Arbeitszeugnis kostenlos erstellen: Vorlagen, Muster & Anleitung
So erstellen Sie ein professionelles und rechtssicheres Arbeitszeugnis ohne Kosten.
Ein professionelles Arbeitszeugnis gehört zu den wichtigsten Dokumenten in jeder Bewerbungsmappe. Doch nicht jeder kann oder will für die Erstellung eines Zeugnisses Geld ausgeben. Ob Sie als Arbeitnehmer einen eigenen Entwurf vorlegen möchten, als Arbeitgeber ein Zeugnis für einen scheidenden Mitarbeiter benötigen oder als Existenzgründer zum ersten Mal vor dieser Aufgabe stehen: Ein Arbeitszeugnis kostenlos zu erstellen ist durchaus möglich, wenn Sie die richtigen Werkzeuge und das nötige Hintergrundwissen mitbringen.
In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche kostenlosen Optionen Ihnen zur Verfügung stehen, worauf Sie bei der Erstellung achten müssen und wie Sie typische Fallstricke vermeiden. Sie lernen den korrekten Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses kennen, erhalten konkrete Formulierungsbeispiele für verschiedene Notenstufen und erfahren, warum eine anschließende Qualitätsprüfung unverzichtbar ist.
Das Wichtigste auf einen Blick
Arbeitnehmer dürfen einen eigenen Zeugnisentwurf erstellen und dem Arbeitgeber vorlegen. In der Praxis wird das häufig akzeptiert und spart beiden Seiten Zeit.
Kostenlose Vorlagen und Zeugnisgeneratoren bieten eine solide Grundlage, müssen aber immer individuell an die konkrete Position und Tätigkeit angepasst werden.
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis besteht aus sechs Pflichtbestandteilen: Einleitung, Unternehmensbeschreibung, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung und Schlussformel.
Die Zeugnissprache folgt einem Notensystem mit festen Standardformulierungen. Bereits ein fehlendes Wort wie "stets" kann die Bewertung um eine Note verschlechtern.
Nach der Erstellung sollte das Zeugnis unbedingt auf versteckte negative Codes geprüft werden, etwa mit einer professionellen Arbeitszeugnisanalyse.
Das fertige Zeugnis muss auf Firmenbriefpapier gedruckt und handschriftlich von einer ranghöheren Person unterschrieben werden. Eine digitale Übermittlung genügt nicht.
Arbeitszeugnis-Services
Arbeitszeugnis analysieren, verbessern oder neu erstellen lassen.
Arbeitszeugnisse enthalten versteckte Codes und Bewertungen, die Personaler sofort erkennen – Sie aber nicht. Unsere KI entschlüsselt diese Geheimsprache, bewertet jeden einzelnen Satz und zeigt Ihnen konkret, wie Ihr Zeugnis wirklich klingt. Zusätzlich erhalten Sie optimierte Formulierungen oder erstellen direkt ein komplett neues, professionelles Zeugnis.
Analyse: Versteckte Bedeutungen und Bewertungen erkennen.
Verbesserung: Optimierte Formulierungen für bessere Noten.
Erstellung: Neues, professionelles Arbeitszeugnis generieren.
Für Arbeitszeugnisse, Zwischenzeugnisse und Praktikumszeugnisse.
Warum ein Arbeitszeugnis kostenlos erstellen?
Es gibt zahlreiche Situationen, in denen die kostenlose Erstellung eines Arbeitszeugnisses sinnvoll oder sogar notwendig ist. Nicht immer stehen professionelle HR-Abteilungen zur Verfügung, und nicht jeder Arbeitnehmer möchte in kostenpflichtige Services investieren, bevor er das Ergebnis kennt.
Als Arbeitnehmer einen Entwurf vorlegen
Viele Arbeitgeber bitten ihre Mitarbeiter ausdrücklich, selbst einen Zeugnisentwurf vorzulegen. Das ist keine ungewöhnliche Praxis, sondern hat sich in Unternehmen jeder Größe etabliert. Für Arbeitnehmer liegt darin eine echte Chance: Sie bestimmen aktiv, welche Tätigkeiten hervorgehoben werden, welche Erfolge Erwähnung finden und welche Gesamtnote angestrebt wird. Laut einer Studie des Bundesverbands der Personalmanager werden rund 30 Prozent aller Arbeitszeugnisse auf Basis eines Mitarbeiterentwurfs erstellt.
Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist offensichtlich: Sie vermeiden das Risiko, dass Ihr Arbeitgeber aus Zeitmangel oder Unkenntnis der Zeugnissprache unbeabsichtigt negative Geheimcodes verwendet. Gleichzeitig sparen Sie sich die Kosten für eine nachträgliche Zeugnisverbesserung.
