Zwischenzeugnis anfordern: Gründe, Muster-Mail, Frist

Ein Zwischenzeugnis anfordern Sie mit einer kurzen, sachlichen E-Mail: Anlass nennen, ausdrücklich um ein qualifiziertes Zwischenzeugnis bitten, einen Termin vorschlagen. Das klingt einfach, und doch entscheidet schon diese Bitte darüber, wie schnell das Zeugnis kommt und wie gut es ausfällt. Wer den Anlass ungeschickt formuliert, verrät eine Wechselabsicht. Wer nur „ein Zeugnis“ erbittet, bekommt womöglich ein einfaches ohne jede Bewertung.

Hier finden Sie drei Vorlagen zum Kopieren, den passenden Satz für jeden Anlass, einen Zeitplan mit Fristen und den Weg, wenn der Arbeitgeber ablehnt. Ein fertiges Schreiben mit Ihren Daten, Anlass und Frist erzeugt auch die kostenlose Vorlage zum Anfordern von Zeugnissen. Wann Sie überhaupt Anspruch haben und was in das Zeugnis gehört, erklärt der Leitfaden Zwischenzeugnis. Ist das Dokument da, sollten Sie das Zwischenzeugnis wie ein Arbeitszeugnis prüfen lassen, bevor Sie es ablegen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Zwischenzeugnis fordern Sie schriftlich an, eine E-Mail an Führungskraft oder Personalabteilung genügt. Eine gesetzliche Form gibt es nicht, die schriftliche Bitte ist aber Ihr Beleg.

• Nennen Sie einen triftigen Grund: Vorgesetztenwechsel, Versetzung, Elternzeit, Umstrukturierung oder berufliche Neuorientierung. Bewerbungen müssen Sie nicht offenlegen.

• Bitten Sie ausdrücklich um ein qualifiziertes Zwischenzeugnis, also mit Beurteilung von Leistung und Verhalten.

• Schlagen Sie einen Termin zwei bis drei Wochen später vor. Eine gesetzliche Frist gibt es nicht, ohne Termin können Sie aber kaum erinnern.

• Bieten Sie eine Liste Ihrer Aufgaben und Erfolge oder einen eigenen Entwurf an. Das beschleunigt die Ausstellung und verbessert die Tätigkeitsbeschreibung.

Muss der Arbeitgeber ein Zwischenzeugnis ausstellen?

Ja, sobald Sie einen triftigen Grund haben. Anders als das Zeugnis beim Ausscheiden, das § 109 GewO regelt, steht das Zwischenzeugnis in keinem Gesetz. Das Bundesarbeitsgericht leitet den Anspruch aus der vertraglichen Nebenpflicht des Arbeitgebers ab (§ 241 Abs. 2 BGB), wenn Sie aus einem triftigen Grund auf das Zeugnis angewiesen sind. Im öffentlichen Dienst steht das Recht ausdrücklich in § 35 Abs. 2 TVöD und TV-L.

Triftig ist ein Grund, der Ihren Wunsch bei verständiger Betrachtung berechtigt erscheinen lässt, und die Gerichte sehen das großzügig. Das LAG Köln hat am 04.03.2026 entschieden, dass schon der Wunsch, sich beruflich neu zu orientieren, genügt, ohne dass Sie Bewerbungen oder Stellen nennen müssen (5 SLa 495/25). Ein pauschales Bestreiten durch den Arbeitgeber reicht nicht, um die Bitte abzulehnen. Die Einzelheiten zum Anspruch und alle anerkannten Gründe finden Sie im Leitfaden zum Anspruch auf ein Zwischenzeugnis.

Anfordern oder beantragen: Form, Ton und Empfänger

Ob Sie ein Zwischenzeugnis anfordern, beantragen oder erbitten, ist rechtlich gleich. Im Alltag wirkt „bitten“ freundlicher und erreicht dasselbe, denn Sie üben einen Anspruch aus, den der Arbeitgeber erfüllen muss. Der Ton sollte sachlich und bestimmt sein, ohne Entschuldigung und ohne Drohung.

Für die Bitte gilt keine Form. Eine E-Mail ist der übliche Weg, und sie hat einen Vorteil: Datum und Inhalt sind dokumentiert. Ein mündlich geäußerter Wunsch im Mitarbeitergespräch ist ein guter Einstieg, sollte aber per E-Mail bestätigt werden. Erst wenn der Arbeitgeber auf eine E-Mail nicht reagiert, lohnt sich ein Brief per Einschreiben.

