Datenschutz: DSGVO-konforme Datenverarbeitung

Wer sind wir?

ProofDocs.de, betrieben von Manuel Ennsfellner (Einzelunternehmer), Gadern 45, 4775 Taufkirchen an der Pram, Österreich, E-Mail: info@proofdocs.de.

Verantwortlich für den Datenschutz ist Herr Manuel Ennsfellner.

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Nutzer unserer Internetseiten und Dienstleistungen. Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher, weiblicher und diverser Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter: m/w/d.

Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir nehmen Ihre Rechte auf Privatsphäre, Datenschutz und informationelle Selbstbestimmung sehr ernst. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Personenbezogene Daten werden nur erhoben, verarbeitet und genutzt, soweit Sie eingewilligt haben oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt. Wir erheben personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen erforderlich ist.

Die vertraglichen Bedingungen für die Nutzung unserer Dienstleistungen finden Sie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter: https://proofdocs.de/agb

Was geschieht bei der rein informatorischen Nutzung der Internetseite?

Wenn Sie unsere Internetseite rein informatorisch nutzen, also wenn Sie sich als Nutzer weder registrieren noch anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir folgende Daten von Ihnen: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT), Inhalt der Anforderung (konkrete Seite), Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, jeweils übertragene Datenmenge, Website, von der die Anforderung kommt, Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche, Sprache und Version der Browsersoftware.

Wir erhalten diese Daten über Cookies und direkt von Ihrem Browser. Zweck dieser Verarbeitung ist die Bereitstellung unserer Internetseite sowie die statistische Auswertung. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wonach die Verarbeitung personenbezogener Daten auch ohne Einwilligung des Betroffenen möglich ist, wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Was geschieht bei Nutzung unseres Kontaktfeldes?

Wenn Sie über unser Kontaktfeld oder per E-Mail mit uns kommunizieren, erheben wir dabei die Daten, die Sie freiwillig eingeben. Bei Nutzung unseres Kontaktfeldes erheben wir die folgenden Daten: Name, E-Mail-Adresse, Grund, Priorität, Referenz-ID und Nachricht.

Die Gründe der Kontaktaufnahme kennen nur Sie, die Reaktion hierauf beschreibt sogleich den Zweck der Verarbeitung. Soweit es um ein konkretes Schuldverhältnis, sei es im Zusammenhang mit der Anbahnung, Durchführung oder Beendigung, geht, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO. In diesem Fall speichern wir die Daten bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

In allen anderen Fällen ist die Rechtsgrundlage Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Die Kommunikation außerhalb eines Schuldverhältnisses ist in unserem beiderseitigen Interesse. Wir speichern Ihre Daten, bis der aus dem berechtigten Interesse herrührende Zweck erfüllt ist.

Was geschieht bei unserem Newsletter mit Ihren Daten bzw. wenn Sie generell in die werbliche Ansprache einwilligen?

1. Sie haben auf unserer Internetseite die Möglichkeit durch Setzen einer Checkbox eine Einwilligung in die werbliche Ansprache zu erteilen.
2. Sämtliche Daten, die Sie uns im Rahmen des Kontakts mit uns preisgeben, werden wir nur nutzen, um Sie werblich anzusprechen, sofern Sie die entsprechende Checkbox aktiviert haben.
3. Die werbliche Ansprache umfasst alle Kommunikationskanäle, die Sie durch Ihre Angaben uns gegenüber bekannt gegeben haben. Das sind in der Regel Post, Telefon und E-Mail.
4. Inhaltlich umfasst die werbliche Ansprache jede Äußerung von uns bei der Ausübung unseres konkreten Gewerbes mit dem Ziel, den Absatz unserer Dienstleistungen zu fördern. Dazu zählen insbesondere, aber nicht abschließend, regelmäßige Newsletter, Einladungen, Kundenzufriedenheitsbefragungen und Angebote für konkrete Produkte. Ergänzend zur Bewerbung unserer eigenen Produkte und Dienstleistungen umfasst die werbliche Ansprache auch Produkte und Dienstleistungen Dritter, wobei wir Ihre Daten diesen Dritten nicht zur Verfügung stellen, sondern diese Dritten Ihnen gegenüber lediglich empfehlen.
5. Zweck der Verarbeitung ist, dass wir Sie werblich ansprechen können.
6. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO.
7. Wir verarbeiten die Daten im einwilligungsbezogenen Umfang, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, was Sie mit Wirkung für die Zukunft jederzeit machen können, etwa durch formlose Nachricht an info@proofdocs.de.

