jeden einzelnen Satz und zeigt Ihnen konkret, wie Ihr Zeugnis wirklich klingt. Zusätzlich erhalten Sie optimierte Formulierungen oder erstellen direkt ein komplett neues, professionelles Zeugnis.
Analyse: Versteckte Bedeutungen und Bewertungen erkennen.
Verbesserung: Optimierte Formulierungen für bessere Noten.
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Rechtliche Grundlagen: Darf ich mein Arbeitszeugnis selbst erstellen?
Die Frage, ob Arbeitnehmer ihr Arbeitszeugnis selbst erstellen dürfen, lässt sich eindeutig beantworten: Ja, es ist erlaubt. Es gibt kein Gesetz, das die Erstellung eines Zeugnisentwurfs durch den Arbeitnehmer verbietet. In der betrieblichen Praxis ist dieses Vorgehen sogar weit verbreitet. Laut einer Erhebung der Personalberatung Kienbaum bitten rund 30 Prozent aller Arbeitgeber ihre Mitarbeiter aktiv darum, einen Entwurf vorzulegen.
Der gesetzliche Rahmen nach § 109 GewO
Die rechtliche Grundlage für Arbeitszeugnisse bildet § 109 der Gewerbeordnung (GewO). Darin ist festgelegt, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein schriftliches Zeugnis ausstellen muss. Die Ausstellungspflicht liegt also eindeutig beim Arbeitgeber – er kann diese Pflicht nicht auf den Arbeitnehmer übertragen. Selbst wenn er den Mitarbeiter um einen Entwurf bittet, bleibt er für den Inhalt verantwortlich.
Das bedeutet konkret: Der Arbeitgeber muss den Entwurf inhaltlich prüfen, gegebenenfalls anpassen und das Zeugnis auf Firmenbriefpapier ausdrucken und eigenhändig unterschreiben. Erst durch diese Unterschrift wird das Dokument zu einem gültigen Arbeitszeugnis. Ein vom Arbeitnehmer erstellter Entwurf ohne Unterschrift des Arbeitgebers hat keinerlei rechtliche Relevanz.
Was der Arbeitgeber mit Ihrem Entwurf tun darf
Ein häufiges Missverständnis: Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, den Entwurf des Arbeitnehmers unverändert zu übernehmen. Er kann Formulierungen ändern, Bewertungen anpassen oder den Entwurf vollständig verwerfen und ein eigenes Zeugnis ausstellen. Allerdings hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass der Arbeitgeber eine Abweichung von einer guten Bewertung sachlich begründen muss (BAG, Urteil vom 18.11.2014, Az. 9 AZR 584/13). Will er eine schlechtere Note als „befriedigend" vergeben, liegt die Beweislast bei ihm.
Drei Grundsätze, die Sie kennen müssen
Unabhängig davon, ob Arbeitgeber oder Arbeitnehmer das Zeugnis formuliert haben – drei Grundsätze gelten immer:
Zeugniswahrheit: Das Zeugnis darf keine falschen Tatsachen enthalten. Sie dürfen sich nicht Fähigkeiten oder Erfolge zuschreiben, die Sie nicht vorweisen können.
Zeugnisklarheit: Die Formulierungen müssen klar und verständlich sein. Doppeldeutige Aussagen, die zu Missverständnissen führen können, sind unzulässig.
Wohlwollen: Das Zeugnis darf das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht unnötig erschweren. Im Zweifel ist die wohlwollendere Formulierung zu wählen.
Vorbereitung: Was Sie vor dem Schreiben zusammentragen sollten
Bevor Sie mit der eigentlichen Formulierung beginnen, sollten Sie alle relevanten Informationen systematisch zusammenstellen. Ein gut vorbereiteter Zeugnisentwurf liest sich flüssig, enthält keine Lücken und gibt dem Arbeitgeber keinen Anlass für umfangreiche Korrekturen.
Persönliche und berufliche Daten
Sammeln Sie zunächst die formalen Eckdaten:
Vollständiger Name (exakt wie im Arbeitsvertrag)
Geburtsdatum und Geburtsort
Eintrittsdatum und Austrittsdatum
Genaue Berufsbezeichnung (ggf. mehrere bei Positionswechseln)
Abteilung oder Organisationseinheit
Name des direkten Vorgesetzten (relevant für Rückfragen)
Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche dokumentieren
Listen Sie alle wesentlichen Aufgaben auf, die Sie während Ihrer Beschäftigung wahrgenommen haben. Orientieren Sie sich an Ihrer Stellenbeschreibung, ergänzen Sie aber Tätigkeiten, die im Laufe der Zeit hinzugekommen sind. Ordnen Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit – die anspruchsvollsten und verantwortungsvollsten Tätigkeiten gehören an den Anfang. Vergessen Sie nicht: Sonderaufgaben, Projektleitungen, Vertretungsfunktionen und Personalverantwortung werten ein Zeugnis erheblich auf.