Richten Sie die Bitte an die Person, die das Zeugnis schreibt oder in Auftrag gibt. In kleinen Unternehmen ist das die direkte Führungskraft, in größeren die Personalabteilung, mit der Führungskraft in Kopie. Steht der Wechsel der Führungskraft bevor, gehört die Bitte zuerst an sie, denn sie soll die Beurteilung liefern.

Qualifiziertes Zwischenzeugnis oder Arbeitszeugnis anfordern?

Das Wort „qualifiziert“ entscheidet in beiden Fällen über den Inhalt. Ohne diesen Zusatz darf der Arbeitgeber ein einfaches Zeugnis ausstellen, das nur Art und Dauer der Tätigkeit nennt. Der Unterschied liegt im Zeitpunkt: Das Zwischenzeugnis fordern Sie im laufenden Arbeitsverhältnis mit einem triftigen Grund an, das qualifizierte Arbeitszeugnis zum Ende, ohne weiteren Grund nach § 109 Abs. 1 Satz 3 GewO. Nach einer Kündigung können Sie bis zum letzten Arbeitstag zusätzlich ein vorläufiges Zeugnis verlangen.

In sechs Schritten zum Zwischenzeugnis

1. Anlass festlegen: Wählen Sie den Grund aus der Tabelle unten und notieren Sie das Datum, etwa den letzten Arbeitstag der Führungskraft oder den Beginn der Elternzeit.

2. Aufgabenliste vorbereiten: Ihre fünf bis acht wichtigsten Aufgaben, Verantwortung, Budgets, Teamgröße und zwei bis drei messbare Erfolge. Diese Liste ist das Rohmaterial der Tätigkeitsbeschreibung.

3. Bitte senden: Mit einer der Vorlagen unten, an die richtige Person, mit Termin.

4. Termin eintragen: Den vorgeschlagenen Termin im Kalender vermerken und die gesendete E-Mail aufbewahren.

5. Freundlich nachfassen: Kommt bis zum Termin nichts, erinnern Sie mit der dritten Vorlage und einer Nachfrist von einer Woche.

6. Sofort prüfen: Das erhaltene Zeugnis gleich lesen, denn wegen der Bindung an das spätere Arbeitszeugnis zählt jede Formulierung.

Muster: Zwischenzeugnis per E-Mail anfordern

Diese Vorlage passt für die meisten Anlässe. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und setzen Sie den Satz für Ihren Anlass aus der Tabelle weiter unten ein.

Warum die Vorlage so aufgebaut ist: Der Anlass steht am Anfang, damit der Arbeitgeber den triftigen Grund sofort sieht. Das Wort „qualifiziert“ und der Zusatz zu Leistung und Verhalten schließen ein einfaches Zeugnis aus. Das Angebot einer Aufgabenliste nimmt der Personalabteilung Arbeit ab, und genau das beschleunigt die Ausstellung am meisten. Der Termin ist als Wunsch formuliert, wirkt aber wie eine Frist.

Muster: Zwischenzeugnis per Brief beantragen

Den förmlichen Brief brauchen Sie, wenn E-Mails im Unternehmen nicht üblich sind, wenn Sie keine dienstliche E-Mail-Adresse haben oder wenn das Verhältnis bereits angespannt ist.

Der richtige Satz für jeden Anlass

Der Anlass ist der Teil Ihrer Bitte, der den Anspruch trägt, und er landet später oft wörtlich im Schlussabsatz des Zeugnisses. Formulieren Sie ihn deshalb so, dass Sie ihn auch in einer Bewerbung gern lesen würden.

Zwischenzeugnis bei Vorgesetztenwechsel

Der Vorgesetztenwechsel ist der häufigste und stärkste Anlass, und zugleich der, bei dem das Timing am meisten zählt. Die neue Führungskraft kennt Ihre bisherige Arbeit nicht und kann sie erst nach Monaten beurteilen. Senden Sie die Bitte deshalb, sobald der Wechsel bekannt ist, und sprechen Sie Ihre bisherige Führungskraft direkt an: Sie soll die Beurteilung liefern und das Zeugnis unterschreiben, solange sie noch im Unternehmen ist.