Wie verarbeiten wir Ihre hochgeladenen Dokumente?

Bei Nutzung unserer Dokumentenanalyse-Dienste (Arbeitszeugnisse, Kündigungen) werden die von Ihnen hochgeladenen Dateien automatisch verarbeitet und analysiert.

Art der verarbeiteten Daten

Die hochgeladenen Dokumente (Arbeitszeugnisse, Zwischenzeugnisse, Praktikumszeugnisse, Kündigungen) enthalten in der Regel personenbezogene Daten wie Namen, Adressen, Geburtsdaten, Beschäftigungszeiträume, Tätigkeitsbeschreibungen, Beurteilungen sowie bei Kündigungen auch Informationen zu Kündigungsfristen und Abfindungen. Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der KI-gestützten Analyse, Verbesserung oder Erstellung verarbeitet.

Verarbeitungsprozess

1. Ihre hochgeladenen Dokumente werden über eine SSL-verschlüsselte Verbindung an unsere Server übermittelt.
2. Die Dokumente werden mittels OCR-Technologie (siehe Abschnitt "Google Document AI") in maschinenlesbaren Text umgewandelt.
3. Der extrahierte Text wird durch unsere KI-gestützten Analysealgorithmen ausgewertet.
4. Die Analyseergebnisse werden Ihnen über einen individuellen Zugangslink zur Verfügung gestellt.
5. Eine manuelle Einsichtnahme in Ihre Dokumente durch unsere Mitarbeiter erfolgt nicht.

Speicherdauer und Löschung

Ihre hochgeladenen Dokumente und die daraus extrahierten Daten werden für die Dauer von 90 Tagen gespeichert, um Ihnen den Zugriff auf Ihre Analyseergebnisse zu ermöglichen. Nach Ablauf dieser Frist werden alle Daten automatisch und unwiderruflich gelöscht. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, über den Ihnen zur Verfügung gestellten individuellen Link Ihre Analyse und alle zugehörigen Daten vorzeitig vollständig zu löschen.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages über die Dokumentenanalyse erforderlich ist.

Weitere Informationen

Detaillierte Informationen zu den angebotenen Dienstleistungen, zu Haftungsausschlüssen und zu den Nutzungsbedingungen finden Sie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter: https://proofdocs.de/agb

Wie setzen wir Google Document AI (OCR) ein?

Wir nutzen die Anwendung Google Document AI. Anbieter ist die Google LLC, 1600 Amphitheater Parkway, Mountainview, California 94043, USA. Hierbei handelt es sich um einen externen Dienst zur optischen Zeichenerkennung (OCR), welchem wir programmatisch Ihre hochgeladenen Bilder oder Dokumente senden und den Inhalt sowie Meta-Daten als Antwort zurückerhalten.

Zweck der Verarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung ist die Umwandlung Ihrer hochgeladenen PDF-Dateien oder Bilddateien in maschinenlesbaren Text, um die anschließende automatisierte Analyse durch unsere KI-Algorithmen zu ermöglichen. Ohne diese OCR-Verarbeitung wäre eine Analyse der Dokumenteninhalte nicht möglich.

Art der übermittelten Daten

Die an Google Document AI übermittelten Daten umfassen die von Ihnen hochgeladenen Dokumente in ihrer Gesamtheit, einschließlich aller darin enthaltenen personenbezogenen Daten wie Namen, Adressen, Geburtsdaten, Beschäftigungsinformationen und Beurteilungen.

Serverstandort und Datenübermittlung

Wir nutzen primär den Serverstandort in Europa für die Verarbeitung. In bestimmten Fällen können Daten jedoch auch an Server der Google LLC in den USA übermittelt werden. Google LLC hat ihren Sitz in den USA und verarbeitet Daten teilweise auf Servern in den USA.

Für die Datenübermittlung in die USA haben wir mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Artikel 28 DSGVO abgeschlossen, der die EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses) enthält. Diese Standardvertragsklauseln sind von der Europäischen Kommission genehmigte Vertragsklauseln, die ein angemessenes Datenschutzniveau bei der Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer gewährleisten sollen.