Erfolge und besondere Leistungen festhalten
Dokumentieren Sie konkrete Erfolge, die Sie während Ihrer Beschäftigung erzielt haben. Quantifizierbare Ergebnisse sind besonders wirkungsvoll: „Steigerung des Umsatzes um 15 Prozent", „Einführung eines neuen CRM-Systems für 200 Nutzer" oder „Reduzierung der Bearbeitungszeit um 30 Prozent". Solche konkreten Angaben geben dem Zeugnis Substanz und heben es von allgemeinen Formulierungen ab. Achten Sie darauf, dass alle genannten Erfolge belegbar sind – der Grundsatz der Zeugniswahrheit gilt auch hier.
Die angestrebte Bewertungsstufe festlegen
Bevor Sie formulieren, sollten Sie sich über die realistische Gesamtnote im Klaren sein. Orientieren Sie sich an Ihren letzten Leistungsbeurteilungen, an Feedback-Gesprächen mit Ihrem Vorgesetzten und an der allgemeinen Zufriedenheit mit Ihrer Arbeit. Eine zu optimistische Selbsteinschätzung führt dazu, dass der Arbeitgeber den Entwurf ablehnt. Eine durchschnittliche Note 2 bis 3 ist in der Praxis am häufigsten und wird von Arbeitgebern am ehesten akzeptiert.
Der korrekte Aufbau: Sechs Pflichtbestandteile im Detail
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis folgt einem standardisierten Aufbau, der sich in der Praxis etabliert hat und von der Rechtsprechung erwartet wird. Jede Abweichung von dieser Struktur kann als versteckter negativer Hinweis gewertet werden. Wenn Sie Ihr Arbeitszeugnis selbst erstellen, halten Sie sich daher strikt an die folgende Reihenfolge.
1. Einleitung mit persönlichen Daten
Die Einleitung enthält die persönlichen Angaben und den Beschäftigungszeitraum. Die Standardformulierung lautet:
Beispiel: „Frau Maria Muster, geboren am 15. März 1988 in München, war vom 1. April 2019 bis zum 31. März 2025 als Projektmanagerin in unserem Unternehmen tätig."
Falls Sie während der Beschäftigung befördert wurden oder die Position gewechselt haben, erwähnen Sie die letzte und höchste Position in der Einleitung. Die vorherigen Positionen können in der Tätigkeitsbeschreibung chronologisch aufgeführt werden.
2. Unternehmensbeschreibung
Eine kurze Beschreibung des Unternehmens gibt dem Leser Kontext und zeigt das berufliche Umfeld, in dem Sie gearbeitet haben. Sie ist zwar rechtlich nicht zwingend vorgeschrieben, gehört aber zum professionellen Standard und wird von Personalern erwartet.
Beispiel: „Die Muster GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen der IT-Branche mit rund 250 Mitarbeitern und Sitz in Frankfurt am Main. Das Unternehmen entwickelt Softwarelösungen für den Finanzsektor."
Halten Sie diesen Abschnitt kurz – zwei bis drei Sätze reichen aus. Branche, Unternehmensgröße und Tätigkeitsfeld sind die wesentlichen Informationen.
3. Tätigkeitsbeschreibung
Die Tätigkeitsbeschreibung ist der umfangreichste Teil des Zeugnisses und sollte Ihre Aufgaben detailliert und hierarchisch geordnet darstellen. Beginnen Sie mit den anspruchsvollsten Tätigkeiten und arbeiten Sie sich zu den weniger komplexen Aufgaben vor.
Beispiel für eine Projektmanagerin:
Leitung und Steuerung von IT-Projekten mit Budgetverantwortung bis 500.000 Euro
Fachliche Führung interdisziplinärer Projektteams mit bis zu 12 Mitgliedern
Erstellung von Projektplänen, Ressourcenplanung und Risikomanagement
Abstimmung mit internen Fachabteilungen und externen Dienstleistern
Regelmäßiges Reporting an die Geschäftsführung und den Lenkungsausschuss
Einführung agiler Projektmethoden in der Abteilung
Vermeiden Sie interne Abkürzungen oder Projektbezeichnungen, die außerhalb des Unternehmens niemand kennt. Ein Personalverantwortlicher eines anderen Unternehmens muss auf den ersten Blick verstehen können, was Ihre Aufgaben waren.
4. Leistungsbeurteilung
Die Leistungsbeurteilung bewertet Ihre fachliche Kompetenz, Ihre Arbeitsbereitschaft, Ihre Arbeitsweise und Ihre Arbeitsergebnisse. Hier kommt die Zufriedenheitsformel zum Einsatz, die die Gesamtnote zum Ausdruck bringt. Detaillierte Informationen zu den Formulierungen im Arbeitszeugnis finden Sie in unserem separaten Ratgeber.