Verlässt die Führungskraft das Unternehmen schon in wenigen Tagen, bitten Sie sie, ihre Einschätzung wenigstens schriftlich an die Personalabteilung zu geben. Im Zeugnis selbst lautet der Anlass später etwa: „Dieses Zwischenzeugnis wird aus Anlass des Wechsels der Vorgesetzten ausgestellt.“ Weitere Varianten dieses Satzes, auch für Note 1 und Note 2, zeigt der Ratgeber zur Schlussformel im Zwischenzeugnis.

Zwischenzeugnis vor der Elternzeit

Die Elternzeit müssen Sie für die ersten drei Lebensjahre des Kindes spätestens sieben Wochen vor Beginn schriftlich verlangen (§ 16 Abs. 1 BEEG). Das ist ein guter Moment, das Zwischenzeugnis gleich mitzuerbitten: Bis zum letzten Arbeitstag bleiben dann mehrere Wochen für Ausstellung und Prüfung. Den Beginn und die Anmeldefrist berechnet der kostenlose Elternzeit-Rechner.

Die bevorstehende Elternzeit selbst gehört nicht in die Leistungsbeurteilung. Im späteren Arbeitszeugnis darf eine Elternzeit nur erwähnt werden, wenn die Ausfallzeit im Verhältnis zur gesamten Beschäftigung erheblich ist (BAG, 10.05.2005 – 9 AZR 261/04). Als Anlass im Schlussabsatz eines Zwischenzeugnisses ist sie dagegen üblich und unverfänglich.

Zwischenzeugnis für eine Bewerbung, ohne dass es auffällt

Wer sich wegbewerben will, muss das nicht sagen. „Da ich meine berufliche Entwicklung neu planen möchte“ ist ehrlich, trägt den Anspruch und verrät nichts. Achten Sie im fertigen Zeugnis darauf, dass der Anlass nicht als „zu Bewerbungszwecken“ formuliert ist: Das liest jeder künftige Arbeitgeber und mancher Kollege mit. Bitten Sie um eine neutrale Fassung wie „auf Wunsch von Frau [Name]“.

Den Entwurf selbst liefern

Viele Arbeitgeber, vor allem kleinere ohne eigene Personalabteilung, bitten darum, den Entwurf selbst zu schreiben. Das ist eine Chance, keine Zumutung: Sie bestimmen, welche Aufgaben vorn stehen und welche Erfolge genannt werden. Der Arbeitgeber bleibt verantwortlich und unterschreibt nur, was er für zutreffend hält.

So bereiten Sie den Entwurf vor:

• Tätigkeit: Die wichtigste Aufgabe zuerst, mit Verantwortung, Budget oder Teamgröße, alles im Präsens („leitet“, „verantwortet“).

• Erfolge: Zwei bis drei konkrete Ergebnisse mit Zahl, etwa „hat die Durchlaufzeit der Reklamationen von zwölf auf fünf Tage gesenkt“.

• Bewertung: Realistisch und stimmig, alle Teile auf derselben Notenstufe. Eine Note, die der Arbeitgeber nicht mitträgt, streicht er ohnehin.

• Schluss: Anlass, Dank für die bisherige Arbeit, Freude auf die weitere Zusammenarbeit, kein Bedauern und keine Zukunftswünsche.

Zwei vollständige Beispiele für die Noten „sehr gut“ und „gut“ finden Sie im Ratgeber Zwischenzeugnis Muster. Schneller geht es mit der Arbeitszeugniserstellung von ProofDocs: Sie geben Aufgaben, Leistung und Verhalten in ein Formular ein und erhalten in wenigen Minuten ein ausformuliertes Zwischenzeugnis im Präsens, das Sie Ihrem Arbeitgeber als Entwurf vorlegen. Das fertige Zeugnis kostet 14,99 €.

Welche Frist gilt für das Zwischenzeugnis?

Eine gesetzliche Frist für die Ausstellung gibt es nicht. Als angemessen gelten zwei bis drei Wochen, bei einer Personalabteilung mit festen Abläufen eher drei, in einem kleinen Betrieb mit eigenem Entwurf oft weniger. Wichtig ist, dass Sie selbst einen Termin nennen, denn nur dann können Sie später sachlich erinnern. Ein Beispiel für den zeitlichen Ablauf:

Für Ihre Bitte selbst gibt es ebenfalls keine Frist, wohl aber einen sinnvollen Zeitpunkt: Der Anspruch hängt am Anlass. Ist die Führungskraft schon seit einem Jahr weg, trägt der Vorgesetztenwechsel als Grund kaum noch. Mit einer bevorstehenden Kündigungsfrist im Blick hilft der Kündigungsfristrechner, die Zeit bis zum letzten Arbeitstag zu planen.