Datenlöschung

Die an Google Document AI übermittelten Dokumente werden ausschließlich zur Durchführung der OCR-Verarbeitung verwendet. Nach Abschluss der Verarbeitung und Übermittlung der Ergebnisse an unsere Server werden die Daten bei Google gemäß den vertraglichen Vereinbarungen gelöscht.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages über die Dokumentenanalyse erforderlich ist. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Artikel 46 Absatz 2 lit. c DSGVO.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter: https://policies.google.com/privacy

Wie setzen wir Google Analytics ein?

1. Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland ("Google"). Google Analytics verwendet sogenannte "Cookies", Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen.
2. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Website wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.
3. Diese Website verwendet Google Analytics mit der Erweiterung "_anonymizeIp()". Dadurch werden IP-Adressen gekürzt weiterverarbeitet, eine Personenbeziehbarkeit kann damit ausgeschlossen werden. Soweit den über Sie erhobenen Daten ein Personenbezug zukommt, wird dieser also sofort ausgeschlossen und die personenbezogenen Daten damit umgehend gelöscht.
4. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Website-Aktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Website-Nutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Website-Betreiber zu erbringen.
5. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.
6. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können.
7. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plug-in herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de
8. Diese Website verwendet Google Analytics zudem für eine geräteübergreifende Analyse von Besucherströmen, die über eine User-ID durchgeführt wird. Sie können die geräteübergreifende Analyse Ihrer Nutzung in den Einstellungen Ihres Google-Kontos deaktivieren.
9. Wir haben mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO abgeschlossen. Für Ausnahmefälle, in denen personenbezogene Daten in die USA übertragen werden, basiert die Übermittlung auf EU-Standardvertragsklauseln gemäß Artikel 46 Absatz 2 lit. c DSGVO.
10. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO, die Sie durch Ihre Interaktion mit unserem Cookie-Banner erteilen können. Sie haben das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Entweder durch Anpassung des Cookie-Banners oder durch formlose Nachricht an info@proofdocs.de.

Wie setzen wir Google Ads ein?

1. Wir nutzen das Angebot von Google Ads, um mithilfe von Werbemitteln (sogenannten Google Ads) auf externen Webseiten auf unsere attraktiven Angebote aufmerksam zu machen. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wir können in Relation zu den Daten der Werbekampagnen ermitteln, wie erfolgreich die einzelnen Werbemaßnahmen sind. Wir verfolgen damit das Interesse, Ihnen Werbung anzuzeigen, die für Sie von Interesse ist, unsere Website für Sie interessanter zu gestalten und eine faire Berechnung von Werbe-Kosten zu erreichen.
2. Diese Werbemittel werden durch Google über sogenannte "Ad Server" ausgeliefert. Dazu nutzen wir Ad Server Cookies, durch die bestimmte Parameter zur Erfolgsmessung, wie Einblendung der Anzeigen oder Klicks durch die Nutzer, gemessen werden können. Sofern Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Website gelangen, wird von Google Ads ein Cookie in Ihrem PC gespeichert. Diese Cookies verlieren in der Regel nach 30 Tagen ihre Gültigkeit und sollen nicht dazu dienen, Sie persönlich zu identifizieren.
3. Zu diesem Cookie werden in der Regel als Analyse-Werte die Unique Cookie-ID, Anzahl Ad Impressions pro Platzierung (Frequency), letzte Impression (relevant für Post-View-Conversions) sowie Opt-out-Informationen (Markierung, dass der Nutzer nicht mehr angesprochen werden möchte) gespeichert.
4. Diese Cookies ermöglichen Google, Ihren Internetbrowser wiederzuerkennen. Sofern ein Nutzer bestimmte Seiten der Webseite eines Ads-Kunden besucht und das auf seinem Computer gespeicherte Cookie noch nicht abgelaufen ist, können Google und der Kunde erkennen, dass der Nutzer auf die Anzeige geklickt hat und zu dieser Seite weitergeleitet wurde.
5. Jedem Ads-Kunden wird ein anderes Cookie zugeordnet. Cookies können somit nicht über die Webseiten von Ads-Kunden nachverfolgt werden. Wir selbst erheben und verarbeiten in den genannten Werbemaßnahmen keine personenbezogenen Daten. Wir erhalten von Google lediglich statistische Auswertungen zur Verfügung gestellt. Anhand dieser Auswertungen können wir erkennen, welche der eingesetzten Werbemaßnahmen besonders effektiv sind.
6. Aufgrund der eingesetzten Marketing-Tools baut Ihr Browser automatisch eine direkte Verbindung mit dem Server von Google auf. Wir haben keinen Einfluss auf den Umfang und die weitere Verwendung der Daten, die durch den Einsatz dieses Tools durch Google erhoben werden und informieren Sie daher entsprechend unserem Kenntnisstand: Durch die Einbindung von Ads erhält Google die Information, dass Sie den entsprechenden Teil unseres Internetauftritts aufgerufen oder eine Anzeige von uns angeklickt haben.
7. Sie können die Teilnahme an diesem Tracking-Verfahren auf verschiedene Weise verhindern: durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software, insbesondere führt die Unterdrückung von Drittcookies dazu, dass Sie keine Anzeigen von Drittanbietern erhalten; durch Deaktivierung der Cookies für Conversion-Tracking, indem Sie Ihren Browser so einstellen, dass Cookies von der Domain "www.googleadservices.com" blockiert werden; durch Deaktivierung der interessenbezogenen Anzeigen bei Google über den Link https://adssettings.google.com.
8. Wir haben mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO abgeschlossen. Für Fälle, in denen personenbezogene Daten in die USA übertragen werden, basiert die Übermittlung auf EU-Standardvertragsklauseln gemäß Artikel 46 Absatz 2 lit. c DSGVO.
9. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Google finden Sie hier: https://policies.google.com/privacy
10. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO, die Sie durch Ihre Interaktion mit unserem Cookie-Banner erteilen können. Sie haben das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Entweder durch Anpassung des Cookie-Banners oder durch formlose Nachricht an info@proofdocs.de.

