Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Manuel Ennsfellner (Einzelunternehmer)
Gadern 45
4775 Taufkirchen an der Pram
Österreich

E-Mail: info@proofdocs.de
Website: https://proofdocs.de

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Nutzer unserer Website und Dienstleistungen. Sie informiert über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten. Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher, weiblicher und diverser Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.

Rechtliche Grundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG). Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage dies erlaubt.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir stützen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Sie haben Ihre Einwilligung zur Verarbeitung erteilt.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Die Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich, sofern Ihre Interessen nicht überwiegen.

Verweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Die vertraglichen Bedingungen für die Nutzung unserer Dienstleistungen finden Sie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Automatisch erhobene Daten

Bei der rein informatorischen Nutzung unserer Website erheben wir automatisch technische Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (aufgerufene Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• Übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anfrage kommt (Referrer)
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Sprache und Version der Browsersoftware

Zweck und Rechtsgrundlage

Diese Daten sind technisch erforderlich, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung und Sicherheit der Website). Die Daten werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht, soweit sie nicht für Sicherheitszwecke benötigt werden.

Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.

Rechtsgrundlage

Bezieht sich Ihre Anfrage auf ein bestehendes oder angestrebtes Vertragsverhältnis, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In allen anderen Fällen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Speicherdauer

Die Daten werden gespeichert, bis die Anfrage abschließend bearbeitet ist. Bei vertragsbezogenen Anfragen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Einwilligung in werbliche Ansprache

Sie haben die Möglichkeit, durch Aktivierung einer entsprechenden Checkbox Ihre Einwilligung in die werbliche Ansprache zu erteilen. In diesem Fall verwenden wir Ihre Daten, um Sie über unsere Dienstleistungen zu informieren.

Umfang der werblichen Ansprache

• Die werbliche Ansprache erfolgt über die von Ihnen angegebenen Kommunikationskanäle (E-Mail).
• Inhaltlich umfasst die Ansprache Informationen über unsere Dienstleistungen, Newsletter, Kundenzufriedenheitsbefragungen und Angebote.
• Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte für deren Werbezwecke weiter.

Rechtsgrundlage und Widerruf

Die Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine formlose Nachricht an info@proofdocs.de senden oder den Abmeldelink in unseren E-Mails nutzen.

Beschreibung der Datenverarbeitung

Bei Nutzung unserer Dienstleistungen werden Ihre hochgeladenen Dokumente automatisch verarbeitet und analysiert. Das aktuelle Dienstleistungsangebot ist auf der Website einsehbar.

Kategorien verarbeiteter Daten

Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse sowie weitere optionale Angaben gemäß dem jeweiligen Formular.
Dokumentendaten: Die in Ihren hochgeladenen Dokumenten enthaltenen Informationen wie Namen, Adressen, Beschäftigungszeiträume, Tätigkeitsbeschreibungen und Beurteilungen.
Technische Daten: IP-Adresse, Browser-Typ, Referrer-Informationen und technische Parameter.
Einwilligungsdaten: Zustimmung zu AGB, Datenschutzbestimmungen und optionale Marketing-Einwilligung.

Verarbeitungsprozess

1. Ihre Dokumente werden über eine SSL-verschlüsselte Verbindung an unsere Server übermittelt.
2. Die Dokumente werden mittels OCR-Technologie in maschinenlesbaren Text umgewandelt.
3. Der extrahierte Text wird durch KI-gestützte Algorithmen ausgewertet.
4. Die Ergebnisse werden Ihnen über einen individuellen Zugangslink bereitgestellt.
5. Eine manuelle Einsichtnahme in Ihre Dokumente durch unsere Mitarbeiter erfolgt im Regelfall nicht.

Speicherdauer und Löschung

Ihre hochgeladenen Dokumente und die daraus erstellten Analyseergebnisse werden für einen begrenzten Zeitraum gespeichert. Die genaue Speicherdauer ist auf der Website angegeben. Nach Ablauf dieser Frist werden alle Daten automatisch und unwiderruflich gelöscht. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, über den individuellen Zugangslink Ihre Daten vorzeitig vollständig zu löschen.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Weitere Informationen finden Sie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Einsatz von OpenAI

Wir nutzen KI-Dienste von OpenAI, L.L.C., 3180 18th Street, San Francisco, California 94110, USA, für die automatisierte Analyse Ihrer Dokumente.