Muster: Erinnerung, wenn das Zeugnis ausbleibt

Was tun, wenn der Arbeitgeber ablehnt?

Eine offene Ablehnung ist selten, häufiger ist Schweigen oder ein „später“. Gehen Sie in beiden Fällen schrittweise vor:

1. Nach dem Grund fragen: Oft steckt Überlastung dahinter oder die Sorge, Sie wollten gehen. Ein Gespräch und das Angebot eines eigenen Entwurfs lösen das meist.

2. Den Anspruch erklären: Weisen Sie sachlich darauf hin, dass bei einem triftigen Grund ein Anspruch besteht, und wiederholen Sie den Anlass.

3. Betriebsrat einbeziehen: Sie können sich bei der zuständigen Stelle im Betrieb beschweren und dazu ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen (§ 84 BetrVG) oder sich direkt an den Betriebsrat wenden. Ein Anruf des Betriebsrats in der Personalabteilung wirkt oft schneller als jedes Schreiben.

4. Letzte schriftliche Aufforderung: Mit kurzer Frist und dem Hinweis, dass Sie sonst rechtliche Schritte prüfen. Ab hier lohnt sich eine Beratung durch eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

5. Klage beim Arbeitsgericht: Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis lässt sich einklagen. Die Gerichte bewerten ein Zwischenzeugnis meist mit einem halben bis einem Bruttomonatsgehalt, und in der ersten Instanz trägt jede Seite ihre Anwaltskosten selbst (§ 12a ArbGG).

Bedenken Sie vor einer Klage, dass Sie mit dem Arbeitgeber weiterarbeiten wollen. Ein eingeklagtes Zeugnis ist zwar geschuldet, ein wohlwollendes Klima entsteht so aber selten. Ein Grund mehr, die Bitte von Anfang an sauber und freundlich zu formulieren.

Typische Reaktionen des Arbeitgebers und passende Antworten

Oft kommt auf die Bitte keine Ablehnung, sondern eine Rückfrage. Mit einer ruhigen Antwort halten Sie das Gespräch sachlich:

Typische Fehler beim Anfordern

Nach Erhalt: Zwischenzeugnis sofort prüfen

Mit dem Zeugnis in der Hand ist die Arbeit nicht getan. Was im Zwischenzeugnis steht, bindet den Arbeitgeber für das spätere Arbeitszeugnis (BAG, 16.10.2007 – 9 AZR 248/07), im Guten wie im Schlechten. Prüfen Sie deshalb gleich: Steht alles im Präsens? Lautet die Zufriedenheitsformel mindestens „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“? Nennt der Verhaltenssatz Vorgesetzte, Kollegen und Kunden in dieser Reihenfolge? Endet das Zeugnis mit Anlass, Dank und Freude auf die weitere Zusammenarbeit statt mit Bedauern?

Die vollständige Prüfliste steht im Zwischenzeugnis-Leitfaden, die Bedeutung einzelner Formulierungen erklärt der Ratgeber zu den Geheimcodes im Arbeitszeugnis. Die Arbeitszeugnisanalyse von ProofDocs wertet auch Zwischenzeugnisse aus: In wenigen Minuten sehen Sie kostenlos, wie viele Formulierungen schwächer als „gut“ sind, der vollständige Bericht mit Noten für Leistung, Sozialverhalten und Schlussformel kostet 14,99 €. Finden Sie Fehler, bitten Sie zügig um Berichtigung, denn wer lange wartet, riskiert die Verwirkung des Anspruchs.

Zusammenfassung

Ein Zwischenzeugnis fordern Sie mit einer kurzen E-Mail an: Anlass, ausdrücklich „qualifiziertes Zwischenzeugnis“, Termin in zwei bis drei Wochen und das Angebot einer Aufgabenliste. Einen Anspruch haben Sie bei jedem triftigen Grund, und die Gerichte legen ihn großzügig aus, bis hin zur beruflichen Neuorientierung ohne Offenlegung Ihrer Bewerbungen.

Kommt nichts, erinnern Sie mit einer Nachfrist, beziehen den Betriebsrat ein und erst zuletzt das Arbeitsgericht. Ist das Zeugnis da, prüfen Sie es sofort, denn es ist die Untergrenze für Ihr späteres Arbeitszeugnis.

Häufig gestellte Fragen