Wie setzen wir Google Marketing-Dienste ein?

Wir nutzen verschiedene Google-Marketing-Dienste (Google Ads, Google Remarketing) zur Bewerbung unserer Dienstleistungen und zur Verbesserung unserer Website. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Umfang der Datenverarbeitung

Diese Dienste verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um Ihre Nutzung unserer Website zu erfassen und Ihnen personalisierte Werbung anzuzeigen. Wir selbst erhalten nur anonymisierte statistische Auswertungen und keine personenbezogenen Daten. Sie können die Verwendung dieser Dienste in den Einstellungen Ihres Browsers oder unter https://adssettings.google.com deaktivieren.

Rechtsgrundlage und Widerruf

Wir haben mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO abgeschlossen. Für Datenübermittlungen in die USA basiert die Übermittlung auf EU-Standardvertragsklauseln gemäß Artikel 46 Absatz 2 lit. c DSGVO. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO, die Sie durch Ihr Cookie-Banner erteilen können und jederzeit widerrufen können.

Einsatz von Hotjar

Diese Website nutzt Hotjar, einen Webanalysedienst der Hotjar Ltd., 3 Lyons Range, 20 Bisazza Street, Sliema SLM 1640, Malta. Hotjar erfasst das Nutzungsverhalten (Klicks, Mausbewegungen, Scrollhöhen) zur Verbesserung unserer Website. Dabei werden IP-Adressen anonymisiert gespeichert.

Wir haben mit Hotjar einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO abgeschlossen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO), die Sie über das Cookie-Banner erteilen und jederzeit widerrufen können. Opt-out: https://www.hotjar.com/opt-out

Wie verarbeiten wir Zahlungsdaten?

Zur Abwicklung von Zahlungen für unsere kostenpflichtigen Dienstleistungen setzen wir externe Zahlungsdienstleister ein. Derzeit ist dies PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg.

Art der übermittelten Daten

Bei Durchführung einer Zahlung werden folgende Daten an PayPal übermittelt: Betrag der Transaktion, Währung, Transaktionszweck (Beschreibung der Dienstleistung), Ihre E-Mail-Adresse sowie weitere für die Zahlungsabwicklung erforderliche Informationen.

Zweck der Verarbeitung

Die Übermittlung der Daten an PayPal erfolgt ausschließlich zum Zweck der Zahlungsabwicklung und Betrugsprävention. PayPal ist ein eigenständiger Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Zahlungsdaten. Wir selbst erhalten von PayPal lediglich eine Bestätigung über den erfolgreichen Zahlungseingang, jedoch keine detaillierten Zahlungsdaten wie Kreditkartennummern oder Bankverbindungen.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Übermittlung der Daten an PayPal ist Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Datenschutz bei PayPal finden Sie in der Datenschutzerklärung von PayPal unter: https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full

Wo werden unsere Daten gehostet?