Die Leistungsbeurteilung besteht aus mehreren Einzelkomponenten, die jeweils eine eigene Bewertung erhalten:
Fachkenntnisse: „Frau Muster verfügt über ein umfassendes und fundiertes Fachwissen, das sie jederzeit sicher und gewinnbringend in der Praxis einsetzte." (Note 1)
Arbeitsbereitschaft: „Sie zeigte stets eine sehr hohe Einsatzbereitschaft und übernahm bereitwillig auch zusätzliche Aufgaben." (Note 1-2)
Arbeitsweise: „Sie arbeitete stets selbstständig, sorgfältig und äußerst zuverlässig." (Note 1)
Arbeitserfolge: „Die Ergebnisse waren stets von sehr hoher Qualität und übertrafen regelmäßig die Erwartungen." (Note 1)
Die Gesamtbewertung wird durch die Zufriedenheitsformel zusammengefasst. Achten Sie darauf, dass die Einzelbewertungen und die Gesamtnote zueinander passen – eine „sehr gute" Gesamtnote wirkt unglaubwürdig, wenn die Einzelbewertungen nur „befriedigend" sind.
5. Beurteilung des Sozialverhaltens
Das Sozialverhalten wird in einer streng festgelegten Reihenfolge bewertet: zuerst gegenüber Vorgesetzten, dann gegenüber Kollegen und schließlich gegenüber Kunden oder Geschäftspartnern. Diese Reihenfolge ist nicht willkürlich – eine Umstellung wird von Personalern als versteckter Hinweis auf Probleme mit der Führungsebene interpretiert.
Beispiel (Note 1-2): „Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Geschäftspartnern war stets vorbildlich. Sie wurde aufgrund ihrer kooperativen Art und ihrer fachlichen Kompetenz von allen Seiten geschätzt."
Beispiel (Note 3): „Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war einwandfrei."
Beachten Sie: Das Weglassen von Kunden oder Geschäftspartnern in der Aufzählung ist nur dann akzeptabel, wenn Sie in Ihrer Position tatsächlich keinen Kundenkontakt hatten. Andernfalls gilt das Fehlen als versteckter negativer Hinweis.
6. Schlussformel
Die Schlussformel rundet das Zeugnis ab und enthält idealerweise drei Elemente: Bedauern über das Ausscheiden, Dank für die geleistete Arbeit und Zukunftswünsche. Das Bundesarbeitsgericht hat zwar entschieden, dass kein Rechtsanspruch auf eine Schlussformel besteht (BAG, Urteil vom 11.12.2012, Az. 9 AZR 227/11). In der Praxis ist ihr Fehlen jedoch ein deutlich negatives Signal.
Beispiel (Note 1): „Wir bedauern das Ausscheiden von Frau Muster sehr und danken ihr herzlich für die stets hervorragende Zusammenarbeit. Für ihre berufliche und persönliche Zukunft wünschen wir ihr alles Gute und weiterhin viel Erfolg."
Beispiel (Note 2): „Wir bedauern das Ausscheiden von Frau Muster und danken ihr für die stets gute Zusammenarbeit. Für ihre berufliche Zukunft wünschen wir ihr alles Gute und weiterhin viel Erfolg."
Beispiel (Note 3): „Wir danken Frau Muster für ihre Mitarbeit und wünschen ihr für die Zukunft alles Gute."
Achten Sie darauf, dass die Intensität der Schlussformel zur Gesamtnote passt. Ein „sehr bedauern" bei einer Note 4 wirkt genauso unstimmig wie ein fehlendes Bedauern bei einer Note 1.
Das Notensystem der Zeugnissprache verstehen
Wer sein Arbeitszeugnis selbst erstellen will, muss das Notensystem der Zeugnissprache beherrschen. Die Bewertung erfolgt nicht durch offene Noten, sondern durch fein abgestufte Formulierungen, deren Bedeutung sich nicht auf den ersten Blick erschließt. Ausführliche Informationen zu den Geheimcodes im Arbeitszeugnis bietet unser separater Ratgeber.
Die Zufriedenheitsformel: Kernstück der Bewertung
Die Zufriedenheitsformel drückt die Gesamtnote des Zeugnisses aus. Die Abstufungen sind subtil, aber entscheidend:
Note 1 (sehr gut): „…hat die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt."
Note 2 (gut): „…hat die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt."
Note 3 (befriedigend): „…hat die ihr übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt."
Note 4 (ausreichend): „…hat die ihr übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt."
Note 5 (mangelhaft): „…hat die ihr übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt."
Note 6 (ungenügend): „…hat sich bemüht, die ihr übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen."
Der Unterschied zwischen Note 2 (gut) und Note 3 (befriedigend) liegt allein im Wort „stets". Bei Note 2 steht „stets zu unserer vollen Zufriedenheit", bei Note 3 nur „zu unserer vollen Zufriedenheit". Dieses Detail zeigt, wie präzise die Formulierung sein muss, wenn Sie Ihr Arbeitszeugnis selbst erstellen.