Als Arbeitgeber eines Kleinunternehmens
Gerade in kleinen Unternehmen ohne eigene Personalabteilung fehlt oft die Erfahrung mit der Zeugniserstellung. Geschäftsführer und Inhaber stehen dann vor der Aufgabe, ein rechtssicheres Dokument zu formulieren, ohne dafür Hunderte Euro an einen Anwalt oder Zeugnisservice zahlen zu müssen. Kostenlose Vorlagen und Generatoren bieten hier eine praktikable Lösung, um den gesetzlichen Pflichten nachzukommen, ohne das Budget zu belasten.
Bei Rechtsstreitigkeiten einen Gegenentwurf erstellen
Wenn Sie ein Arbeitszeugnis erhalten haben, das nicht Ihren Leistungen entspricht, können Sie einen begründeten Gegenentwurf erstellen. In solchen Fällen ist es hilfreich, zunächst kostenlos einen eigenen Entwurf zu verfassen und diesen mit dem erhaltenen Zeugnis zu vergleichen. So identifizieren Sie konkret die Stellen, an denen Sie eine Nachbesserung verlangen können.
Kostenlose Optionen im Überblick: Vorlagen, Generatoren und Eigenentwurf
Wer ein Arbeitszeugnis kostenlos erstellen möchte, hat grundsätzlich drei Wege zur Auswahl. Jede Option hat spezifische Vor- und Nachteile, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich entscheiden.
Option 1: Kostenlose Vorlagen und Muster
Im Internet finden Sie zahlreiche kostenlose Arbeitszeugnis-Vorlagen als Word- oder PDF-Dateien. Diese Muster bieten ein Grundgerüst mit den wichtigsten Bestandteilen und Beispielformulierungen. Sie laden die Vorlage herunter, ersetzen die Platzhalter durch Ihre individuellen Daten und passen die Formulierungen an Ihre Situation an.
Der Vorteil liegt in der einfachen Handhabung und der sofortigen Verfügbarkeit. Der Nachteil: Vorlagen sind generisch und berücksichtigen weder branchenspezifische Besonderheiten noch individuelle Karriereverläufe. Außerdem verwenden manche Vorlagen veraltete oder fehlerhafte Formulierungen, die ungewollt negative Signale senden können. Wenn Sie eine Vorlage nutzen, sollten Sie diese daher unbedingt anschließend auf korrekte Zeugnissprache überprüfen.
Option 2: Online-Zeugnisgeneratoren
Zeugnisgeneratoren führen Sie durch einen strukturierten Prozess: Sie geben Eckdaten wie Position, Branche, Beschäftigungszeitraum und gewünschte Bewertung ein, und das Tool erstellt automatisch ein individualisiertes Zeugnis mit passenden Formulierungen. Bei ProofDocs.de können Sie ein professionelles Arbeitszeugnis erstellen, das auf über tausend getesteten Textbausteinen basiert und die korrekte Zeugnissprache verwendet.
Der entscheidende Vorteil gegenüber statischen Vorlagen: Ein Generator berücksichtigt die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Bewertungsbereichen und stellt sicher, dass die Formulierungen konsistent zur gewählten Gesamtnote passen. Widersprüchliche Bewertungen, die bei manueller Erstellung häufig vorkommen, werden so vermieden.
Option 3: Eigenständig verfassen mit Anleitung
Die dritte Möglichkeit ist das vollständig eigenständige Verfassen des Zeugnisses. Sie recherchieren die korrekte Struktur, die passenden Formulierungen und den formalen Aufbau und setzen das Zeugnis Absatz für Absatz zusammen. Diese Methode erfordert den größten Zeitaufwand und das meiste Fachwissen, bietet aber die höchste Individualität.
Für diesen Weg benötigen Sie fundierte Kenntnisse der Zeugnissprache und ihrer Abstufungen. Die folgenden Abschnitte liefern Ihnen genau dieses Wissen, damit Sie auch ohne professionelle Hilfe ein rechtssicheres und überzeugendes Zeugnis verfassen können.
Der korrekte Aufbau: Sechs Pflichtbestandteile eines qualifizierten Arbeitszeugnisses
Bevor Sie mit der Erstellung beginnen, müssen Sie den verbindlichen Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses kennen. Die Reihenfolge der Abschnitte ist nicht willkürlich, sondern folgt einer festen Konvention. Abweichungen davon können von Personalern als negatives Signal interpretiert werden.
1. Einleitung mit persönlichen Daten
Die Einleitung identifiziert den Arbeitnehmer eindeutig und dokumentiert das Beschäftigungsverhältnis. Sie enthält den vollständigen Namen, gegebenenfalls das Geburtsdatum, den Zeitraum der Beschäftigung sowie die genaue Positionsbezeichnung. Die Formulierung erfolgt in der dritten Person.
Ein Formulierungsbeispiel: "Frau Maria Beispiel, geboren am 12. Mai 1990, war vom 1. April 2020 bis zum 31. Januar 2026 als Marketing-Managerin in unserem Unternehmen tätig." Bei mehreren Positionen während der Beschäftigungszeit sollten alle Stationen chronologisch aufgeführt werden, da dies die berufliche Entwicklung positiv dokumentiert.