Art der übermittelten Daten

An OpenAI wird ausschließlich der aus Ihren Dokumenten extrahierte Textinhalt übermittelt. Die ursprünglichen Bilddateien oder PDFs werden nicht übermittelt.

Datenübermittlung in die USA

OpenAI hat seinen Sitz in den USA. Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Wir haben mit OpenAI einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. OpenAI verpflichtet sich, die übermittelten Daten nicht für eigene Trainingszwecke zu verwenden.

Weitere Informationen

Datenschutzerklärung von OpenAI: https://openai.com/policies/privacy-policy

Einsatz von Google Document AI

Wir nutzen Google Document AI, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, zur optischen Zeichenerkennung (OCR). Dieser Dienst wandelt Ihre hochgeladenen Dokumente in maschinenlesbaren Text um.

Art der übermittelten Daten

An Google Document AI werden Ihre hochgeladenen Dokumente in ihrer Gesamtheit übermittelt, einschließlich aller darin enthaltenen Informationen.

Serverstandort

Wir nutzen primär den Serverstandort in der Europäischen Union für die Verarbeitung. In Ausnahmefällen können Daten an Server der Google LLC in den USA übermittelt werden. Hierfür gelten EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Datenlöschung

Die Dokumente werden ausschließlich zur OCR-Verarbeitung verwendet und nach Abschluss der Verarbeitung gemäß den vertraglichen Vereinbarungen bei Google gelöscht.

Weitere Informationen

Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

Webanalyse mit Google Analytics

Diese Website nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics verwendet Cookies zur Analyse der Websitenutzung.

IP-Anonymisierung

Wir setzen Google Analytics mit der Erweiterung zur IP-Anonymisierung ein. Ihre IP-Adresse wird innerhalb der EU/des EWR vor der Übermittlung gekürzt, sodass eine Personenbeziehbarkeit ausgeschlossen ist.

Widerspruch und Opt-out

Sie können die Erfassung durch Google Analytics verhindern, indem Sie:

• Ihre Cookie-Einstellungen über unser Cookie-Banner anpassen
• Das Browser-Add-on zur Deaktivierung installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie über unser Cookie-Banner erteilen können. Wir haben mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Einsatz von Hotjar

Diese Website nutzt Hotjar, einen Webanalysedienst der Hotjar Ltd., 3 Lyons Range, 20 Bisazza Street, Sliema SLM 1640, Malta. Hotjar erfasst das Nutzungsverhalten (Klicks, Mausbewegungen, Scrollhöhen) zur Verbesserung unserer Website. IP-Adressen werden anonymisiert.

Rechtsgrundlage und Opt-out

Die Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie über das Cookie-Banner erteilen und jederzeit widerrufen können. Opt-out: https://www.hotjar.com/opt-out

Einsatz des Meta Pixels

Diese Website nutzt das Meta Pixel (ehemals Facebook Pixel), einen Analysedienst von Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Das Pixel erfasst Informationen über Ihr Nutzungsverhalten zur Messung der Werbewirksamkeit und zur Anzeige personalisierter Werbung.

Erhobene Daten

Das Pixel erfasst: Seitenaufrufe, Klickverhalten, Gerät und Browser, IP-Adresse sowie Conversion-Events.

Datenübermittlung und Rechtsgrundlage

Meta kann Daten an Server in den USA übermitteln. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln. Die Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Datenschutzerklärung: https://www.facebook.com/privacy/policy/

Zahlungsdienstleister

Zur Abwicklung von Zahlungen nutzen wir PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg.

Art der übermittelten Daten

Bei einer Zahlung werden an PayPal übermittelt: Zahlungsbetrag, Währung, Transaktionsbeschreibung, Ihre E-Mail-Adresse sowie für die Zahlungsabwicklung erforderliche Informationen.

Eigenverantwortlichkeit

PayPal ist eigenständiger Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Zahlungsdaten. Wir erhalten lediglich eine Bestätigung über den Zahlungseingang, keine detaillierten Zahlungsdaten.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Datenschutzerklärung: https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full

Hosting-Anbieter

Unsere Website wird bei der OVH GmbH, St. Johanner Str. 41-43, 66111 Saarbrücken, Deutschland gehostet. Alle Server befinden sich in Deutschland.