Verstärker und Abschwächer erkennen
Neben der Zufriedenheitsformel beeinflussen bestimmte Wörter und Wendungen die Bewertung im gesamten Zeugnis:
Verstärker (Note verbessern): „stets", „jederzeit", „immer", „in jeder Hinsicht", „außerordentlich", „hervorragend", „in besonderem Maße"
Abschwächer (Note verschlechtern): „im Wesentlichen", „insgesamt", „weitgehend", „im Großen und Ganzen", „in der Regel", „bemüht"
Neutrale Formulierungen (solide Note 3): „zu unserer Zufriedenheit", „ordnungsgemäß", „pflichtbewusst"
Die Erwähnung von Selbstverständlichkeiten kann ebenfalls als negatives Signal wirken. Wird bei einer Führungskraft die Pünktlichkeit lobend hervorgehoben, deutet das darauf hin, dass anspruchsvollere Leistungen nicht erbracht wurden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Das Arbeitszeugnis selbst erstellen
Mit den vorbereiteten Informationen und dem Wissen über die Zeugnissprache können Sie nun Ihren Zeugnisentwurf formulieren. Arbeiten Sie die folgenden Schritte systematisch ab.
Schritt 1: Einleitung formulieren
Beginnen Sie mit den formalen Angaben. Verwenden Sie die dritte Person und das Präteritum (bei Endzeugnissen) bzw. das Präsens (bei Zwischenzeugnissen). Prüfen Sie alle Datumsangaben und die exakte Schreibweise Ihres Namens. Die Berufsbezeichnung sollte mit der im Arbeitsvertrag übereinstimmen.
Schritt 2: Unternehmensbeschreibung einfügen
Formulieren Sie die Unternehmensbeschreibung in zwei bis drei Sätzen. Orientieren Sie sich an der Firmenhomepage oder am Handelsregisterauszug. Nennen Sie die Branche, die ungefähre Mitarbeiterzahl und den Standort. Vermeiden Sie werbliche Superlative – eine sachliche Darstellung ist hier angemessen.
Schritt 3: Tätigkeiten nach Wichtigkeit ordnen
Ordnen Sie Ihre gesammelten Tätigkeiten nach Komplexität und Verantwortungsgrad. Die anspruchsvollsten Aufgaben stehen an erster Stelle. Wenn Sie während Ihrer Beschäftigung befördert wurden, stellen Sie die Positionen chronologisch dar und beschreiben Sie die Tätigkeiten der letzten Position am ausführlichsten. Fünf bis acht Tätigkeitspunkte sind ein guter Richtwert – bei langjähriger Beschäftigung dürfen es mehr sein.
Schritt 4: Leistungsbeurteilung formulieren
Formulieren Sie die einzelnen Bewertungsbereiche (Fachkenntnisse, Arbeitsbereitschaft, Arbeitsweise, Arbeitserfolge) und wählen Sie die passende Zufriedenheitsformel für die Gesamtnote. Verwenden Sie ausschließlich geprüfte Standardformulierungen. Ein häufiger Fehler beim Arbeitszeugnis selbst erstellen ist die Verwendung eigener Formulierungen, die in der Zeugnissprache eine andere Bedeutung haben als beabsichtigt.
Schritt 5: Sozialverhalten bewerten
Achten Sie strikt auf die korrekte Reihenfolge: Vorgesetzte, Kollegen, Kunden bzw. Geschäftspartner. Passen Sie die Bewertungsstufe an die Gesamtnote an. Eine überdurchschnittliche Sozialverhaltensbewertung bei einer unterdurchschnittlichen Leistungsnote wirkt inkonsistent und fällt erfahrenen Personalern sofort auf.
Schritt 6: Schlussformel und Beendigungsgrund
Formulieren Sie die Schlussformel passend zur Gesamtnote. Bei einem freiwilligen Ausscheiden sollte dies auch erwähnt werden, etwa: „Frau Muster verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch." Diese Formulierung signalisiert dem neuen Arbeitgeber, dass keine Kündigung durch den Arbeitgeber vorlag. Fügen Sie Bedauern, Dank und Zukunftswünsche in angemessener Intensität hinzu.
Schritt 7: Korrekturlesen und Konsistenzprüfung
Lesen Sie den gesamten Entwurf mehrfach durch. Prüfen Sie auf Rechtschreibfehler, insbesondere bei Namen und Datumsangaben. Kontrollieren Sie, ob alle Einzelbewertungen zur Gesamtnote passen und ob die Schlussformel die richtige Intensität hat. Ein selbst erstelltes Arbeitszeugnis mit Tippfehlern oder Inkonsistenzen macht keinen professionellen Eindruck – weder auf den Arbeitgeber, der unterschreiben soll, noch auf den späteren Leser bei einer Bewerbung.
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Typische Fehler beim Arbeitszeugnis selbst erstellen
Studien zeigen, dass über 80 Prozent aller Arbeitszeugnisse formale oder inhaltliche Mängel aufweisen. Bei selbst erstellten Zeugnissen ist die Fehlerquote noch höher, da Arbeitnehmer häufig nicht mit den Feinheiten der Zeugnissprache vertraut sind. Die folgenden Fehler treten besonders häufig auf.