2. Unternehmensbeschreibung
Eine kurze Beschreibung des Arbeitgebers ordnet die berufliche Tätigkeit in einen Kontext ein. Relevante Angaben sind die Branche, die Mitarbeiterzahl, die Kernprodukte oder -dienstleistungen und gegebenenfalls die Marktposition. Halten Sie diesen Abschnitt auf zwei bis drei Sätze begrenzt.
Beispiel: "Die ABC GmbH ist ein mittelständisches IT-Unternehmen mit 180 Mitarbeitern an drei Standorten. Wir entwickeln cloudbasierte Softwarelösungen für den Gesundheitssektor und betreuen über 400 Kunden in Deutschland und Österreich."
3. Tätigkeitsbeschreibung
Die Tätigkeitsbeschreibung ist einer der umfangreichsten und wichtigsten Abschnitte. Hier listen Sie alle wesentlichen Aufgaben und Verantwortungsbereiche auf, beginnend mit den bedeutendsten. Verwenden Sie eine Aufzählung für bessere Lesbarkeit und formulieren Sie konkret statt allgemein.
Vermeiden Sie vage Beschreibungen wie "Mitarbeit im Marketing". Formulieren Sie stattdessen: "Konzeption und Umsetzung von Online-Marketing-Kampagnen mit einem Jahresbudget von 200.000 Euro, Steuerung externer Dienstleister, Erstellung von Reportings und Erfolgsanalysen sowie Betreuung der Social-Media-Kanäle mit einer Reichweitensteigerung von 45 Prozent."
4. Leistungsbeurteilung
Die Leistungsbeurteilung bewertet die fachliche Kompetenz und die Arbeitsergebnisse. Dieser Abschnitt nutzt die standardisierte Zeugnissprache und deckt typischerweise vier Bereiche ab: Arbeitsbereitschaft und Motivation, fachliche Befähigung und Weiterbildung, Arbeitsweise und Sorgfalt sowie Arbeitserfolg und Zielerreichung. Am Ende steht die zusammenfassende Gesamtbewertung.
Die Gesamtbewertung folgt festen Formulierungen. Für die Note "sehr gut" lautet sie: "Die ihr übertragenen Aufgaben erledigte sie stets zu unserer vollsten Zufriedenheit." Für die Note "gut": "Die ihr übertragenen Aufgaben erledigte sie zu unserer vollsten Zufriedenheit." Für "befriedigend": "Die ihr übertragenen Aufgaben erledigte sie zu unserer vollen Zufriedenheit." Bereits kleine sprachliche Unterschiede führen zu einer anderen Note.
5. Verhaltensbeurteilung
Die Verhaltensbeurteilung beschreibt den Umgang mit verschiedenen Personengruppen. Die Reihenfolge ist dabei entscheidend: Zuerst Vorgesetzte, dann Kollegen, dann Kunden oder externe Partner. Wird diese Reihenfolge nicht eingehalten, gilt das als versteckter Hinweis auf Probleme im Umgang mit Vorgesetzten.
Ein sehr gutes Beispiel: "Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Kunden war stets vorbildlich. Sie wurde aufgrund ihrer offenen und kooperativen Art von allen Seiten sehr geschätzt." Fehlt das Wort "stets", sinkt die Note. Fehlt die Erwähnung der Vorgesetzten komplett, ist das ein deutliches Warnsignal.
6. Schlussformel
Die Schlussformel ist der letzte inhaltliche Abschnitt und enthält drei Elemente: den Grund des Ausscheidens, das Bedauern über den Weggang sowie Dank und Zukunftswünsche. Fehlt eines dieser Elemente, wird das von Personalern als negatives Signal gewertet.
Ein sehr gutes Beispiel: "Frau Beispiel verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch, was wir außerordentlich bedauern. Wir danken ihr herzlich für die stets hervorragende Zusammenarbeit und wünschen ihr für ihren weiteren beruflichen und privaten Lebensweg alles Gute und weiterhin viel Erfolg." Beachten Sie: Die Formulierung "im gegenseitigen Einvernehmen" kann auf eine Kündigung durch den Arbeitgeber oder auf Konflikte hindeuten und sollte vermieden werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Arbeitszeugnis kostenlos erstellen
Mit der folgenden Anleitung können Sie systematisch ein professionelles Arbeitszeugnis erstellen, ohne dafür Kosten aufwenden zu müssen. Gehen Sie jeden Schritt sorgfältig durch und nutzen Sie die Formulierungsbeispiele als Orientierung.
Schritt 1: Informationen zusammentragen
Sammeln Sie zunächst alle notwendigen Daten: Ihre vollständigen Personaldaten, den genauen Beschäftigungszeitraum mit Beginn und Ende, Ihre offizielle Positionsbezeichnung, alle Positionswechsel und Beförderungen, sämtliche Aufgaben und Verantwortungsbereiche sowie dokumentierte Erfolge und besondere Leistungen. Falls vorhanden, ziehen Sie Ihre Jahresgesprächsprotokolle, Zielvereinbarungen und Projektberichte heran.