Die Inhalte unserer Website werden bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland gehostet. Alle Server und die gesamte IT-Infrastruktur befinden sich ausschließlich in Deutschland.

Art der verarbeiteten Daten

Hetzner verarbeitet als Auftragsverarbeiter alle Daten, die bei der Nutzung unserer Website anfallen. Dies umfasst insbesondere: Log-Dateien (IP-Adressen, Zugriffszeitpunkte, aufgerufene Seiten), hochgeladene Dokumente, Analyseergebnisse und alle weiteren auf unserer Website gespeicherten Informationen.

Zweck der Verarbeitung

Der Zweck der Datenverarbeitung durch Hetzner ist die Bereitstellung der technischen Infrastruktur für den Betrieb unserer Website sowie die Gewährleistung der Verfügbarkeit, Sicherheit und Funktionsfähigkeit unserer Dienste.

Auftragsverarbeitungsvertrag

Wir haben mit Hetzner einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Artikel 28 DSGVO abgeschlossen. Hetzner verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach unserer Weisung und ist vertraglich verpflichtet, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten zu treffen.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung durch Hetzner ist Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen Hosting-Anbieter) in Verbindung mit Artikel 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung).

Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Hetzner finden Sie unter: https://www.hetzner.com/de/rechtliches/datenschutz

Wie versenden wir E-Mails und Newsletter?

Sofern wir Sie werblich per E-Mail oder Newsletter ansprechen, setzen wir externe Dienstleister dafür ein. Derzeit ist dies mailbox.org, betrieben von Heinlein Hosting GmbH, Schwedter Straße 8/9A, 10119 Berlin, Deutschland.

Art der verarbeiteten Daten

Über mailbox.org werden folgende Daten verarbeitet: E-Mail-Adressen der Empfänger, Inhalte der versendeten E-Mails und Newsletter, Zeitpunkte des Versands sowie gegebenenfalls Informationen über das Öffnen und Klicken von Links in den E-Mails.

Zweck der Verarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung ist der Versand von Informations-E-Mails, Newslettern und werblichen Mitteilungen an Nutzer, die in den Empfang solcher Nachrichten eingewilligt haben.

Auftragsverarbeitungsvertrag

Wir haben diesen Anbieter sorgsam ausgesucht und ihn nach Artikel 28 DSGVO beauftragt, für uns Daten zu verarbeiten. Heinlein Hosting ist vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten ausschließlich nach unserer Weisung zu verarbeiten und angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu treffen.

Serverstandort

Alle Server von mailbox.org befinden sich ausschließlich in Deutschland. Es erfolgt keine Übermittlung von Daten in Drittländer außerhalb der Europäischen Union.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für den E-Mail-Versand ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Datenschutz bei mailbox.org finden Sie unter: https://mailbox.org/de/datenschutz

Vermittlung von Erstberatungsgesprächen

Auf Wunsch vermitteln wir Erstberatungsgespräche mit qualifizierten Partneranwaltskanzleien, die auf Arbeitsrecht spezialisiert sind. Die Vermittlung erfolgt unverbindlich und dient dazu, Ihnen bei rechtlich komplexen Fragestellungen fachkundige Unterstützung anzubieten.

Art der übermittelten Daten

Bei Anfrage einer Anwaltsvermittlung übermitteln wir an die ausgewählte Partneranwaltskanzlei folgende Daten: Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer (falls angegeben) sowie eine kurze Beschreibung Ihres Anliegens. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich an die von Ihnen ausgewählte Kanzlei und nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung.

Eigenverantwortlichkeit der Anwaltskanzleien

Die Partneranwaltskanzleien sind eigenständige Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Nach Übermittlung Ihrer Daten an die Kanzlei unterliegt die weitere Verarbeitung der Datenschutzerklärung und den Geschäftsbedingungen der jeweiligen Kanzlei. Wir haben keinen Einfluss auf die weitere Datenverarbeitung durch die Kanzlei.

Das Mandatsverhältnis sowie die Vergütung werden direkt zwischen Ihnen und der Anwaltskanzlei vereinbart. ProofDocs ist weder Vertragspartner des Mandatsverhältnisses noch erheben wir eine Provision für die Vermittlung.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Datenweitergabe an Partneranwaltskanzleien ist Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO, die Sie im Rahmen der Vermittlungsanfrage erteilen.