Fehler 1: Übertriebene Selbstbewertung
Der häufigste Fehler beim Arbeitszeugnis selbst erstellen ist eine unrealistisch positive Selbstbewertung. Ein Zeugnisentwurf, der durchgehend die Note 1 vergibt, obwohl die tatsächlichen Leistungsbeurteilungen eine Note 2 oder 3 ergeben haben, wird vom Arbeitgeber abgelehnt. Das Ergebnis: zeitaufwendige Nachverhandlungen oder ein vom Arbeitgeber eigenständig formuliertes Zeugnis, auf dessen Inhalt Sie keinen Einfluss mehr haben.
In der Praxis liegt die durchschnittliche Zeugnisnote in Deutschland zwischen „gut" und „befriedigend". Ein Zeugnis mit der Note 2 ist ein gutes Zeugnis, das von Personalverantwortlichen positiv bewertet wird.
Fehler 2: Unbeabsichtigte Negativformulierungen
Die Zeugnissprache enthält zahlreiche Formulierungen, die wohlwollend klingen, in der Praxis aber eine negative Bedeutung haben. Klassische Beispiele:
„Er war stets bemüht" = Note 6 (hat die Aufgaben nicht geschafft)
„Sie erledigte die Aufgaben zu unserer Zufriedenheit" = Note 4 (nur ausreichend)
„Er zeigte Interesse an seinen Aufgaben" = hat die Aufgaben nicht erledigt
„Sie war gesellig und trug zur guten Arbeitsatmosphäre bei" = Alkoholproblem
„Er verfügt über ein gesundes Selbstvertrauen" = überheblich und schwer zu führen
Solche versteckten Codes sind das größte Risiko beim Arbeitszeugnis selbst erstellen. Verwenden Sie daher ausschließlich geprüfte Formulierungen und vermeiden Sie eigene kreative Wendungen.
Fehler 3: Fehlende oder unvollständige Bestandteile
Ein Zeugnis, dem die Unternehmensbeschreibung, die Sozialverhaltensbewertung oder die Schlussformel fehlt, wird von erfahrenen Personalern als defizitär erkannt. Jede fehlende Komponente wird als bewusste Auslassung gewertet und senkt die Gesamtbewertung des Zeugnisses. Verwenden Sie eine Checkliste, um sicherzustellen, dass alle sechs Pflichtbestandteile vorhanden sind.
Fehler 4: Inkonsistente Bewertungsstufen
Wenn Sie in der Leistungsbeurteilung durchgehend Note-1-Formulierungen verwenden, die Zufriedenheitsformel aber nur Note 3 abbildet, fällt diese Diskrepanz sofort auf. Ebenso problematisch: Eine enthusiastische Schlussformel bei einem mittelmäßigen Zeugnis. Gehen Sie jeden Abschnitt einzeln durch und stellen Sie sicher, dass die Bewertungsstufe durchgängig konsistent ist.
Fehler 5: Falsche Tempusverwendung
Endzeugnisse werden grundsätzlich im Präteritum verfasst, da das Arbeitsverhältnis beendet ist. Ein häufiger Fehler ist die Verwendung des Präsens, die den Eindruck erweckt, das Arbeitsverhältnis bestehe noch. Umgekehrt gilt: Bei einem Zwischenzeugnis müssen Sie im Präsens formulieren, da Sie noch im Unternehmen beschäftigt sind.
Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis: Was sollten Sie erstellen?
Bevor Sie mit der Erstellung beginnen, sollten Sie wissen, welche Zeugnisart für Ihre Situation die richtige ist. Die Unterscheidung zwischen einfachem und qualifiziertem Arbeitszeugnis hat praktische Konsequenzen für Aufbau und Umfang.
Einfaches Arbeitszeugnis
Das einfache Arbeitszeugnis enthält ausschließlich Angaben zur Art und Dauer der Beschäftigung sowie eine Tätigkeitsbeschreibung. Es enthält keine Leistungs- oder Verhaltensbeurteilung. In der Praxis wird das einfache Zeugnis selten verwendet, da es für Bewerbungen wenig aussagekräftig ist. Es eignet sich allenfalls für sehr kurze Beschäftigungsverhältnisse oder wenn Sie das Risiko einer negativen Beurteilung vermeiden möchten.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis
Das qualifizierte Arbeitszeugnis umfasst zusätzlich die Leistungsbeurteilung und die Bewertung des Sozialverhaltens. Es ist der Standard in der deutschen Arbeitswelt und wird von nahezu allen Personalverantwortlichen erwartet. Wenn Sie Ihr Arbeitszeugnis selbst erstellen, sollten Sie in aller Regel ein qualifiziertes Zeugnis wählen. Laut § 109 Abs. 1 Satz 3 GewO hat der Arbeitnehmer ausdrücklich das Recht, ein qualifiziertes Zeugnis zu verlangen.
Praxisbeispiel: Ein vollständiges Arbeitszeugnis
Um die Theorie in die Praxis zu übersetzen, finden Sie hier ein Beispiel für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis mit der Note 2 (gut). Dieses Muster zeigt, wie die einzelnen Bestandteile zusammenwirken und welche Formulierungen der Note entsprechen.