Schritt 2: Gewünschte Note festlegen
Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, legen Sie die Gesamtnote fest, die das Zeugnis widerspiegeln soll. Diese Note bestimmt sämtliche Formulierungen im gesamten Dokument. Bleiben Sie realistisch: Ein Zeugnis mit ausschließlich Bestnoten kann unglaubwürdig wirken, wenn Ihre tatsächliche Leistung dem nicht entspricht. In der Praxis werden die meisten Zeugnisse mit der Note "gut" oder "sehr gut" ausgestellt.
Schritt 3: Struktur vorbereiten
Erstellen Sie ein Grundgerüst mit den sechs Pflichtbestandteilen in der korrekten Reihenfolge. Lassen Sie für jeden Abschnitt zunächst Platz und füllen Sie die Abschnitte nacheinander aus. So stellen Sie sicher, dass kein Bestandteil vergessen wird und die Gesamtstruktur stimmig bleibt.
Schritt 4: Formulierungen einsetzen
Füllen Sie jeden Abschnitt mit den passenden Formulierungen entsprechend der festgelegten Note. Achten Sie dabei besonders auf die Konsistenz: Alle Bewertungsbereiche müssen auf dem gleichen Niveau formuliert sein. Ein Zeugnis, das in der Arbeitsbereitschaft die Note "sehr gut" verwendet, in der Fachkompetenz aber nur "befriedigend", wirkt widersprüchlich und unprofessionell.
Nutzen Sie für die einzelnen Bewertungsbereiche folgende Orientierung bei einer angestrebten Note "gut":
Arbeitsbereitschaft: "Sie zeigte stets ein hohes Maß an Eigeninitiative und Einsatzbereitschaft."
Fachkenntnisse: "Sie verfügt über umfassende und fundierte Fachkenntnisse, die sie gewinnbringend einsetzte."
Arbeitsweise: "Sie arbeitete stets selbstständig, sorgfältig und zielorientiert."
Arbeitserfolg: "Ihre Arbeitsergebnisse waren stets von hoher Qualität."
Gesamtbewertung: "Die ihr übertragenen Aufgaben erledigte sie zu unserer vollsten Zufriedenheit."
Schritt 5: Feinschliff und Qualitätskontrolle
Lesen Sie das fertige Zeugnis mehrfach durch und prüfen Sie dabei systematisch: Sind alle sechs Pflichtbestandteile vorhanden? Stimmen alle Personaldaten und Datumsangaben? Sind die Formulierungen durchgehend konsistent zur Gesamtnote? Enthält das Zeugnis versehentlich negative Geheimcodes? Ist die Rechtschreibung fehlerfrei? Stimmt die Länge (eine bis zwei DIN-A4-Seiten)?
Besonders wichtig: Lassen Sie das Zeugnis von einer zweiten Person lesen oder nutzen Sie eine professionelle Zeugnisüberprüfung. Selbst erfahrene HR-Fachleute übersehen gelegentlich versteckte negative Formulierungen.
Die Zeugnissprache: Formulierungen für jede Note
Das Verständnis der Zeugnissprache ist der Schlüssel zu einem überzeugenden Arbeitszeugnis. Da direkte Kritik verboten ist, hat sich ein System positiver Formulierungen entwickelt, das Personalern eine präzise Leistungseinschätzung ermöglicht. Wenn Sie Ihr Arbeitszeugnis kostenlos erstellen, müssen Sie diese Sprachcodes sicher beherrschen.
Die Zufriedenheitsskala im Detail
Die zentrale Bewertungsformel im Arbeitszeugnis ist die sogenannte Zufriedenheitsskala. Sie bildet das Herzstück der Leistungsbeurteilung und wird von jedem erfahrenen Personalverantwortlichen sofort entschlüsselt:
Note 1 (sehr gut): "stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" oder "stets zur vollsten Zufriedenheit"
Note 2 (gut): "zu unserer vollsten Zufriedenheit" oder "stets zu unserer vollen Zufriedenheit"
Note 3 (befriedigend): "zu unserer vollen Zufriedenheit" oder "stets zu unserer Zufriedenheit"
Note 4 (ausreichend): "zu unserer Zufriedenheit"
Note 5 (mangelhaft): "im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit"
Note 6 (ungenügend): "hat sich bemüht" oder "war stets bemüht, den Anforderungen gerecht zu werden"
Merken Sie sich: Die Kombination aus "stets" und "vollsten" ergibt die Bestnote. Fehlt "stets", sinkt die Note um eine Stufe. Fehlt "vollsten" und steht nur "vollen", sinkt sie um eine weitere Stufe. Diese Feinheiten machen die Zeugnissprache so tückisch und erfordern besondere Sorgfalt beim Erstellen.