Wie setzen wir Cookies auf dieser Internetseite ein?

1. Bei Nutzung der Website werden Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt (in diesem Fall also uns), bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.
2. Transiente Cookies (Session-Cookies): Wir setzen transiente Cookies ein. Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn der Nutzer den Browser schließt. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen des Besucher-Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann der Besucher-Rechner wiedererkannt werden, wenn der Besucher auf unsere Website zurückkehrt. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wonach wir Ihre Daten verarbeiten dürfen, wenn dies in unserem überwiegenden Interesse ist. Unser Interesse beruht auf dem Umstand, dass wir unsere Internetseite darstellen können müssen.
3. Persistente Cookies: Wir setzen persistente Cookies ein. Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen. Die von uns gesetzten persistenten Cookies werden nach folgenden Fristen gelöscht: 14 Monate für Analyse-Cookies, sofern Sie dem zugestimmt haben.
4. Cookie-Verwaltung: Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und zum Beispiel die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Wir weisen darauf hin, dass Sie in diesem Fall eventuell nicht alle Funktionen dieser Website nutzen können. Über unseren Cookie-Banner können Sie Ihre Einwilligungen verwalten und jederzeit ändern.
5. Rechtsgrundlage für persistente Cookies ist Ihre Einwilligung, die Sie durch Interaktion mit unserem Cookie-Banner erteilen können, wobei wir wegen der Einzelheiten auf die Einzelerklärungen zu den jeweiligen Cookies in den vorstehenden Abschnitten verweisen.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben.

Speicherfristen im Einzelnen

1. Hochgeladene Dokumente und Analyseergebnisse: 90 Tage nach Erstellung der Analyse, danach automatische Löschung. Vorzeitige Löschung durch den Nutzer jederzeit möglich über den individuellen Zugangslink.
2. Kontaktanfragen: Bis zur vollständigen Bearbeitung der Anfrage, danach Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
3. Vertragsdaten bei kostenpflichtigen Diensten: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie darüber hinaus gemäß den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre gemäß § 257 HGB und § 147 AO).
4. Newsletter und Marketing-Einwilligungen: Bis zum Widerruf der Einwilligung durch den Nutzer.
5. Cookies: Session-Cookies bis zum Schließen des Browsers; persistente Cookies gemäß den jeweiligen Angaben in Abschnitt 16 (in der Regel 14 Monate).
6. Log-Dateien: 7 Tage, danach automatische Löschung.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Soweit steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen bestehen (insbesondere gemäß §§ 147, 257 AO, HGB), kann eine Löschung erst nach Ablauf dieser Fristen erfolgen. Dies betrifft insbesondere Rechnungen, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben umfassende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können Sie jederzeit gegenüber dem in Abschnitt 1 genannten Verantwortlichen geltend machen.

Ihre Rechte im Einzelnen

Auskunft (Art. 15 DSGVO): Information über verarbeitete Daten, Zwecke, Empfänger und Speicherdauer.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten.
Löschung (Art. 17 DSGVO): "Recht auf Vergessenwerden" bei Wegfall des Verarbeitungszwecks.
Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Beschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Erhalt Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format.
Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen Verarbeitung aus berechtigtem Interesse.
Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Widerruf erteilter Einwilligungen jederzeit möglich.
Beschwerde (Art. 77 DSGVO): Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Kontaktaufnahme zur Ausübung Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@proofdocs.de oder an die in Abschnitt 1 genannte Postanschrift. Wir weisen darauf hin, dass diese Rechte gegebenenfalls an gesetzliche Voraussetzungen geknüpft sind, auf deren Vorliegen wir bestehen werden.

Gewährleisten wir hinreichende Datensicherheit?

Wir unterhalten aktuelle technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit, insbesondere zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor Gefahren bei Datenübertragungen sowie vor Kenntniserlangung durch Dritte. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik entsprechend jeweils angepasst.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen

Wir setzen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein: SSL/TLS-Verschlüsselung (256-Bit) für alle Datenübertragungen, verschlüsselte Speicherung hochgeladener Dokumente, Zugriffsbeschränkungen, regelmäßige Sicherheitsupdates, Firewalls, Backups sowie Auftragsverarbeitungsverträge nach Artikel 28 DSGVO mit allen externen Dienstleistern.