Verarbeitete Daten

OVH verarbeitet als Auftragsverarbeiter alle bei der Websitenutzung anfallenden Daten: Log-Dateien, hochgeladene Dokumente, Analyseergebnisse und alle weiteren gespeicherten Informationen.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an zuverlässigem Hosting). Wir haben mit OVH einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Datenschutzinformationen: https://www.ovhcloud.com/de/personal-data-protection/

E-Mail-Dienstleister

Für den E-Mail-Versand (Zugangslinks, Systembenachrichtigungen) nutzen wir SendGrid, betrieben von Twilio Inc., 101 Spear Street, 5th Floor, San Francisco, CA 94105, USA.

Verarbeitete Daten

Über SendGrid werden verarbeitet: E-Mail-Adressen, E-Mail-Inhalte und Versandzeitpunkte.

Datenübermittlung und Rechtsgrundlage

SendGrid hat seinen Sitz in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln. Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (transaktionale E-Mails) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (werbliche E-Mails). Datenschutzinformationen: https://www.twilio.com/legal/privacy

Vermittlung von Erstberatungen

Auf Wunsch vermitteln wir unverbindlich Erstberatungsgespräche mit qualifizierten Partneranwaltskanzleien, die auf Arbeitsrecht spezialisiert sind.

Übermittelte Daten

Bei einer Vermittlungsanfrage übermitteln wir an die Kanzlei: Ihren Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (falls angegeben) und eine Beschreibung Ihres Anliegens. Die Übermittlung erfolgt nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung.

Eigenverantwortlichkeit der Kanzleien

Die Partneranwaltskanzleien sind eigenständige Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Die weitere Datenverarbeitung unterliegt deren Datenschutzerklärung. Das Mandatsverhältnis und die Vergütung werden direkt zwischen Ihnen und der Kanzlei vereinbart.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Cookie-Consent-Tool

Wir nutzen das Cookie-Consent-Tool von TermsFeed Inc., 111 N. Market Street, Suite 300, San Jose, CA 95113, USA, zur Verwaltung Ihrer Cookie-Präferenzen.

Funktionsweise

Das Tool speichert Ihre Cookie-Einstellungen lokal auf Ihrem Gerät und stellt sicher, dass nur die von Ihnen genehmigten Cookies gesetzt werden.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an rechtskonformer Einwilligungsverwaltung). Datenschutzinformationen: https://www.termsfeed.com/privacy-policy/

Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Sie dienen dazu, unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten und bestimmte Funktionen zu ermöglichen.

Arten von Cookies

Technisch notwendige Cookies (Session-Cookies): Diese sind für den Betrieb der Website erforderlich und werden beim Schließen des Browsers gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Analyse- und Marketing-Cookies: Diese Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt und dienen der Analyse des Nutzerverhaltens. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Cookie-Verwaltung

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über unser Cookie-Banner anpassen. Zudem können Sie in Ihrem Browser die Annahme von Cookies einschränken oder deaktivieren. Bitte beachten Sie, dass dadurch einige Funktionen der Website möglicherweise nicht vollständig nutzbar sind.

Grundsätze der Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben.

Speicherfristen im Einzelnen

• Hochgeladene Dokumente und Analyseergebnisse: Begrenzter Zeitraum gemäß Angabe auf der Website, danach automatische Löschung. Vorzeitige Löschung jederzeit möglich.
• Kontaktanfragen: Bis zur vollständigen Bearbeitung, danach Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Vertragsdaten: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie gemäß handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 7 Jahre nach österreichischem Recht).
• Marketing-Einwilligungen: Bis zum Widerruf.
• Cookies: Session-Cookies bis zum Browserschließen; persistente Cookies gemäß Cookie-Banner.
• Log-Dateien: Kurzer Zeitraum zur Fehleranalyse, danach automatische Löschung.

Betroffenenrechte nach der DSGVO

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Ihre Rechte im Einzelnen

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht zu erfahren, welche Daten wir über Sie verarbeiten.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen ("Recht auf Vergessenwerden").
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen.
• Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen.

Ausübung Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@proofdocs.de oder an die im Impressum genannte Postanschrift.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde in Österreich:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: https://www.dsb.gv.at

Für Betroffene aus Deutschland:
Sie können sich auch an die für Ihren Wohnort zuständige Landesdatenschutzbehörde wenden.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir setzen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ein:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselte Speicherung hochgeladener Dokumente
• Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungskonzepte
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Firewalls und Intrusion-Detection-Systeme
• Regelmäßige Datensicherungen
• Auftragsverarbeitungsverträge mit allen externen Dienstleistern

Serverstandort

Unsere Server befinden sich in Deutschland und unterliegen dem deutschen und europäischen Datenschutzrecht.