Formulierungen für die Arbeitsbereitschaft
Die Arbeitsbereitschaft (auch Motivation oder Engagement) wird als erster Bewertungsbereich in der Leistungsbeurteilung behandelt. Hier einige Formulierungsbeispiele nach Note:
Sehr gut: "Sie zeigte stets außerordentliches Engagement und höchste Eigeninitiative. Auch bei besonders hohem Arbeitsaufkommen behielt sie stets den Überblick und setzte die richtigen Prioritäten."
Gut: "Sie zeigte stets großes Engagement und hohe Eigeninitiative. Bei hohem Arbeitsaufkommen bewies sie stets Belastbarkeit."
Befriedigend: "Sie zeigte Engagement und Eigeninitiative. Auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen zeigte sie sich belastbar."
Formulierungen für Fachkenntnisse
Die Bewertung der Fachkenntnisse beschreibt das berufliche Know-how und die Fähigkeit, dieses Wissen praktisch anzuwenden:
Sehr gut: "Sie verfügt über hervorragende und äußerst breit gefächerte Fachkenntnisse, die sie jederzeit sicher und gewinnbringend in der Praxis einsetzte."
Gut: "Sie verfügt über umfassende und fundierte Fachkenntnisse, die sie stets sicher in der Praxis anwendete."
Befriedigend: "Sie verfügt über solide Fachkenntnisse, die sie in der Praxis sicher einsetzte."
Versteckte Geheimcodes vermeiden
Wenn Sie ein Arbeitszeugnis kostenlos erstellen, ist die Gefahr besonders groß, unbeabsichtigt negative Codes zu verwenden. Manche Formulierungen klingen auf den ersten Blick positiv, werden von Personalern jedoch als Kritik verstanden. Achten Sie auf folgende Fallstricke:
"war stets bemüht" = hat die Anforderungen nicht erfüllt
"erledigte alle Aufgaben ordnungsgemäß" = reine Pflichterfüllung, keine eigenständige Leistung
"war gesellig und fand schnell Kontakt" = möglicher Hinweis auf Alkoholprobleme
"hat sich im Rahmen seiner Möglichkeiten eingesetzt" = begrenzte Fähigkeiten
"war bei den Kollegen beliebt" = fehlende Erwähnung der Vorgesetzten als negatives Signal
"trug zur Verbesserung des Betriebsklimas bei" = Gerüchteküche oder Ablenkung
Arbeitszeugnis-Services
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Arbeitszeugnisse enthalten versteckte Codes und Bewertungen, die Personaler sofort erkennen – Sie aber nicht. Unsere KI entschlüsselt diese Geheimsprache, bewertet jeden einzelnen Satz und zeigt Ihnen konkret, wie Ihr Zeugnis wirklich klingt. Zusätzlich erhalten Sie optimierte Formulierungen oder erstellen direkt ein komplett neues, professionelles Zeugnis.
Analyse: Versteckte Bedeutungen und Bewertungen erkennen.
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Kostenlose Vorlagen richtig nutzen
Wenn Sie sich für die Nutzung einer kostenlosen Vorlage entscheiden, sollten Sie diese nicht einfach mit Ihren Daten befüllen und ungeprüft verwenden. Eine Vorlage ist ein Ausgangspunkt, kein fertiges Dokument. Folgende Schritte sind notwendig, um aus einer generischen Vorlage ein überzeugendes individuelles Zeugnis zu machen.
Vorlage auf Aktualität prüfen
Stellen Sie sicher, dass die Vorlage aktuelle Formulierungen verwendet. Die Rechtsprechung zur Zeugnissprache entwickelt sich stetig weiter. Was vor zehn Jahren als Standardformulierung galt, kann heute veraltet sein. Prüfen Sie insbesondere die Schlussformel: Das Bundesarbeitsgericht hat in mehreren Urteilen klargestellt, dass bestimmte Schlussformel-Elemente zwar nicht erzwingbar, aber branchenüblich sind.
Individualisierung ist Pflicht
Passen Sie jeden Abschnitt an Ihre konkrete Situation an. Die Tätigkeitsbeschreibung muss Ihre tatsächlichen Aufgaben widerspiegeln, nicht die einer generischen Stellenbeschreibung. Ersetzen Sie allgemeine Formulierungen durch spezifische Angaben: Projektnamen, Verantwortungsbereiche, Budgetgrößen, Teamgrößen und messbare Erfolge machen das Zeugnis glaubwürdig und aussagekräftig.
Konsistenzcheck durchführen
Nach der Individualisierung muss die Konsistenz stimmen. Prüfen Sie, ob alle Bewertungsbereiche auf dem gleichen Notenniveau formuliert sind. Eine Vorlage, die Sie bei der Fachkompetenz mit einer sehr guten Formulierung bestückt haben, bei der Arbeitsweise aber nur eine befriedigende Formulierung verwenden, sendet widersprüchliche Signale.
Besonderheiten für verschiedene Zeugnisarten
Nicht jedes Arbeitszeugnis folgt exakt dem gleichen Schema. Je nach Art des Beschäftigungsverhältnisses gibt es Besonderheiten, die Sie beachten müssen, wenn Sie das Zeugnis kostenlos erstellen.