Einleitung: „Frau Lisa Beispiel, geboren am 22. Juni 1990 in Hamburg, war vom 1. September 2020 bis zum 28. Februar 2025 als Marketing-Managerin in unserem Unternehmen tätig."
Unternehmensbeschreibung: „Die Beispiel AG ist ein internationales Handelsunternehmen mit rund 1.200 Mitarbeitern und Hauptsitz in Hamburg. Das Unternehmen vertreibt hochwertige Konsumgüter in über 30 Ländern."
Tätigkeitsbeschreibung: „Zu ihren Aufgaben gehörten im Wesentlichen: die Entwicklung und Umsetzung von Online- und Offline-Marketingkampagnen, die Steuerung externer Agenturen und Dienstleister, die Analyse von Kampagnenperformance und Ableitung von Optimierungsmaßnahmen, die Pflege der Social-Media-Kanäle und des Unternehmensblogs sowie die Erstellung von Marktanalysen und Wettbewerbsbeobachtungen."
Leistungsbeurteilung: „Frau Beispiel verfügt über ein umfangreiches und fundiertes Fachwissen im Bereich Marketing und Kommunikation, das sie stets sicher in der Praxis einsetzte. Sie zeigte eine hohe Einsatzbereitschaft und erledigte auch anspruchsvolle Aufgaben stets selbstständig und zuverlässig. Die Ergebnisse ihrer Arbeit waren stets von guter Qualität. Frau Beispiel hat die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt."
Sozialverhalten: „Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie externen Geschäftspartnern war stets einwandfrei und kooperativ."
Schlussformel: „Frau Beispiel verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch. Wir bedauern ihr Ausscheiden und danken ihr für die stets gute Zusammenarbeit. Für ihre berufliche und persönliche Zukunft wünschen wir ihr alles Gute und weiterhin viel Erfolg."
Dieses Beispiel zeigt ein stimmiges Zeugnis der Note 2. Die Einzelbewertungen passen zur Gesamtnote, die Schlussformel hat die richtige Intensität, und alle Pflichtbestandteile sind vorhanden.
Besondere Situationen beim Arbeitszeugnis selbst erstellen
Nicht jedes Zeugnis folgt dem Standardfall. Je nach Ihrer persönlichen Situation müssen Sie bei der Erstellung besondere Aspekte berücksichtigen.
Zeugnis nach kurzer Beschäftigungsdauer
Bei einer Beschäftigungsdauer von wenigen Monaten ist ein umfangreiches qualifiziertes Zeugnis nicht angemessen. Die Tätigkeitsbeschreibung fällt kürzer aus, und die Leistungsbeurteilung kann weniger detailliert sein. Eine typische Formulierung: „In der kurzen Zeit ihrer Betriebszugehörigkeit konnte sich Frau Muster gut in die neuen Aufgabenbereiche einarbeiten." Verzichten Sie darauf, Erfolge aufzubauschen, die in der kurzen Zeit nicht realistisch sind.
Zeugnis nach Kündigung durch den Arbeitgeber
Bei einer arbeitgeberseitigen Kündigung ist die Formulierung des Beendigungsgrundes heikel. Die Standardformulierung lautet: „Das Arbeitsverhältnis endet am [Datum]." Diese neutrale Formulierung lässt offen, wer gekündigt hat. Vermeiden Sie Formulierungen, die eine Kündigung durch den Arbeitgeber explizit benennen, da dies bei späteren Bewerbungen negativ auffallen kann. Der Beendigungsgrund gehört nicht zu den Pflichtbestandteilen und kann weggelassen werden.
Zeugnis bei internem Stellenwechsel
Wenn Sie innerhalb des Unternehmens die Stelle gewechselt oder befördert wurden, sollte das Zeugnis alle Positionen chronologisch darstellen. Die ausführlichste Beschreibung erhält die letzte und höchste Position. Beförderungen sind ein positives Signal und sollten deutlich hervorgehoben werden: „Ab dem 1. Januar 2023 übernahm Frau Muster die Position der Teamleiterin und war fortan für die fachliche und disziplinarische Führung von acht Mitarbeitern verantwortlich."
Zeugnis für Führungskräfte
Bei Führungskräften erwartet die Praxis eine zusätzliche Beurteilung des Führungsverhaltens. Dazu gehören die Art der Mitarbeiterführung, die Motivation und Entwicklung des Teams sowie messbare Führungserfolge. Die Formulierung „Herr Muster führte sein Team stets vorbildlich und motivierend" entspricht einer sehr guten Bewertung. „Herr Muster leitete sein Team" ohne weitere Qualifizierung deutet auf eine mangelhafte Führungsleistung hin.
Nach der Erstellung: Zeugnis prüfen und optimieren
Ein selbst erstelltes Arbeitszeugnis sollte vor der Übergabe an den Arbeitgeber professionell geprüft werden. Selbst erfahrene HR-Fachleute erkennen nicht alle versteckten Codes auf den ersten Blick. Eine externe Prüfung gibt Ihnen Sicherheit und hilft, Fehler zu korrigieren, bevor sie Konsequenzen haben.