Einfaches vs. qualifiziertes Arbeitszeugnis
Das einfache Arbeitszeugnis enthält nur Angaben zu Art und Dauer der Beschäftigung sowie den ausgeübten Tätigkeiten, aber keine Bewertung. Es eignet sich für sehr kurze Beschäftigungsverhältnisse oder Aushilfstätigkeiten. In der Praxis fordert jedoch fast jeder Arbeitnehmer ein qualifiziertes Zeugnis, da nur dieses eine verwertbare Leistungsbeurteilung enthält. Wenn Sie sich die Mühe machen, ein Zeugnis zu erstellen, lohnt sich fast immer die qualifizierte Variante.
Zwischenzeugnis
Ein Zwischenzeugnis wird während des laufenden Arbeitsverhältnisses erstellt und unterscheidet sich in einigen Punkten vom Endzeugnis. Es wird durchgehend im Präsens formuliert ("Frau Beispiel ist seit dem 1. April 2020 als Marketing-Managerin tätig"). Die Schlussformel enthält kein Bedauern über das Ausscheiden, sondern einen Ausdruck der Wertschätzung und den Wunsch nach weiterer Zusammenarbeit: "Wir danken Frau Beispiel für ihre ausgezeichnete Arbeit und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit."
Zeugnis für Minijob und Praktikum
Auch bei einem Minijob oder Praktikum haben Sie Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Bei Praktikumszeugnissen stehen der Lernfortschritt und die erworbenen Kenntnisse im Vordergrund. Die Tätigkeitsbeschreibung sollte die durchlaufenen Bereiche und erlernten Fähigkeiten auflisten. Bei einem Minijob-Zeugnis gelten grundsätzlich die gleichen Anforderungen wie bei einem regulären Arbeitszeugnis, der Umfang kann jedoch kürzer ausfallen.
Häufige Fehler beim kostenlosen Erstellen und wie Sie sie vermeiden
Studien zeigen, dass über die Hälfte aller Arbeitszeugnisse Fehler enthält. Beim kostenlosen Erstellen ohne professionelle Unterstützung ist die Fehlerquote noch höher. Kennen Sie die typischen Stolperfallen, können Sie diese gezielt vermeiden.
Fehler 1: Unvollständige Schlussformel
Der häufigste Fehler ist eine unvollständige Schlussformel. Viele selbst erstellte Zeugnisse enden mit einem kurzen Dank, vergessen aber das Bedauern über das Ausscheiden oder die Zukunftswünsche. Personalverantwortliche werten ein fehlendes Element als bewusste Auslassung und damit als negative Bewertung. Stellen Sie sicher, dass alle drei Bestandteile vorhanden sind: Ausscheidungsgrund, Bedauern und Dank sowie Zukunftswünsche.
Fehler 2: Inkonsistente Bewertungen
Wenn einzelne Abschnitte auf unterschiedlichen Notenniveaus formuliert sind, wirkt das Zeugnis unprofessionell und widersprüchlich. Besonders bei der Verwendung von Vorlagen passiert es leicht, dass die Arbeitsbereitschaft mit einer "sehr gut"-Formulierung beschrieben wird, die Gesamtbewertung aber nur "gut" lautet. Gleichen Sie alle Bewertungsbereiche aneinander an.
Fehler 3: Falsche Reihenfolge bei der Verhaltensbeurteilung
Die Reihenfolge Vorgesetzte, Kollegen, Kunden ist nicht optional, sondern Pflicht. Wer zuerst die Kollegen und dann die Vorgesetzten nennt, signalisiert damit Probleme im Umgang mit der Führungsebene. Dieser Fehler ist besonders tückisch, weil er auf den ersten Blick harmlos wirkt, von erfahrenen Personalern aber sofort erkannt wird.
Fehler 4: Zu lange oder zu kurze Zeugnisse
Ein Arbeitszeugnis für eine zweijährige Tätigkeit, das vier Seiten umfasst, wirkt ebenso fragwürdig wie ein Zeugnis für eine leitende Position, das nur eine halbe Seite lang ist. Die Faustregel: Eine Seite für Beschäftigungen bis zwei Jahre, maximal zwei Seiten für längere Arbeitsverhältnisse oder Führungspositionen.
Fehler 5: Formale Mängel
Rechtschreibfehler, Tippfehler oder grammatische Fehler können als versteckte negative Botschaften interpretiert werden. Ein Personalverantwortlicher, der absichtlich einen Fehler in ein Zeugnis einbaut, sendet damit ein Signal. Wenn Sie ein Zeugnis kostenlos erstellen, sollten Sie es daher mehrfach Korrektur lesen lassen, idealerweise von einer Person, die nicht am Erstellungsprozess beteiligt war.
Rechtliche Grundlagen: Was Sie wissen müssen
Beim kostenlosen Erstellen eines Arbeitszeugnisses sollten Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen kennen. Diese Kenntnisse schützen Sie vor Fehlern und helfen Ihnen, Ihre Rechte durchzusetzen.
Gesetzlicher Anspruch auf ein Zeugnis
Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ergibt sich aus § 109 der Gewerbeordnung (GewO) und § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses das Recht auf ein schriftliches Zeugnis. Dieses Recht besteht unabhängig von der Dauer der Beschäftigung, der Art der Anstellung oder der Unternehmensgröße. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, das Zeugnis auszustellen. Die Kosten dafür trägt der Arbeitgeber.
Wahrheitspflicht und Wohlwollenspflicht
Jedes Arbeitszeugnis muss zwei Grundprinzipien erfüllen, die in einem Spannungsverhältnis zueinander stehen. Die Wahrheitspflicht verlangt, dass alle Angaben den Tatsachen entsprechen. Die Wohlwollenspflicht fordert, dass das Zeugnis das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht ungerechtfertigt erschweren darf. Aus diesem Spannungsverhältnis hat sich die codierte Zeugnissprache entwickelt.
Wenn Sie einen Zeugnisentwurf erstellen, dürfen Sie sich selbst durchaus positiv darstellen, solange die Angaben nicht offensichtlich unwahr sind. Ein Entwurf mit der Note "gut" oder "sehr gut" ist in den meisten Fällen angemessen und wird von Arbeitgebern üblicherweise akzeptiert.
Fristen und Verjährung
Es gibt keine feste gesetzliche Frist für die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses. Gerichte halten eine Ausstellung innerhalb von zwei bis drei Wochen nach Ende des Arbeitsverhältnisses für angemessen. Der Anspruch auf ein Zeugnis verjährt nach drei Jahren (§ 195 BGB). Im Fall einer Kündigung können Sie ein Zwischenzeugnis bereits während der Kündigungsfrist verlangen, um für Bewerbungen gerüstet zu sein.
Zeugnis erstellt: Was kommt danach?
Nachdem Sie Ihr Arbeitszeugnis kostenlos erstellt haben, sind noch einige wichtige Schritte notwendig, bevor das Dokument seinen Zweck erfüllen kann.
Professionelle Analyse durchführen lassen
Auch wenn Sie alle Regeln beachtet haben, empfiehlt sich eine professionelle Überprüfung. Eine Arbeitszeugnisbewertung deckt versteckte Codes auf, die Ihnen selbst möglicherweise entgangen sind. Bei ProofDocs.de können Sie Ihr Zeugnis analysieren lassen und erhalten eine detaillierte Auswertung jeder einzelnen Formulierung inklusive Gesamtnote.
Entwurf dem Arbeitgeber vorlegen
Legen Sie Ihren Entwurf dem Arbeitgeber sachlich und professionell vor. Erklären Sie, dass Sie einen Vorschlag erarbeitet haben, und bitten Sie um Überprüfung und Unterschrift. Die meisten Arbeitgeber nehmen höchstens geringfügige Änderungen vor, sofern der Entwurf realistisch und professionell formuliert ist. Gehen Sie konstruktiv mit etwaigen Änderungswünschen um.
Formale Fertigstellung
Das finale Zeugnis muss auf dem offiziellen Geschäftspapier des Unternehmens gedruckt werden. Die Unterschrift erfolgt handschriftlich durch eine ranghöhere Person. Das Ausstellungsdatum sollte dem letzten Arbeitstag entsprechen oder zeitnah danach liegen. Achten Sie auf einen sauberen Ausdruck ohne Flecken, Knicke oder andere äußere Mängel.
Zusammenfassung
Ein Arbeitszeugnis kostenlos zu erstellen ist mit dem richtigen Wissen und den passenden Hilfsmitteln durchaus möglich. Ob Sie eine kostenlose Vorlage nutzen, einen Zeugnisgenerator verwenden oder das Zeugnis eigenständig verfassen: Entscheidend sind die korrekte Struktur mit allen sechs Pflichtbestandteilen, die konsequente Verwendung der richtigen Zeugnissprache und die Vermeidung versteckter negativer Geheimcodes.
Investieren Sie ausreichend Zeit in die Qualitätskontrolle Ihres Entwurfs. Prüfen Sie jede Formulierung auf ihre tatsächliche Bedeutung in der Zeugnissprache und stellen Sie sicher, dass alle Bewertungen konsistent zur Gesamtnote formuliert sind. Eine professionelle Analyse nach der Erstellung gibt Ihnen die Sicherheit, dass Ihr Zeugnis keine unbeabsichtigten negativen Signale enthält und Ihrem beruflichen Fortkommen zuträglich ist.
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Analyse: Versteckte Bedeutungen und Bewertungen erkennen.
Verbesserung: Optimierte Formulierungen für bessere Noten.
Erstellung: Neues, professionelles Arbeitszeugnis generieren.
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich ein Arbeitszeugnis wirklich kostenlos erstellen?