Checkliste für die Selbstprüfung
Gehen Sie vor der Übergabe folgende Punkte durch:
Vollständigkeit: Sind alle sechs Pflichtbestandteile vorhanden?
Konsistenz: Passen alle Einzelbewertungen zur Gesamtnote?
Formulierungen: Enthält das Zeugnis keine versteckten negativen Codes?
Reihenfolge: Steht im Sozialverhalten „Vorgesetzte" vor „Kollegen"?
Schlussformel: Enthält sie Bedauern, Dank und Zukunftswünsche?
Tempus: Endzeugnis im Präteritum, Zwischenzeugnis im Präsens?
Formalia: Sind Namen, Daten und Berufsbezeichnungen korrekt?
Umfang: Stimmt die Länge mit der Beschäftigungsdauer überein? (ca. eine DIN-A4-Seite pro drei bis fünf Jahre)
Professionelle Zeugnisprüfung nutzen
Zusätzlich zur Selbstprüfung empfiehlt sich eine professionelle Analyse. Die Arbeitszeugnisbewertung von ProofDocs.de prüft Ihr Zeugnis automatisiert auf versteckte Codes, fehlende Bestandteile und Inkonsistenzen. Sie erhalten eine detaillierte Auswertung mit Gesamtnote und konkreten Verbesserungsvorschlägen. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Ihr selbst erstelltes Zeugnis den professionellen Anforderungen der Zeugnisprüfung standhält, bevor Sie es Ihrem Arbeitgeber vorlegen.
Hilfsmittel und Tools für die Zeugniserstellung
Wer sein Arbeitszeugnis selbst erstellen möchte, muss das nicht ohne Unterstützung tun. Verschiedene Hilfsmittel erleichtern den Prozess und erhöhen die Qualität des Ergebnisses.
Online-Generatoren und KI-Tools
Professionelle Online-Generatoren führen Sie strukturiert durch den Erstellungsprozess. Sie wählen die passende Bewertungsstufe aus, geben Ihre Tätigkeiten ein und erhalten ein fertig formuliertes Zeugnis mit rechtssicheren Formulierungen. KI-gestützte Tools wie ProofDocs.de gehen einen Schritt weiter und erstellen individuelle Zeugnisse auf Basis Ihrer spezifischen Angaben – inklusive korrekter Zeugnissprache und konsistenter Bewertung.
Formulierungssammlungen und Muster
Formulierungssammlungen bieten Standardtexte für jede Bewertungsstufe und jeden Zeugnisbestandteil. Sie eignen sich als Orientierung, sollten aber nicht unreflektiert kopiert werden. Musterzeugnisse aus dem Internet wirken häufig generisch und wenig individuell. Der Arbeitgeber erkennt solche Vorlagen oft auf den ersten Blick. Nutzen Sie Muster als Ausgangsbasis und passen Sie die Formulierungen an Ihre konkrete Situation an.
Beratungsstellen und Experten
Bei Unsicherheiten können Sie sich an verschiedene Stellen wenden: Gewerkschaften beraten ihre Mitglieder kostenlos zu Arbeitszeugnissen. Die örtlichen Industrie- und Handelskammern (IHK) bieten teilweise Informationsmaterial an. Fachanwälte für Arbeitsrecht können den Entwurf rechtlich prüfen – die Kosten liegen je nach Umfang zwischen 100 und 300 Euro für eine Beratung.
Zusammenfassung
Ein Arbeitszeugnis selbst zu erstellen erfordert Sorgfalt, Kenntnis der Zeugnissprache und eine realistische Selbsteinschätzung. Die rechtlichen Rahmenbedingungen erlauben dieses Vorgehen ausdrücklich – die finale Verantwortung und Unterschrift verbleiben beim Arbeitgeber. Wer die sechs Pflichtbestandteile einhält, geprüfte Formulierungen verwendet und auf Konsistenz zwischen Einzelbewertungen und Gesamtnote achtet, legt die Grundlage für ein professionelles Zeugnis, das den Anforderungen der Praxis und der Rechtsprechung entspricht.
Die größten Risiken liegen in unbeabsichtigten Negativformulierungen und überzogenen Selbstbewertungen. Nutzen Sie daher geprüfte Standardformulierungen und lassen Sie Ihren Entwurf vor der Übergabe professionell prüfen – etwa mit der KI-gestützten Analyse von ProofDocs.de. So stellen Sie sicher, dass Ihr selbst erstelltes Arbeitszeugnis ein überzeugendes Dokument ist, das Ihre Leistungen und Qualifikationen angemessen widerspiegelt.
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Analyse: Versteckte Bedeutungen und Bewertungen erkennen.
Verbesserung: Optimierte Formulierungen für bessere Noten.
Erstellung: Neues, professionelles Arbeitszeugnis generieren.
Für Arbeitszeugnisse, Zwischenzeugnisse und Praktikumszeugnisse.
Häufig gestellte Fragen
Darf ich mein Arbeitszeugnis selbst erstellen?