Ja, es gibt verschiedene kostenlose Möglichkeiten, ein Arbeitszeugnis zu erstellen. Sie können kostenlose Word- oder PDF-Vorlagen nutzen, einen Online-Zeugnisgenerator verwenden oder das Zeugnis eigenständig nach einer Schritt-für-Schritt-Anleitung verfassen. Beachten Sie jedoch, dass kostenlose Vorlagen oft standardisiert sind und individuell angepasst werden müssen, um rechtssicher und überzeugend zu sein. Eine anschließende professionelle Prüfung des Ergebnisses wird empfohlen, um versteckte negative Formulierungen auszuschließen.
Welche Bestandteile muss ein selbst erstelltes Arbeitszeugnis enthalten?
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss folgende Pflichtbestandteile enthalten: Überschrift, Einleitung mit persönlichen Daten und Beschäftigungszeitraum, Unternehmensbeschreibung, detaillierte Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung mit Gesamtbewertung, Verhaltensbeurteilung gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden sowie eine vollständige Schlussformel mit Bedauern, Dank und Zukunftswünschen. Fehlt ein Bestandteil, kann das Zeugnis als mangelhaft gelten und der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Nachbesserung.
Darf ich als Arbeitnehmer mein Arbeitszeugnis selber schreiben?
Ja, Arbeitnehmer dürfen einen Zeugnisentwurf erstellen und dem Arbeitgeber vorlegen. Viele Vorgesetzte begrüßen das sogar, weil es ihnen Arbeit abnimmt. Der Arbeitgeber muss den Entwurf prüfen und kann Änderungen vornehmen, bevor er das Zeugnis auf Firmenbriefpapier druckt und unterschreibt. In der Praxis werden solche Entwürfe häufig mit nur geringfügigen Anpassungen übernommen. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, einen eigenen Entwurf zu erstellen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Zeugnisgenerator und einer Vorlage?
Eine Vorlage ist ein statisches Muster-Dokument, das Sie manuell an Ihre Situation anpassen müssen. Ein Zeugnisgenerator hingegen erstellt basierend auf Ihren Eingaben wie Position, Branche und gewünschter Bewertungsnote automatisch ein individualisiertes Zeugnis mit passenden Formulierungen. Der Generator berücksichtigt dabei die korrekte Zeugnissprache und stellt sicher, dass alle Bewertungen konsistent zueinander passen. Das Ergebnis ist in der Regel rechtssicherer als eine manuell angepasste Vorlage.
Welche Fehler sollte ich beim kostenlosen Erstellen eines Arbeitszeugnisses vermeiden?
Die häufigsten Fehler sind: unbeabsichtigte Verwendung negativer Geheimcodes wie "war stets bemüht", falsche Reihenfolge bei der Verhaltensbeurteilung (Vorgesetzte müssen zuerst genannt werden), fehlende Schlussformel-Elemente wie Bedauern oder Zukunftswünsche, widersprüchliche Bewertungen in verschiedenen Abschnitten und eine zu kurze oder zu lange Zeugnislänge. Prüfen Sie Ihr Zeugnis daher mit einer professionellen Analyse, bevor Sie es dem Arbeitgeber vorlegen.
Wie erkenne ich die richtige Formulierung für eine bestimmte Note?
Die Zeugnissprache folgt einem standardisierten Notensystem. Die Gesamtbewertung "stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" entspricht der Note sehr gut, "zu unserer vollsten Zufriedenheit" der Note gut und "zu unserer vollen Zufriedenheit" der Note befriedigend. Die Schlüsselwörter "stets", "vollste" und "volle" bestimmen die Abstufung. Jede Note hat eigene Standardformulierungen für Arbeitsbereitschaft, Fachkenntnisse, Arbeitsweise und Sozialverhalten. Orientieren Sie sich an den Beispielen in diesem Ratgeber.
Muss der Arbeitgeber meinen Zeugnisentwurf akzeptieren?
Nein, der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, Ihren Entwurf unverändert zu übernehmen. Er trägt die Verantwortung für den Inhalt und muss das Zeugnis mit seiner Unterschrift bestätigen. Allerdings muss er das Zeugnis wohlwollend und wahrheitsgemäß formulieren. Lehnt er Ihren Entwurf vollständig ab, muss er selbst ein Zeugnis erstellen, das diesen Grundsätzen entspricht. Gegen ein schlechtes oder fehlerhaftes Zeugnis können Sie rechtlich vorgehen und eine Nachbesserung verlangen.
Wie lang sollte ein selbst erstelltes Arbeitszeugnis sein?
Die ideale Länge hängt von der Beschäftigungsdauer und der Position ab. Für Beschäftigungen bis zu zwei Jahren ist eine DIN-A4-Seite angemessen, bei längerer Tätigkeit oder Führungspositionen können es bis zu zwei Seiten sein. Ein zu kurzes Zeugnis wirkt als mangelnde Wertschätzung, ein zu langes verwässert die wichtigen Aussagen. Achten Sie darauf, dass die Tätigkeitsbeschreibung alle relevanten Aufgaben abdeckt, ohne ins Detail abzuschweifen.