Ja, es ist rechtlich zulässig, einen Zeugnisentwurf selbst zu verfassen. Viele Arbeitgeber bitten ihre Mitarbeiter sogar aktiv darum, insbesondere in kleineren Unternehmen ohne eigene Personalabteilung. Rechtlich bleibt die Ausstellungspflicht beim Arbeitgeber gemäß § 109 GewO. Dieser muss den Entwurf prüfen, gegebenenfalls anpassen und auf Firmenbriefpapier unterschreiben. Erst durch die Unterschrift des Arbeitgebers wird das Zeugnis rechtsgültig. Sie haben keinen Anspruch darauf, dass Ihr Entwurf unverändert übernommen wird.
Welche Bestandteile muss ein selbst erstelltes Arbeitszeugnis enthalten?
Ein vollständiges qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält sechs Pflichtbestandteile: Einleitung mit persönlichen Daten und Beschäftigungszeitraum, Unternehmensbeschreibung, detaillierte Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung mit Zufriedenheitsformel, Beurteilung des Sozialverhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden sowie eine Schlussformel mit Bedauern, Dank und Zukunftswünschen. Das Fehlen eines dieser Bestandteile wird von erfahrenen Personalern als negatives Signal gewertet.
Welche Formulierungen entsprechen welcher Note im Arbeitszeugnis?
Die zentrale Zufriedenheitsformel bestimmt die Gesamtnote: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" entspricht Note 1 (sehr gut), „stets zu unserer vollen Zufriedenheit" Note 2 (gut), „zu unserer vollen Zufriedenheit" Note 3 (befriedigend), „zu unserer Zufriedenheit" Note 4 (ausreichend) und „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit" Note 5 (mangelhaft). Bereits das Fehlen eines einzelnen Wortes wie „stets" verschlechtert die Bewertung um eine ganze Note.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber meinen Zeugnisentwurf ablehnt?
Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, Ihren Entwurf unverändert zu übernehmen. Er kann Änderungen vornehmen oder den Entwurf vollständig verwerfen und ein eigenes Zeugnis ausstellen. Allerdings hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass der Arbeitgeber eine Abweichung von einer guten Bewertung sachlich begründen muss. Will der Arbeitgeber eine schlechtere Note als „befriedigend" vergeben, trägt er die Beweislast. Kommt keine Einigung zustande, können Sie das Zeugnis gerichtlich anfechten.
Wie vermeide ich typische Fehler beim Arbeitszeugnis selbst erstellen?
Die häufigsten Fehler sind unbeabsichtigte Negativformulierungen, fehlende Pflichtbestandteile und inkonsistente Bewertungen. Verwenden Sie geprüfte Standardformulierungen statt eigener Kreationen, da die Zeugnissprache kodierte Bedeutungen hat. Achten Sie darauf, dass alle sechs Pflichtbestandteile enthalten sind und die Einzelbewertungen zur Gesamtnote passen. Lassen Sie Ihr Zeugnis nach der Erstellung professionell prüfen, um versteckte negative Codes auszuschließen.
Kann ich ein einfaches Arbeitszeugnis selbst erstellen oder brauche ich ein qualifiziertes?
Sie haben grundsätzlich Anspruch auf ein einfaches Arbeitszeugnis, das nur Angaben zur Art und Dauer der Beschäftigung enthält. In der Praxis ist jedoch fast immer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis empfehlenswert, da es zusätzlich die Leistungs- und Verhaltensbeurteilung umfasst. Für Bewerbungen ist das qualifizierte Zeugnis deutlich aussagekräftiger. Wenn Sie ein Zeugnis selbst erstellen, sollten Sie daher stets die qualifizierte Variante wählen.
Welche Hilfsmittel gibt es beim Arbeitszeugnis selbst erstellen?
Neben Mustervorlagen und Formulierungssammlungen bieten KI-gestützte Online-Tools wie ProofDocs.de eine strukturierte Unterstützung. Sie geben die relevanten Daten ein und erhalten ein Zeugnis mit rechtssicheren Formulierungen und korrektem Aufbau. Besonders hilfreich ist die anschließende Zeugnisprüfung, die das fertige Dokument auf versteckte Codes, fehlende Bestandteile und Inkonsistenzen analysiert. So stellen Sie sicher, dass Ihr selbst erstelltes Zeugnis professionellen Anforderungen entspricht.
Worauf muss ich bei der Schlussformel besonders achten?
Die Schlussformel sollte drei Elemente enthalten: Bedauern über das Ausscheiden, Dank für die geleistete Arbeit und Zukunftswünsche. Obwohl der Arbeitgeber laut Bundesarbeitsgericht nicht verpflichtet ist, eine Schlussformel aufzunehmen, gilt ihr Fehlen als deutlich negatives Signal. Achten Sie darauf, dass die Intensität der Schlussformel zur Gesamtnote passt. Eine überschwängliche Schlussformel bei einem mittelmäßigen Zeugnis wirkt unglaubwürdig, während eine knappe Schlussformel bei einem sehr guten Zeugnis widersprüchlich erscheint.